Organisation : les recettes pour gagner du temps

Réunions qui s’éternisent, flux d’informations de plus en plus lourds à traiter, imprévus qui alourdissent l’agenda… Tous ces éléments viennent puiser quotidiennement dans une des ressources les plus précieuses d’un chef d’entreprise : le temps. Savoir gérer son temps, c’est disposer de la capacité à mettre les bons sujets sur la table au bon moment. Et donc de faire gagner son entreprise.

55 à 60 heures par semaine. C’est ce que consacre, selon une étude publiée en avril 2008 par l’Institut de l’entreprise, un dirigeant au fonctionnement de sa société. Un contingent bien éloigné - on s’en doutait - des 35heures, mais qui ne semble apparemment pas suffisant pour présider sereinement aux destinées d’une entreprise.
Toujours selon la même étude, la quasi-intégralité des dirigeants consultés se plaint en effet d’un manque de temps et souhaiterait davantage rationaliser ce dernier pour gagner en efficacité. Le problème n’est évidemment pas neuf, le chef d’entreprise et les cadres dirigeants ayant toujours été au four et au moulin.
Pourtant, tout porte à croire que le déficit temporel s’est aggravé durant ces dernières années. Si les problèmes traditionnels demeurent (réunions trop longues et mal gérées, rangement approximatif, etc.), d’autres facteurs vont venir l’entretenir. À l’heure où la relation client est devenue une arme stratégique sur un marché soumis à une concurrence exacerbée et mondialisée, le temps consacré au client par les dirigeants occupe ainsi aujourd’hui 35 % des agendas, contre 20 % dans les années 80. De quoi imposer une forte pression horaire, que n’a pas suffi à soulager la généralisation d’outils pourtant très pratiques comme l’e-mail ou les smartphones. Au contraire : ces derniers ont transformé le chef d’entreprise en contact joignable n’importe où, n’importe quand.
Une situation qui contribue à parasiter l’emploi du temps. « Un dirigeant, ce n’est pas un call-center de la Redoute, joignable 24heures sur 24. Il doit pouvoir se réserver du temps pour se consacrer à 100 % à des sujets importants », insiste François Badénès, du cabinet de conseil I-KM Atlantic.

Retrouver du plaisir
Pour autant, faut-il se rendre inaccessible? L’idée semble incongrue à l’heure où se cultive volontiers l’image du patron proche de ses collaborateurs et super-disponible. « Un chef d’entreprise, ce n’est pas un "doudou" que les salariés peuvent consulter à la moindre angoisse. Il faut savoir fermer sa porte et débrancher. Gérer son temps pour un entrepreneur, c’est suivre son rythme de travail, pas celui des autres », coupe court la consultante Laurence Einfalt, de l’agence Jara.
Si ceci nécessite un véritable travail culturel, il existe cependant des recettes plus pragmatiques à mettre en place pour gagner du temps. Les appliquer se révèle stratégique : savoir gérer son temps, c’est disposer de la capacité à « mettre les bons sujets sur la table au bon moment » pour faire gagner son entreprise. Mais pas seulement. « C’est aussi retrouver du plaisir à travailler, seul et collectivement. Et puis, c’est aussi éviter un stress permanent hallucinant qui a un coût social important dans un pays déjà recordman mondial de la consommation d’antidépresseurs », ajoute François Badénès. Le temps, ce n’est donc pas que de l’argent. C’est également du bien-être.

Des réunions enfin productives

« Normalement, une réunion sert à faire des arbitrages et à prendre des décisions. La plupart du temps, elle se transforme, faute de préparation, en simples échanges d’informations. C’est du temps totalement improductif. Et si l’on cumule ce temps gâché sur cinq à six réunions hebdomadaires, les dégâts sont terribles. Préparer une réunion doit être considéré comme un réel investissement », constate François Badénès.
Du coup, une réunion bien orchestrée passe par la préparation minutieuse de trois temps forts : l’avant, le pendant et l’après.

Avant la réunion
Il s’agit de définir les objectifs de la réunion. De ce travail débouchera naturellement la liste des personnes devant assister à la rencontre.
Dans cette liste, il faut ensuite nommer un animateur, qui sera chargé de cadrer les débats. Il n’est pas nécessaire que celui-ci soit le responsable le plus haut placé dans la hiérarchie. Le choix peut se porter sur un profil au très bon relationnel ou maîtrisant le mieux tous les enjeux de la thématique abordée.
Deux jours avant la réunion, chaque participant devra se voir remettre un ordre du jour contenant les informations suivantes : objectifs de la réunion, identité des personnes présentes, heure de début et de fin, liste des documents dont la connaissance est requise pour faire avancer les débats.

Pendant la réunion
Une réunion commence à l’heure et débute sans les retardataires. Portables, smartphones et ordinateurs doivent être coupés afin d’éviter tout motif de déconcentration.
L’animateur joue alors un rôle clef : il énonce l’ordre du jour et conduit la réunion, en veillant consciencieusement au respect de l’horaire, des temps de paroles et ne doit pas hésiter à recadrer en cas de débordement. « Surtout, si le déroulé de la réunion montre que les informations dont la connaissance était requise ne sont pas maîtrisées, il ne faut pas hésiter à écourter la réunion et à la reprogrammer. Cela ne sert à rien de persister dans des échanges qui se révéleront improductifs. Vous avez mieux à faire dans l’immédiat », n’hésite pas à recommander Laurence Eifalt, de l’agence Jara.

Après la réunion
Surtout, tenez-vous à l’horaire de fin prévu, sous peine de perturber les emplois du temps de toutes les personnes présentes. La réunion doit se terminer sur la définition des actions nécessaires à l’avancée du projet : qui doit faire quoi, avec qui, et pour quand ? Afin de gagner du temps dans la restitution - toujours nécessaire - des propos tenus, vous pouvez opter pour la méthode suivante : chargez un des participants de retranscrire en « direct » le contenu des débats, qui peut être rétro-projeté sur un écran en temps réel afin de récolter immédiatement l’approbation de tous. Certains logiciels de mindmapping, permettent également ce type de fonctionnalité.

Trois conseils pour optimiser ses liens avec son équipe

Si elles sont mal organisées et codifiées, les interactions avec les salariés peuvent peser lourdement sur le temps disponible du dirigeant. Voici trois clefs pour remettre de l’ordre dans vos pratiques.

1. Choisir le bon canal
   Les nombreuses sollicitations émises par les salariés empiètent souvent sur le temps de travail du dirigeant, d’autant plus qu’elles parviennent fréquemment par de mauvais canaux. Ainsi, il est recommandé de codifier avec vos collaborateurs les façons dont ils doivent vous contacter selon la nature de leur requête. Ainsi, le téléphone, très intrusif et facteur de forte déconcentration, doit être en priorité réservé aux urgences. Les sujets moins sensibles peuvent être abordés par mail, que le dirigeant pourra consulter sereinement en période de calme. La réunion ou la rencontre présentielle doit être réservée à des sujets sensibles (conduite de projets stratégiques, négociations RH, etc.).
   De même, n’hésitez pas à faire de votre bureau un endroit fermé lorsque vous vous penchez sur un dossier important. Afin d’éviter d’être dérangé lors de telles périodes, vous pouvez convenir de codes (porte close, post-it collé sur la porte) que vous ferez connaître de tous afin de faire passer efficacement le message.
2. Mieux déléguer
   « Le problème d’un chef d’entreprise est souvent de tout vouloir centraliser. Et de se retrouver donc à passer beaucoup de temps sur des tâches chronophages qui auraient pu être déléguées, ou mieux supervisées par des collaborateurs disposant par exemple de meilleures connaissances sur une nouvelle technologie », analyse François Badénès, d’I-KM Atlantique. Et ce dernier de préconiser de faire davantage confiance à ses collaborateurs et de soigner ses niveaux de délégation et de formation. « Cela suppose d’admettre qu’un collaborateur puisse un jour connaître un échec, qu’il faut alors surtout partager et assumer. Mais pour cet échec, il y aura de nombreuses délégations fructueuses, valorisantes et stimulantes pour vos collaborateurs, et qui vous auront fait gagner un temps précieux », poursuit le consultant.
3. Recourir aux assistantes
   On pensait que la révolution internet les avait un peu mises de côté, le courriel favorisant un lien direct entre le dirigeant et ses interlocuteurs. Pourtant, alors que « l’infobésité » frappe les chefs d’entreprise, il ne faut pas hésiter à remettre les assistantes sous les feux de la rampe.
   « Elles jouent plus que jamais un rôle clef de rempart et de filtre face aux très nombreuses sollicitations : un chef d’entreprise en reçoit 20 à 30 par jour, sans compter les e-mails », insiste ainsi Bruno Cahen, auteur de l’étude « 24heures chrono - l’agenda des dirigeants », publiée en avril dernier par l’Institut de l’entreprise.
   « Le rôle des assistantes est désormais pivot, d’autant plus qu’elles disposent d’une vision globale de l’entreprise. Il y a là un fort potentiel de délégation et de gain de temps », appuie François Badénès.

Les clés pour faire face aux rendez-vous imprévus

Deux écoles existent concernant la réduction de l’impact d’un rendez-vous imprévu sur un agenda professionnel.
La première se base sur une méthode simple : consacrer dans son emploi du temps une place à l’impondérable. Certains dirigeants bloquent ainsi de façon quotidienne ou hebdomadaire des plages de leur agenda pour faire face aux rendez-vous de dernière minute. Si l’imprévu ne survient pas, le temps ainsi réservé peut être consacré à l’avancement de projets ou à des activités personnelles.
La seconde école nécessite de disposer d’une bonne vision de tous les projets en cours, de leur état d’avancement et de la prochaine plus petite action à mener pour les garder en mouvement. Ce panorama permet alors de faire les arbitrages nécessaires pour déterminer les niveaux d’urgence et réorganiser son emploi du temps. Plus souple et permettant de remplir chaque heure de sa journée de travail, cette méthode nécessite cependant d’avoir le recul ou les outils (logiciels de planification) nécessaires pour peser rapidement sa décision.

Dossier réalisé par Sébastien Payonne – Le Journal des Entreprises

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