L'utilisation des moyens de visioconférence dans la SA

La Loi du 15 mai 2001 a introduit l’utilisation des nouvelles technologies de communication dans le droit des sociétés commerciales. Ces dispositions, précisées par celles contenues dans le décret du 3 mai 2002, sont destinées à permettre une plus grand participation des actionnaires à la vie de la Société, mais aussi à augmenter la fréquence des réunions du conseil d’administration ou de surveillance au sein de la Société.

I - Nouvelles règles en matière de convocation et de participation aux assemblées générales d’actionnaires

Antérieurement à cette Loi du 15 mai 2001, il était seulement possible de voter par correspondance ou de se faire représenter, ce qui impliquait une faible participation aux Assemblées.

Dorénavant, l’Art. 225-107 du Code de commerce prévoit que les actionnaires peuvent aussi participer aux Assemblées générales par voie électronique.

Il convient de préciser de façon liminaire que les statuts de la Société doivent expressément prévoir la possibilité d’utiliser des moyens de communications aux Assemblées d’actionnaires. De ce fait, une modification statutaire doit être prévue pour user de ce procédé.

Cette participation « électronique » de l’actionnaire ne se résume pas à un simple vote par voie électronique, elle se décline en plusieurs modes. Elle concerne à la fois la convocation et la participation à l’assemblée.

1 - La convocation par voie électronique

La convocation aux Assemblées est allégée puisqu’elle peut se faire par voie électronique. De ce fait, les avis de convocation et l’inscription des projets de résolutions à l’ordre du jour d’une Assemblée peuvent être transmis par moyen électronique aux lieu et place de la traditionnelle lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Ces mêmes moyens peuvent être utilisés par l’actionnaire pour demander l’envoi de formulaires de vote à distance et des documents et renseignements complémentaires.

Cependant, pour que la Société puisse user de la convocation par voie électronique, ainsi que de la transmission de divers documents par ce procédé, il est nécessaire que l’actionnaire ait donné sont accord écrit et communiqué sont adresse électronique.

De plus, l’actionnaire peut revenir à tout moment sur son choix et demander à revenir à un système traditionnel.

2 - Les nouveaux modes de participation aux Assemblées

Il est désormais possible de participer aux Assemblées de deux nouvelles façons :

a) le vote par correspondance électronique

Ce système, qui reprend en fait le système de vote par correspondance, cette fois-ci non postale, mais électronique, permet de simplifier l’envoi de son vote.

A compter de la convocation à l’Assemblée, tout actionnaire peut donc demander à la société de lui envoyer un formulaire de vote à distance par voie électronique.

De façon concrète, cette demande de l’actionnaire doit être déposée ou reçue ou siège social au plus tard six jours avant la date de réunion de l’Assemblée.

Les formulaires de vote peuvent être reçus par la société jusqu’à la veille de la réunion de l’Assemblée, au plus tard à 15 heures.

Dans ce cas, le formulaire de vote à distance ainsi que les éventuelles procurations devront être certifiées par une signature électronique.

b) le vote par participation électronique

Cet autre système, différent du premier dans le sens où il implique une « présence virtuelle » à l’Assemblée, permet de suivre les débats et de participer au vote en temps réel.

L’Art. 225-107 dispose ainsi que « sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les actionnaires qui participent à l’assemblée par visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant leur identification ».

Ce système de participation à distance implique la mise en place de moyens supplémentaires, ainsi qu’une sécurité accrue.

Ainsi, la Loi impose dans ce cas l’aménagement d’un site Internet exclusivement dédié à la tenue de l’Assemblée générale.

Aucune indication n’est donnée sur ce que doit contenir le site, cependant, il semble que celui-ci doive présenter aux actionnaires les informations nécessaires au vote (ordre du jour, texte des résolutions…).

De même, et c’est la raison principale de son existence, ce site sera destiné à recevoir le vote de l’actionnaire en ligne.

Au cas où la participation se fait par voie de visioconférence, ce site devra aussi retransmettre par ce procédé de transmission l’intégralité des délibérations, et ce « de façon continue » selon ce que le décret est venu préciser.

Il faut entendre par là que l’intégralité des débats doit pouvoir être suivie. C’est pourquoi, une diffusion en direct est préférable afin qu’aucune séquence ne puisse être insérée.

Pour autant, les autres modes de communication ne sont pas exclus. Ainsi, « les moyens de télécommunication permettant [l’]identification » peuvent être mis en œuvre. Cette expression permet au législateur de prendre en compte les évolutions à venir.

Cependant, si le décret n’est pas venu préciser ce qu’il fallait entendre par ce procédé, il semble que l’utilisation du téléphone ou du fax n’apporte par les garanties suffisantes en matière de fiabilité et de sécurité.

Enfin, et parce que les débats dont privés, l’actionnaire ne sera autorisé à accéder au site, et donc, exercer son droit de vote électronique qu’après s’être identifié au moyen d’un code fourni préalablement à la séance.

Le moindre incident technique de visioconférence ou de télécommunication électronique survenu au cours de l’Assemblée et ayant perturbé sont déroulement doit être mentionné dans le procès-verbal.

En terme d’organisation, cette évolution représente des économies pour la société. Pour l’actionnaire, elle économise des déplacements, lui permet de prendre rapidement connaissance en ligne des documents et lui facilite la participation au vote.

II - Nouvelles règles et tenue des Conseils d’administration et de surveillance

Pour assurer la participation effective des administrateurs aux conseils, il a été prévu par le législateur des règles lui permettant d’y participer virtuellement.

Alors que les dispositions antérieures prévoyaient une présence effective dans un même lieu de tous les membres du conseil, formalisme qui conduisait à limiter le nombre des réunions, l’Art. 225-37 du Code de commerce prévoit désormais que le Conseil d’administration ou de surveillance peut valablement délibérer sans que ses membres soient physiquement présents, à la condition qu’ils puissent communiquer par visioconférence.

Cependant, la présence effective ou la représentation est toujours exigée pour les délibérations importantes, à savoir :

- la nomination et la révocation du Président du Conseil
- la nomination et la révocation du Directeur Général
- l’arrêté des comptes annuels
- l’établissement du rapport de gestion de la société

La nature et les conditions d’application de la visioconférence sont les mêmes que celles établies pour la participation des actionnaires aux assemblées.

De ce fait, les « caractéristiques techniques [doivent garantir] la participation effective à la réunion du conseil dont le délibérations sont retransmises de façon continue ».

Et, de la même façon que pour les Assemblées, les incidents techniques doivent être mentionnés dans le procès-verbal du conseil.

Ainsi, si l’on se retrouve face aux mêmes imprécisions techniques que lors de l’utilisation de la visioconférence au cours des Assemblées, il semble que l’utilisation de cette technique soit plus accessible vu le faible nombre d’administrateurs.

Un simple système de Webcam avec micro pourra dans bien des cas suffire.

A la différence des Assemblées d’actionnaires où l’utilisation de ce procédé doit être expressément prévu par les statuts de la Société, la possibilité d’utiliser des moyens de communications aux différents Conseils n’est pas subordonnée à cette condition.

Cependant, cette possibilité est ouverte sauf disposition contraire des statuts et seulement si elle est prévue dans le règlement intérieur.

En l’absence de règlement intérieur, les sociétés pourront prévoir cette faculté et organiser un tel recours dans les statuts.

Vous pourrez prochainement trouver sur le site contrats.biz un kit contenant l’ensemble des documents nécessaires (convocation à l’AGE, modification des statuts, règlement intérieur…) à la mise en place au sein de la S.A. de l’utilisation de ces nouvelles technologies, tant pour les Assemblées que pour les différents Conseils.

(7 Octobre 2002)
Source : Vincent VOINCHET-GOSSELIN - Contact : vincent@voinchet.net