Les obligations et droits des employeurs vis-à-vis des représentants du personnel

Les institutions représentatives du personnel sont présents dans les entreprises pour représenter les salariés et participer au dialogue social. Quels sont les obligations et les droits des employeurs vis-à-vis de leurs représentants du personnel ?

Les institutions représentatives du personnel (délégués syndicaux, délégués du personnel, comité d’entreprise, CHSCT) sont présents dans les entreprises pour représenter les salariés et participer au dialogue social.  Dans un précédent article, ont été examinés les missions et pouvoirs des représentants du personnel. Nous étudions maintenant quels sont les obligations et les droits des employeurs vis-à-vis de leurs représentants du personnel.

Mettre à disposition les moyens nécessaires à l’exercice de leurs fonctions

Les crédits d’heures

Le chef d’entreprise est tenu de laisser aux représentants du personnel le temps libre nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.
Ces crédits d’heures varient suivant les fonctions des représentants du personnel et selon les effectifs de l’entreprise (ex : 15 h par mois aux DP dans les entreprises d’au moins 50 salariés et 10h dans les autres, 20h par mois pour les membres titulaires du CE ). Ces heures peuvent en outre être augmentées par accord collectif ou par usage.
Ces crédits d’heures sont considérés et payés comme du temps de travail et le temps passé en réunion avec l’employeur n’est pas décompté de ce crédit.
Ces crédits peuvent être utilisés à la convenance des représentants du personnel mais ils doivent l’être conformément à la mission qui leur est dévolue.
L’employeur peut donc contester le bon usage de ces heures de délégations devant le conseil des prud’hommes et c’est le représentant du personnel qui a la charge de la preuve de ce bon usage.

Locaux et liberté de circulation

Le chef d’entreprise doit mettre à la disposition des représentants du personnel des locaux aménagés ainsi que le matériel nécessaire pour leur permettre de remplir leur mission et notamment de se réunir. Ces locaux doivent comporter outre le mobilier courant, un ordinateur, un téléphone, une photocopieuse. Néanmoins, les locaux des DP et du CE peuvent être communs.
Mais, le choix des locaux appartient à l’employeur et ceux-ci doivent être utilisés qu’à des fins conformes à l’exercice des fonctions des représentants du personnel.
Les représentants du personnel doivent pouvoir accéder à ces locaux librement et à tout moment car ils ont un droit de libre circulation dans l’entreprise tant durant leurs heures de délégations qu’en dehors de leurs heures habituelles de travail, sous réserve de ne pas apporter de « gêne importante » aux salariés qui travaillent. 

Communication, affichage, tractage et liberté d’expression

Le droit d’affichage est reconnu par la loi à tout représentant du personnel et s’exerce sur des panneaux réservés à cet usage ou aux portes d’entrées des lieux de travail. La liberté d’affichage n’est soumise à aucun contrôle préalable de l’employeur.
Toutefois, il ne peut y avoir de communication à caractère polémique ou diffamatoire.
En revanche, la distribution de tracts syndicaux n’est possible que par les délégués syndicaux et ne peut avoir lieu que hors du temps de travail, aux heures d’entrée et de sortie du personnel. En cas de non respect de ces règles, l’employeur peut, en vertu de son pouvoir de discipline et de direction, s’opposer à la distribution de ces documents.
Les représentants du personnel ont une grande liberté d’expression mais leurs propos ne doivent en aucun cas être injurieux ou diffamatoires, sous peine de poursuite judiciaire.

Respecter la protection du statut de représentant du personnel

-Durant l’exercice de leurs fonctions, les représentants du personnel sont des salariés à part entière : ainsi, ils bénéficient de la même protection sociale que les autres salariés en matière d’accidents du travail. 

L’employeur ne peut en aucune manière prendre des mesures discriminatoires à leur égard en prenant en compte leur activité de représentants du personnel. 

Enfin, en matière de licenciement, ils bénéficient d’une protection particulière, durant toute la durée de leur mandat et au-delà, qui en font des salariés protégés. Cette procédure exceptionnelle et exorbitante du droit commun est la suivante :
• Après convocation du salarié à un entretien préalable de licenciement, l’employeur doit, dans un premier temps, s’il en existe un, soumettre son projet de licenciement à l’avis du CE qui se prononce par un vote au scrutin secret à la majorité des membres présents.
• L’employeur doit demander, dans tous les cas, à l’inspecteur du travail l’autorisation de licencier par lettre recommandée avec accusé de réception.
• La décision motivée de l’inspecteur est prise après une enquête contradictoire et est notifiée par lettre recommandée.
• La décision de l’inspecteur est passible de deux voies de recours qui n’ont pas d’effet suspensif :
- le recours hiérarchique devant le ministre du travail
- le recours contentieux devant les juridictions administratives.
Cette protection spéciale s’applique également en cas de modification du contrat de travail ou changement des conditions de travail non acceptés par le salarié investi de fonctions représentatives.

Quelques règles de bonne pratique

Pour vivre en entente cordiale avec les représentants du personnel, il convient tout d’abord de respecter leurs garanties légales (crédits d’heures, locaux, droit de libre circulation, affichage…)
Le dialogue social avec les représentants du personnel, plutôt que de créer des difficultés, sert de baromètre et permet de désamorcer des conflits. En conséquence, il convient de respecter quelques règles de bonne pratique pour faire fructifier les relations entre le chef d’entreprise et ces partenaires sociaux.

Etablir des relations de confiance avec les représentants du personnel

Dès que les résultats des élections professionnelles sont connus, il convient de prévoir des entretiens avec les élus afin de régler les problèmes de logistique et de prévoir les conditions d’exercice de leur mandat. Un entretien de face à face règle favorise d’emblée de bonnes relations.
Les instances représentatives du personnel peuvent aider la direction à décoder les attentes des salariés et favoriser la remontée d’informations utiles au chef d’entreprise souvent trop éloigné de la réalité quotidienne. Aussi, les écouter, leur laisser exprimer leur ressenti, travailler avec eux sur des questions basiques comme les pauses -déjeuner, les locaux et les conditions de travail est un signe fort de reconnaissance de leur rôle. Leur communiquer des informations fiables et suffisantes est également une preuve de bonne foi et de reconnaissance.
Ces relations de confiance peuvent contribuer à détendre le climat social et à enrichir efficacement à un moindre coût le dialogue social.

Traiter les représentants du personnel en partenaires

Il est recommandé de ne pas marquer de lien hiérarchique avec un représentant du personnel et de bien distinguer les moments où l’on s’adresse au salarié de ceux où l’on s’adresse au représentant du personnel.
Un autre conseil est de laisser les représentants du personnel s’exprimer sur ce qui ne va pas et ne pas se sentir agresser personnellement par leurs propos. En cas d’agression verbale, il est indispensable de garder son sang froid et son calme, de ne pas prendre pour soi des demandes excessives, car la formulation d’une revendication est toujours exagérée.

Mettre en place de l’observation sociale

L’acquisition d’outils tels que les tableaux de bord sociaux et les grilles de lecture du climat social permet de détecter des conflits latents, d’anticiper les difficultés et d’identifier les freins au dialogue social, d’entamer à temps des négociations « ciblées » avec les représentants du personnel, de prendre des décisions bien circonstanciées en connaissance de cause. Ces outils ont principalement une fonction d’alerte et sont alimentés par les principaux canaux de remontées de l’information à savoir le canal de l’encadrement et celui des représentants du personnel.

- L’observation du canal représentatif permet de décoder la stratégie des partenaires sociaux et de comprendre leurs enjeux , par l’analyse des positions prises par les différents acteurs sociaux dans les tracts, les procès -verbaux des réunions de CE, de DP, de CHSCT, les cahiers de revendications, les panneaux syndicaux etc.

- Néanmoins, les meilleurs observateurs du climat restent, pour l’employeur, les managers de proximité, en bout de hiérarchie, avec lesquels il convient de choisir les indicateurs quantitatifs ( taux d’absentéisme, nombre d’accidents de travail, nombre de réclamations-clients, tun-over, nombre de conflits sociaux etc.) ou qualitatifs (propreté des locaux, convivialité des réunions d’équipes, comportement et attitude des salariés lors de l’annonce des décisions de l’employeur etc.) les plus pertinents.

L’observation sociale joue un rôle de régulation sociale en identifiant les facteurs ayant un impact sur le climat social et permet de comprendre la logique d’action des groupes sociaux ou partenaires sociaux : en résumé, elle permet d’optimiser les relations sociales au quotidien.


Les représentants du personnel sont donc des partenaires incontournables du dialogue social : les négliger ou les considérer uniquement comme un contre-pouvoir encombrant sont des attitudes qui ne peuvent qu’engendrer tensions et dégradation du climat social
Préserver des relations sociales constructives permet d’éviter les risques de détérioration sociale et de garantir ainsi la productivité et la performance d’une entreprise. En effet, ces représentants peuvent s’avérer des partenaires décisifs pour accompagner une entreprise dans son développement.
En conséquence, tout chef d’entreprise qui souhaite contribuer à une pacification des relations dans l’entreprise doit maîtriser les droits et les obligations respectives de l’employeur et de ces acteurs sociaux et adopter des comportements favorisant le dialogue social.


(Juillet 2007)
Auteur : Edith DIARD - Consultante RH
grh@netpme.fr