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Gestion du temps : concilier boulot et vie perso 
Vitesse, réactivité, urgence et service 24 heures sur 24 tendent à devenir la norme dans les entreprises, faisant exploser les horaires de travail traditionnels. Pour les chefs d'entreprise, les interactions entre vie professionnelle et vie personnelle sont permanentes. Voici quelques pistes pour essayer de concilier harmonieusement travail et vie privée.
Le constat
L'entourage du dirigeant grogne
Il apparaît que les dirigeants ont globalement le sentiment de manquer de temps pour leur vie personnelle, que ce soit pour leur famille ou pour leurs loisirs. 52 % des dirigeants ne se considèrent pas disponibles pour la vie familiale. Et ce taux est encore plus élevé dans les secteurs imposant de travailler le week-end. 75 % des dirigeants du secteur de l'hôtellerie-restauration estiment ainsi manquer de temps pour la vie de famille. Ce qui ne manque pas de froisser famille et amis puisque 47 % des dirigeants de PME se voient reprocher leur manque de disponibilité par leur entourage proche. Le manque de temps des dirigeants pour leurs loisirs est encore plus accentué que celui pour la vie familiale à laquelle ils accordent sans doute la priorité : 63 % des dirigeants disent ne pas avoir assez de temps pour les loisirs. (extrait de l'enquête de l'Observatoire des PME).
Patron de PME : 56 heures de travail hebdomadaires
Les dirigeants de PME travaillent en moyenne 56,5 heures par semaine (58 heures pour les hommes, 50 heures pour les femmes). Ce temps de travail semble avoir augmenté depuis dix ans. Et s'étend pour beaucoup de chefs d'entreprise au week-end : près des deux tiers des dirigeants déclarent travailler assez souvent ou régulièrement le week-end. En revanche, depuis dix ans, les dirigeants d'entreprise prennent plus facilement des vacances, en moyenne 20 jours de congés par an. Par ailleurs, on observe l'émergence de « nouveaux dirigeants », plus soucieux d'équilibrer vie professionnelle et vie personnelle. Ces nouveaux managers - ils ont moins de six ans d'ancienneté et/ou moins de 35 ans - combinent un temps de travail hebdomadaire inférieur et un nombre de jours de congés annuels plus élevé que celui des dirigeants plus anciens. Ce fort investissement des dirigeants de PME dans leur travail a des répercussions sur leur niveau de fatigue et de stress : plus de 60 % d'entre eux ressentent du stress. Ce sentiment est lié à l'impression de vivre le plus souvent dans l'urgence, surtout dans les PME de moins de 50 salariés dont les responsables ont une vision à très court terme de leur agenda.
Les chefs d'entreprise culpabilisent
« Professionnellement, les dirigeants et les cadres ont, de nos jours, plusieurs rôles à tenir simultanément : management d'une équipe, activités opérationnelles, etc. Cela complique la gestion du temps », analyse Jean-Pierre Testa, responsable de l'offre Efficacité professionnelle à la Cegos et co-auteur du livre « Managez votre temps et vos priorités ». S'y ajoutent de fortes injonctions de la part de leur entourage et des médias à être sportifs, cultivés, père et époux attentifs. « Les chefs d'entreprise que j'accompagne culpabilisent parce qu'ils n'arrivent pas à assumer correctement tous ces rôles. Ils développent en réaction un fort stress », commente Claudine Clerici, coach d'entreprise.
Des solutions
Éliminer les activités parasites et respecter quelques règles de base dans l'organisation de son agenda permet une meilleure maîtrise du temps. Mais au-delà, il est important de réfléchir à l'usage que l'on souhaite faire de cette denrée rare.
Garder la main sur son agenda
L'agenda, électronique ou non, est une pièce maîtresse pour organiser son temps. Le respect de quelques principes pour le remplir permet de limiter les débordements du temps de travail sur le temps personnel.
Anticiper : C'est une règle de base. Chaque semaine une liste des tâches à réaliser doit être établie. Cet exercice peut sembler artificiel, voire inutile à certains chefs d'entreprise qui estiment qu'il est illusoire d'organiser en détail un planning qui risque fort d'être bousculé sous la pression de l'actualité. Pourtant la coach d'entreprise Claudine Clerici estime que « de nombreux chefs d'entreprise ne savent pas dire à quoi ils passent leur temps. Ils n'ont aucune idée du temps que leur prennent des tâches même récurrentes. Ils éprouvent de ce fait le sentiment que le temps leur échappe et stressent d'autant plus ». Prévoir, évaluer la durée des activités, poser des horaires permet de contrôler l'agenda même s'il doit être modifié par la suite. Les activités doivent ensuite être triées en fonction de leur degré d'importance et d'urgence.
Hiérarchiser : Nombreux sont les dirigeants à vivre dans un état d'urgence avec le sentiment de jouer en permanence un rôle de pompier dans l'entreprise. Agir uniquement sous l'aiguillon de l'urgence expose au risque de privilégier l'accessoire à l'essentiel, de subir le temps au lieu de l'organiser. Passivité qui s'illustre dans la plainte souvent exprimée : « Je n'ai pas arrêté de la journée mais je n'ai rien fait ! ». Hiérarchiser les tâches permet d'éviter cet écueil. La fameuse matrice d'Eisenhower qui classe les activités selon leur degré d'importance et d'urgence permet de déterminer celles qui sont à traiter soi-même, et celles qui sont à déléguer, reporter, voire abandonner. Les activités importantes et urgentes sont prioritaires. Les activités importantes et peu urgentes correspondent à des activités de réflexion, d'anticipation, des projets à long terme. Souvent négligées, elles sont essentielles pour préparer l'avenir et éviter de futures situations d'urgence. Les tâches urgentes et peu importantes peuvent parfois être déléguées. Les tâches peu urgentes et peu importantes, souvent routinières, doivent être déléguées ou reportées. Pour définir l'importance ou l'urgence d'un élément, il faut bien sûr toujours le relier à sa fonction, son périmètre d'action, ses obligations, etc. « J'essaie d'amener les chefs d'entreprise que je coache à consacrer 80 % de leur temps aux activités importantes et non urgentes et à réserver une marge de 20 % de temps pour les imprévus », déclare Claudine Clerici, coach d'entreprise.
Planifier
- Planifier en priorité les activités à haut rendement, c'est-à-dire celles qui contribuent le plus à la réalisation des objectifs. (La loi de Pareto suggère que 20 % de nos activités produisent 80 % de nos résultats).
- Alterner les activités très intenses exigeant beaucoup de concentration et les tâches moins complexes.
- Regrouper les activités : ouvrir tous les jours un dossier prend plus de temps que de travailler d'une traite.
- Tenir compte de ses goûts et rythmes personnels : le temps est soumis aux notions de plaisir et de déplaisir ; compenser donc une tâche astreignante par une ou plusieurs tâches motivantes. Certains sont du matin, d'autres du soir ; calez les activités importantes au moment où vous êtes le plus efficient.
Quatre astuces pour passer plus de temps avec vos enfants
Horaires adaptés : Commencez vos journées plus tôt le matin et fixez-vous une heure butoir pour le soir. Sachant que le temps de travail a tendance à se dilater jusqu'à occuper la totalité du temps disponible, il peut être utile de se fixer une heure pour quitter le travail. Pour ceux qui ont tendance à transgresser leurs propres horaires, pourquoi ne pas se donner une échéance dans la soirée : l'heure du dîner, la participation à une activité sportive, culturelle, associative, etc. Frédéric Martin, directeur général de Manitou et père de quatre enfants, témoigne : « Je privilégie de partir très tôt le matin afin de rentrer à la maison pour le dîner, un temps de ressourcement dont nous avons tous besoin quelle que soit l'ambiance. Je suis favorable au 7 heures - 19 heures et ne programme pas de réunions à partir de 18 heures. »
Repas en famille : Efforcez-vous de prendre au moins un repas par jour en famille.
Moments privilégiés : Prévoyez au moins une activité par mois, seul avec chaque enfant. De même, fixez-vous d'accompagner une sortie de classe dans l'année.
Restez joignables : Ménagez des moments où vos enfants peuvent vous joindre au téléphone. Même si vous n'êtes pas à la maison, cela permet de garder un lien, surtout en cas de déplacements fréquents. « Attention aux fausses bonnes idées ! », avertit cependant la coach d'entreprise Claudine Clerici qui poursuit : « Les moments partagés avec les enfants doivent être des moments de plaisir sinon les bonnes résolutions ne durent pas. » Par exemple, si le bruit que font vos enfants au cours des repas vous insupporte, ne vous astreignez pas à dîner systématiquement avec eux. Choisissez plutôt de les accompagner au football ou à la danse.
Ce qui fait perdre du temps
La consultation de ses emails et le téléphone : Rien de pire pour perdre la maîtrise de son temps que de subir passivement le flot des messages mails ou téléphoniques. Traiter ses mails au fil de leur arrivée consomme beaucoup de temps sans que cela soit efficace. Jean-Louis Muller, co-auteur du livre « Managez votre temps et vos priorités », édité par la Cegos, conseille : « N'ouvrez votre messagerie que deux à trois fois par jour. Mettez en place des procédures de tri ou de destruction automatique de vos mails en fonction des priorités et de la valeur ajoutée attendue de votre fonction ». Objectif final : une boîte mail vide. Même chose pour le téléphone. Ne décrochez pas à la moindre sonnerie. Enregistrez les messages sur la boîte vocale et traitez-les en fonction de leur importance.
Les sollicitations continues de ses collaborateurs : Le temps perdu à cause d'une interruption est souvent plus long que la durée de cette interruption. Il faut en effet du temps pour se reconcentrer et se replonger dans son travail. Il ne faut pas hésiter à se ménager des séquences de travail préservées de toute interruption, ne pas craindre de s'isoler pour mener à bien des tâches délicates ou intenses. Inversement, faites connaître à vos interlocuteurs les plages horaires pendant lesquelles vous êtes disponible. Il faut apprendre à dire non (ou au moins à différer son oui) aux collaborateurs qui vous sollicitent. « Si l'on ne sait pas dire non, on se fait inexorablement grignoter son temps par les autres », estime Claudine Clerici, coach d'entreprise.
Les réunions et rendez-vous qui se prolongent : Une réunion de travail qui se termine avec deux heures de retard, un rendez-vous qui ne se termine pas à cause d'interminables discussions, un repas d'affaires qui se boucle au beau milieu de l'après-midi... Quel chef d'entreprise n'est pas perturbé au quotidien par les dépassements d'horaires justement liés à l'absence d'horaires ? Pour s'en sortir, il est donc préférable de soigner le timing. Il est en conséquence conseillé de négocier avec ses interlocuteurs la durée des temps relationnels.
Les imprévus, les erreurs et les urgences : Quand l'imprévu survient, il vaut mieux ne pas se laisser emporter par la griserie de l'action mais prendre le temps de la réflexion et se demander comment atteindre ses objectifs avec cette nouvelle donne. Jean-Louis Muller, auteur du livre du livre « Managez votre temps et vos priorités », conseille de cultiver la lenteur : « En cas d'urgence, installez-vous en rythme lent. Imposez-vous de respirer lentement, ralentissez votre débit de parole ». Si c'est possible, évitez de réagir à chaud, dans la précipitation. Il est prudent de partir du principe que rien n'est jamais aussi simple que ce que l'on imaginait au départ : prévoir donc des bilans intermédiaires qui permettent d'entamer une action correctrice si nécessaire. Dire la vérité sur les délais permet également d'éviter les retards en cascade qui engendrent imprévus et situations d'urgence.
Mieux vivre le temps
Comment gérer son temps et établir ses priorités ? Éléments de réponses apportés par plusieurs experts.
« Ce qui m'a beaucoup interpellé dans ma pratique de formateur, c'est de rencontrer des personnes aux activités professionnelles, familiales, relationnelles, etc., multiples et le vivant bien alors que des personnes disposant apparemment de davantage de temps se plaignaient d'en manquer », relate Jean-Pierre Testa de la Cegos. Les sentiments de « manque » ou de « perte » de temps reflètent souvent un conflit entre ce qu'il nous est imposé de faire de l'extérieur et nos objectifs personnels. Nul ne peut être partout et tout faire. Le temps renvoie donc à la nécessité de faire des choix, en particulier le choix d'un nombre restreint de buts essentiels. « Les chefs d'entreprise sont prêts à travailler longtemps et sans compter, si leurs activités quotidiennes ont du sens, les font avancer par rapport aux objectifs qu'ils se sont fixés », constate Jean-Pierre Testa.
Définir ses buts essentiels : Pour penser son emploi du temps, non plus seulement en termes de nombre d'heures et d'horaires mais en termes de sens, chacun a sa méthode. Jean-Pierre Testa demande à ses stagiaires de décrire leur « étoile », la destination qu'ils gardent en ligne de mire pour s'orienter dans le tumulte des activités quotidiennes. Il détaille : « Je demande à chaque participant de décliner son étoile en rôles qui englobent les différentes sphères de la vie professionnelle, familiale, personnelle, relationnelle. Puis de hiérarchiser ces rôles et d'organiser leur emploi du temps en fonction des priorités choisies. Je préviens toujours : avec cette méthode, vous ne disposerez pas de plus de temps mais vous le vivrez mieux. » La coach Claudine Clerici ne parle pas d'étoile mais de « roue de la vie » dont les rayons sont constitués par la carrière, les finances, la santé, les loisirs, la vie personnelle, etc. Elle fait évaluer cette roue par les personnes qu'elle coache et explique ensuite : « Pour rouler, une roue doit être ronde. Nous travaillons donc, après cette auto-évaluation, à réduire les pics et à combler les creux ».
Prendre du recul : Ce rééquilibrage suppose d'arbitrer les conflits de priorités qui ne manquent pas de surgir entre les différents pôles de sa vie. Claudine Clerici constate que les chefs d'entreprise « ont souvent du mal à lâcher prise par rapport à leurs obligations professionnelles. J'essaie de leur montrer que d'excellentes idées peuvent leur venir à l'esprit pendant un jogging, un concert ou un jeu avec leurs enfants. Ces activités stimulent le cerveau droit, la partie créative. » Sans compter que pour être efficaces, créatifs, en bonne santé et développer des relations agréables avec son entourage, mieux vaut savoir prendre du recul et s'arrêter pour refaire le plein d'énergie de temps en temps. « Quand on est fatigué et le nez sur l'obstacle, les idées ne viennent plus », insiste Claudine Clerici. Faire des pauses, prendre de la distance, cela limite le stress et c'est un investissement pour gagner du temps plus tard.
Se faire plaisir : Si vous décidez de suivre les conseils qui précèdent, n'oubliez pas la dimension « plaisir » du temps. « La personne qui réorganise son emploi du temps en fonction d'une redéfinition de ses priorités doit impérativement trouver du plaisir dans le changement de ses habitudes, sinon le naturel revient au galop et l'on retombe dans ses anciens travers », souligne Claudine Clerici.
Dossier réalisé par Le Journal des Entreprises