Prime transport, mode d'emploi

Depuis le 1er janvier 2009, l’employeur a l’obligation de rembourser une partie des frais d’abonnement dans les transports collectifs ou a la possibilité de prendre en charge une partie des frais liés à l’utilisation par le salarié de son véhicule personnel.

Le principe

La loi de financement de la sécurité sociale pour 2009 (article 20 de la loi n°2008-1330 du 17 décembre 2008) a établi un nouveau dispositif concernant les frais de déplacement entre la résidence habituelle et le lieu de travail des salariés, en modifiant les conditions de prise en charge des frais de transport. Ce dispositif, qui concernait auparavant la région parisienne, pour le remboursement d’une partie des frais de transport en commun, est désormais étendu à toutes les régions. Il s’accompagne d’une éventualité de prise en charge de frais de carburant pour certains salariés. Un décret (n° 2008-1501 du 30 décembre 2008) définit les conditions des prises en charge.

Les transports en commun comme moyen de déplacement professionnel

Le salarié qui effectue le trajet entre sa résidence habituelle et son lieu de travail, en utilisant d’une part les transports en commun ou d’autre part un service public de location de vélos (type Velib ou Bicloo), bénéficie d’une prise en charge partielle du prix des titres de ou des abonnements qu’il a souscrits (article L3261-2 du code du travail). Cette participation est à la charge de l’employeur. Elle est égale à 50 % du coût de ces titres (article R3261-1 du code du travail). Cependant, l’employeur peut décider une prise en charge plus importante, mais sans obligation.

Les titres souscrits par le salarié et pris en charge par l’employeur sont (article R3661-2 du code du travail) :

• les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité. Les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF et les entreprises de transport public, les régies et les autres personnes ( personnes publiques sous forme d'un service public industriel et commercial ou une entreprise ayant passé à cet effet une convention à durée déterminée avec l'autorité compétente) ;
• les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la RATP, la SNCF, les entreprises de l'organisation professionnelle des transports d'Ile-de-France, les entreprises de transport public, les régies et les autres personnes (personnes publiques sous forme d'un service public industriel et commercial ou une entreprise ayant passé à cet effet une convention à durée déterminée avec l'autorité compétente) ;
• les abonnements à un service public de location de vélos.

La prise en charge est calculée sur la base des tarifs deuxième classe et concerne le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail selon le temps le plus court pour le salarié (article R3261-3 du code du travail). L’employeur opère le remboursement dans les meilleurs délais (au plus tard à la fin du mois de validation). Dans l’éventualité d’une validité annuelle des titres, la prise en charge est mensuelle pendant la période d’utilisation (article R3261-4 du code du travail).

Le salarié remet ou présente à son employeur le ou les titres pour la prise en charge. Ils doivent être conformes et permettre d’identifier son titulaire. Une attestation sur l’honneur sera demandée quand le titre d’abonnement à un service public de location de vélos ne mentionne pas le nom et prénoms du titulaire ou sera suffisant pour les travailleurs intérimaires dans la prise en charge du titre (article R3261-5 du code du travail).

Un accord collectif peut mettre en place d’autres possibilités de preuve et de remboursement, mais le délai dans le remboursement ne pourra excéder celui indiqué ci-dessus. Dans l’éventualité d’un changement de ces modalités, l’employeur avertit le salarié un mois avant son application (articles R3261-6 et R3261-7 du code du travail).

Le salarié à temps partiel
Il bénéficie d’une prise en charge équivalente à celle d’un salarié à temps complet lorsque son nombre d’heures est égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle (si inférieure à la durée légale). Dans le cas d’une durée inférieure à la moitié précitée, la prise en charge est calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet (article R3261-9 du code du travail).
Exemple : Un salarié travaillant 13h dans une entreprise où la durée du travail est de 35h. Son titre d’abonnement est de 50 euros (donc 50 %) : 25 X 13 / 17,5 = 18,57 euros.

Le salarié multi-sites
Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d’une même entreprise peut revendiquer la prise en charge du ou des titres de transport pour l’ensemble de ses déplacements imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, mais également entre ces lieux de travail si celle-ci n’assure pas le transport (article R3261-10 du code du travail).

Prise en charge des frais de transports personnels

Le salarié peut bénéficier, dans certaines situations, d’une prise en charge partielle ou totale de ses frais de carburant ou d’alimentation électrique pour l’utilisation de son véhicule personnel (article L3261-3 du code du travail). Attention, cette prise en charge par l’employeur n’est pas obligatoire.

Les conditions de prise en charge sont les suivantes :

• La résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d’Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains. Le périmètre de transports urbains comprend le territoire d'une commune ou le ressort territorial d'un établissement public ayant reçu mission d'organiser les transports publics de personnes. Il peut également comprendre le territoire de plusieurs communes adjacentes ayant décidées d'organiser ensemble un service de transports publics de personnes.
• La résidence habituelle ou le lieu de travail se trouve dans ces zones mais l’utilisation du véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.

La prise en charge des frais est mise en œuvre (L3261-4 du code du travail) de deux façons :

• par accord entre l’employeur et les représentants d’organisations syndicales représentatives dans l’entreprise (entreprises de plus de 50 salariés pourvues de délégués syndicaux) ;
• par décision unilatérale de l’employeur après consultation du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel (si existant).

En effet, l’employeur qui prend en charge tout ou partie des frais de carburant engagés par ses salariés doit en faire bénéficier l’ensemble s’ils remplissent les conditions énoncées ci-dessus. Cela concerne également l’alimentation électrique pour certains. L’employeur reçoit de ses salariés les éléments de cette prise en charge (article R3261-11 du code du travail). Lorsqu’il modifie les modalités de remboursement, il doit avertir ses salariés au moins un mois avant la date d’application décidée (article R3261-13 du code du travail).

Les exclus de cette mesure
Ne peuvent bénéficier de la prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation électrique d'un véhicule, les salariés bénéficiant d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur (dépenses de carburant ou d'alimentation électrique prises en charge), les salariés logés dans des conditions telles qu'ils ne supportent aucun frais de transport pour se rendre à leur travail ou encore les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l'employeur (article R3261-12 du code du travail).

Les circonstances de la prise en charge des frais pour les salariés à temps partiel et ceux multi-sites sont les mêmes que celles indiquées pour l’utilisation des transports en commun comme moyen de déplacement professionnel :

Le salarié à temps partiel
Il bénéficie d’une prise en charge, équivalente à celle d’un salarié à temps complet, lorsque son nombre d’heures est égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle (si inférieure à la durée légale). Dans le cas d’une durée inférieure à la moitié précisée ci-dessus, la prise en charge est calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet (article R3261-14 du code du travail).
Exemple : Un salarié travaillant 13h dans une entreprise où la durée du travail est de 35h. Les frais de carburant sont de 100 euros : 100 X 13 / 17,5 = 18,57 euros.

Le salarié multi-sites
Il peut prétendre à la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation électrique pour l’ensemble de ses déplacements imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail mais également entre ces lieux de travail. Cela concerne le salarié pratiquant sa profession sur plusieurs lieux de travail au sein de la même entreprise et que celle-ci n’assure pas le transport (article R3261-15 du code du travail).

L’absence de cumul imposée

L’employeur peut refuser la prise en charge partielle d’un abonnement, dans le cas où le salarié percevrait déjà au niveau de l’entreprise des indemnités, concernant des frais de déplacements de sa résidence habituelle à son lieu de travail, d’un montant supérieur ou égal (article R3261-8 du code du travail).

La prime de transport ne peut se cumuler avec la déduction forfaitaire accessible au contribuable exerçant une profession indiquée dans le tableau de l’article 5 de l’annexe 4 du code général des impôts (version en vigueur au 31 décembre 2000). C’est une déduction supplémentaire pour frais professionnels chiffrée d’après un taux. Ce tableau est consultable.

La mention obligatoire sur le bulletin de paie

La mention sur le bulletin de paie s’applique depuis le 1er janvier 2009. L’employeur est donc invité à faire figurer le montant de la prise en charge des frais de transport collectifs ou d’abonnement à un service public de location de vélos. Dans l’éventualité d’un remboursement, en application d’un dispositif conventionnel, la prise en charge des frais de déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail est également transcrite dans le bulletin de paie (article R3243-1 du code du travail).

Le bulletin de paie doit également indiquer le montant des frais de transports personnels lorsque cette option a été choisie.

Le non-respect de cette obligation relative au bulletin de paie est passible de l’amende prévue pour les contraventions de la troisième classe (article R3246-2 du code du travail), soit au plus 450 euros.

Le régime social et fiscal

Le prise en charge obligatoire des titres d’abonnement n’est pas soumis à cotisations et contributions sociales. Lorsque celle-ci concerne des frais de carburant, elle n’est pas soumise à cotisation dans la limite de 200 euros par an.

Ces cotisations et contributions sociales sont :

• les cotisations de sécurité sociale ;
• la CSG et la CRDS ;
• les cotisations aux régimes de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO, AGFF et APEC ;
• les cotisations aux régimes d’assurances chômage ainsi qu’à AGS ;
• la contribution solidarité autonomie ;
• le versement transport ;
• la cotisation et contribution au FNAL ;
• la taxe d’apprentissage ;
• la participation des employeurs à la formation professionnelle continue ;
• la participation des employeurs à l’effort de construction.

La prime de transport n’est pas soumise à la taxe sur les salaires (article 231 du code général des impôts).

Le non-respect de ces dispositions

L’employeur qui ne respecte pas ces dispositions est passible de l’amende prévue pour les contraventions de quatrième classe soit 750 euros (articles R3261-16 et R3261-36 du code du travail).

Martial Mecquignon, juriste
Rédaction de NetPME

(Août 2009)