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Dépôt des comptes annuels de la SARL et sanctions en cas de non-respect 
Le gérant de la SARL est tenu, à la clôture de chaque exercice, d’établir les comptes annuels, l’inventaire ainsi que le rapport de gestion sur l’exercice écoulé.
Cette obligation légale est pourtant mal respectée puisque près de la moitié des sociétés ne déposent pas leurs comptes.
Toutefois, si seule l’amende venait sanctionner le non respect de cette obligation, désormais, d’autres sanctions sont venues s’ajouter, avec notamment l’injonction de déposer.
Pourtant, le dépôt des comptes est une formalité relativement simple à remplir dès lors que l’on dispose des éléments nécessaires à la préparation des documents, ainsi qu’à l’organisation de l’assemblée.
Convocation des associés
Les comptes doivent être approuvés par l’assemblée générale ordinaire annuelle des associés dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice.
Ainsi, en pratique, le gérant doit convoquer l’assemblée générale ordinaire des associés afin de statuer sur les comptes, lorsque l’exercice social est clôturé le 31 décembre, au plus tard pour le 30 juin de l’année suivante (une requête en prorogation de délai doit être présentée au président du tribunal de commerce en cas d’empêchement).
La convocation des associés est adressée par courrier recommandé avec accusé de réception, quinze jours au moins avant la date de l’assemblée. De ce fait, si l’assemblée a lieu le 30 juin, les convocations devront être expédiées avant le 15 juin.
Cette convocation sera alors accompagnée des comptes annuels, du rapport de gestion, ainsi que du texte des résolutions proposées à l’assemblée (et du rapport du commissaire aux comptes s’il y en a un).
L’inventaire quant à lui n’est pas envoyé, mais uniquement tenu à la disposition des associés, au siège social de la société, quinze jours au moins avant la date de l’assemblée.
Tenue de l’assemblée
L’assemblée est présidée par le gérant s’il est associé ou par l’associé présent possédant le plus grand nombre de parts sociales.
La majorité requise pour l’adoption des comptes est la suivante :
- plus de la moitié des parts sur première convocation
Les formalités de dépôt postérieures à la tenue de l’assemblée
Lorsque les comptes ont été approuvés par l’assemblée des associés, le gérant est tenu de déposer au greffe du tribunal de commerce dans le mois qui suit l'approbation des comptes annuels (à savoir au plus tard le 30 juillet si la date de clôture de l’exercice est fixée au 31 décembre de l’année précédente), deux exemplaires certifiés conformes par le gérant de ces différents documents :
- Les comptes annuels de la Société (bilan, compte de résultat et annexe)
- Le rapport de gestion
- La proposition d’affectation du résultat et la résolution votée
- Le rapport des commissaires aux comptes (s’il en existe).
De façon pratique, pour le dépôt, un certain nombre d’originaux doivent être déposés. De ce fait, il est conseillé de préparer les actes en autant d’originaux que nécessaire.
Un récépissé est alors envoyé par le greffe afin de confirmer le dépôt.
En cas de refus d'approbation des comptes annuels, une copie de la délibération de l'assemblée doit être déposée au greffe en deux exemplaires certifiés conformes par le représentant légal.
Les sanctions en cas d’absence de dépôt des comptes
Toute infraction à l’obligation de déposer ses comptes peut être sanctionnée par une amende de 1500 €.
De plus, au delà de l’amende, tout intéressé (un créancier, par exemple) ou le Procureur de la République peut désormais (depuis l’entrée en vigueur des dispositions de la Loi du 15 mai 2001 sur les Nouvelles Régulations Economiques) demander en référé au Président du tribunal de commerce :
- d’enjoindre sous astreinte le dépôt des comptes
- de désigner un mandataire chargé de cette formalité
Enfin, les dirigeants peuvent aussi être contraints, par décision du tribunal, d’effectuer le dépôt des comptes annuels de la société, sous peine d’amende.
Nous vous proposons un kit d’approbation des comptes annuels de la société qui comprend l’ensemble des documents et modèles nécessaires à la convocation des associés, l’organisation de l’assemblée générale, ainsi que tous les documents à déposer au greffe du tribunal de commerce. Présentés sous des kits différents, ces modèles sont adaptés à votre situation : Kits d'approbation des comptes de SARL ou Kits d'approbation des comptes d'EURL.
Lorsqu'une société n'a pas pu approuver ses comptes dans les délais, il est nécessaire d'obtenir la prorogation de l'assemblée générale par ordonnance de Monsieur le Président du Tribunal de Commerce. La procédure et les documents vous sont proposés dans le kit "Demande de prorogation de tenue d'AG statuant sur les comptes annuels".
Source : Me Vincent VOINCHET-GOSSELIN
Contact : vincent@voinchet.net