Le fonctionnement des stages en entreprise

Le statut des stagiaires en entreprise a fait l’objet de plusieurs changements importants ces dernières années. Ces dispositions s’appliquent aux stages réalisés dans les entreprises, les associations, les entreprises publiques ou établissements publics à caractère industriel et commercial.

Le stage en entreprise permet d’obtenir, ou d’appliquer, des aptitudes dans le milieu professionnel. Le stage permet à l’étudiant d’obtenir une première expérience au sein d’une entreprise. Toutefois, afin d'éviter les excès, notamment l’occupation d’emploi permanent ou l’absence de formation, certaines règles ont été mises en place par la loi du 24 novembre 2009, puis par celle du 28 juillet 2011. Elles ne concernent toutefois pas le jeune de moins de 16 ans ou le stagiaire de la formation professionnelle continue.

L’élaboration d’une convention de stage

La convention de stage est élaborée en concertation avec l’établissement d’enseignement et l’entreprise. Elle est ensuite signée par leurs représentants et le stagiaire. Dans le cas où ce dernier est mineur, elle est également signée par son représentant légal.
Tout stage effectué en entreprise fait, obligatoirement, l’objet de la rédaction de ce document.
La convention doit contenir impérativement les clauses suivantes :
• la définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation ;
• les dates de début et de fin de stage ;
• la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l’entreprise. Sa présence de nuit, le dimanche ou un jour férié est mentionnée ;
• le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de versement ;
• la liste des avantages offerts, le cas échéant, par l’entreprise au stagiaire (restauration, hébergement, remboursement de frais de stage engagés) ;
• le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident du travail et, le cas échéant, l’obligation faite au stagiaire de justifier d’une assurance garantissant sa responsabilité civile ;
• les conditions dans lesquelles les responsables du stage (représentant de l’établissement d’enseignement et de l’entreprise) assurent l’encadrement du stagiaire ;
• les conditions de délivrance d’une « attestation de stage » et, le cas échéant, les modalités de validation du stage pour l’obtention du diplôme préparé ;
• les modalités de suspensions et de résiliation du stage ;
• les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter, notamment dans le cadre d’obligations attestées par l’établissement d’enseignement ;
• éventuellement, les clauses du règlement intérieur de l’entreprise applicables au stagiaire.
La charte des stages étudiants en entreprise du 26 avril 2006 doit être annexée à la convention de stage. Elle détermine son champ et son application, l’encadrement du stage (la formalisation du projet de stage, la convention, la durée du stage, les responsables de l’encadrement, l’évaluation), l’engagement des parties (l’étudiant envers l’entreprise, l’entreprise envers l’étudiant, l’établissement d’enseignement envers l’étudiant, l’étudiant envers l’établissement d’enseignement, l’entreprise et l’établissement d’enseignement).

Selon le principe de la territorialité les personnes de nationalité étrangère effectuant ou souhaitant effectuer un stage en entreprise en France sont soumises à la loi française.

Certaines circonstances interdisent la pratique d’un stage. En effet, une convention ne peut être conclue pour :
• remplacer un salarié en cas, d’absence, de suspension de son contrat de travail, de licenciement ;
• exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ;
• faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise ;
• occuper un emploi saisonnier.
La loi impose aux entreprises qui accueillent des stagiaires de tenir à jour un registre des conventions de stage distinct du registre unique du personnel. Les modalités du registre et les mentions devant y figurer doivent être fixées par décret.

Par ailleurs, le comité d'entreprise doit désormais être informé du recours aux stages.
Ainsi, dans les entreprises de moins de 300 salariés, le rapport sur la situation économique de l’entreprise remis annuellement au comité d’entreprise, doit indiquer le nombre et les conditions d’accueil des stagiaires.
Dans les entreprises de 300 salariés et plus, l’employeur doit communiquer, chaque trimestre, au comité d’entreprise le nombre de stagiaires, les conditions de leur accueil et les tâches qui leur ont été confiées.

La durée du stage

Les stages ne peuvent pas avoir pour objet l’exécution d’une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent de l’entreprise.
Pour éviter cela, elle prévoit que la durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même entreprise ne peut excéder six mois par année d’enseignement.
Deux dérogations à cette durée maximale sont toutefois prévues : l’une au bénéfice des stagiaires qui interrompent momentanément leur formation pour exercer des activités visant exclusivement l’acquisition de compétences en lien avec cette formation, l’autre pour les stages prévus dans le cadre d’un cursus pluriannuel de l’enseignement supérieur.

En outre, l’accueil successif de stagiaires, pour effectuer des stages sur un même poste, n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent. Ce délai de carence ne s’applique toutefois pas lorsque ce stage précédent a été rompu avant son terme à l’initiative du stagiaire.

Le versement d’une gratification

Depuis 2009, lorsque la durée du stage est supérieure à deux mois, consécutifs ou non lorsqu’ils s’inscrivent au sein d’une même année scolaire, le stagiaire perçoit une gratification. Son montant doit être précisé dans la convention de stage. Celui-ci peut être fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu.

En leur absence, il est fixé à 12,5 % du plafond horaire de la sécurité sociale. Le stagiaire réalisant 35 heures, de façon hebdomadaire dans l’entreprise, reçoit ainsi la somme de 436,05 euros par mois (pour l’année 2012).
Cette gratification est versée mensuellement et compte dès le premier jour du mois de stage. Le montant de la fraction de la gratification n’est pas considéré comme une rémunération (article D.242-2-1 du code de la Sécurité sociale). Elle n’a donc pas le caractère de salaire prévu dans le code du travail à l’article L3221-3.
Le montant est apprécié au moment de la signature de la convention de stage compte tenu de la gratification, des avantages en nature et en espèces et du temps de présence mensuel prévu. Pour les stages dont la durée est au plus égale à deux mois consécutifs, le versement d’une gratification est facultatif et relève de la « négociation » entre le stagiaire et l’entreprise qui l’accueille.

Lorsque la durée du stage est conduite à plus de deux mois, alors qu’initialement la durée était inférieure, un rattrapage s’effectue. Il concerne la gratification que le stagiaire est en droit de percevoir dès le premier mois de stage. Dans l’éventualité d’une suspension ou d’une résiliation de la convention, une proratisation est effectuée en fonction de la durée du stage accomplie.
Par ailleurs, la gratification que perçoit le stagiaire est sans préjudice de remboursement de frais engagés dans le cadre du stage et d’avantages offerts (hébergement, restauration, transport).

Exemple :
Le stagiaire obtient de l’entreprise une gratification de 436,05 euros par mois car il effectue un stage de trois mois, dont la durée hebdomadaire est de 35 heures. D’après son montant, il y a absence de convention de branche ou d’accord professionnel étendu. Celui-ci obtient de l’entreprise une prise en charge des frais de transport de 30 euros par mois.
La gratification totale sera de 466,05 euros.

Le montant de la gratification est exonéré de cotisations et contributions sociales, patronale et salariale, lorsqu’il n’excède pas les 12,5 % du plafond horaire de la sécurité sociale par le nombre d’heures effectuées dans le mois. Au-delà, l’excédent est soumis à cotisations.

Exemple :
En 2012, pour un stagiaire dont la durée de présence est égale à la durée légale du travail et qui perçoit une gratification mensuelle égale à 500 euros, les cotisations seront calculées sur : 500 – 436,05 = 63,95 euros.

Le statut du stagiaire

Le stagiaire détient toujours le statut d’élève ou d’étudiant lors de son passage dans l’entreprise. Il reste sous la direction et la surveillance de l’établissement d’enseignement. Néanmoins, il doit respecter les consignes d’hygiène, de sécurité et de discipline applicable à l’entreprise et il est soumis aux dispositions sur la durée du travail.

Le Code du travail lui confère également la protection contre la discrimination (article L.1132-1 du code du travail).

Le stagiaire en entreprise bénéficie en outre des dispositions en matière d’accident du travail ou de maladie professionnelle du régime général (article L.412-8 du code de la Sécurité sociale). De plus, il a accès aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise.

Par ailleurs, en cas d’embauche dans l’entreprise dans les trois mois suivant l’issue du stage, la durée du stage est déduite de la période d’essai. Toutefois, cette déduction ne peut avoir pour effet de réduire la période d’essai de plus de la moitié, sauf accord collectif plus favorable.

De plus, la durée du stage est déduite intégralement de la période d’essai lorsque l’embauche est effectuée dans un emploi correspondant aux activités qui avaient été confiées au stagiaire. Lorsqu’elle est supérieure à deux mois, la durée du stage est prise en compte pour l’ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté.

Martial Mecquignon
Rédaction de NetPME

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