Comment faire face à un contrôle Urssaf ?

L’annonce d’un contrôle Urssaf s’accompagne souvent, à tort ou à raison, de quelques appréhensions. Il est vrai qu’en raison d’une réglementation sociale devenue au fil du temps si complexe, les entreprises finissent par douter, en toute bonne foi, de leur conformité. De plus, les inspecteurs du recouvrement disposent de pouvoirs de contrôle très étendus et d’une confortable marge de manœuvre dans l’interprétation des textes.

La principale mission des Urssaf est d’assurer le recouvrement des cotisations de Sécurité sociale destinées à financer les prestations du régime général de la Sécurité sociale (soins médicaux, allocations familiales, indemnités d'accident du travail et retraites). Ces cotisations sont recouvrées à partir des déclarations établies par les cotisants eux-mêmes et adressées aux organismes de recouvrement. Ce système déclaratif implique en contrepartie la possibilité pour l’Urssaf de contrôler le respect de la législation sociale et l'exactitude des déclarations.

Le contrôle sur pièces

Les entreprises et travailleurs indépendants employant 9 salariés au plus (au 31 décembre de l’année qui précède celle de l’avis de contrôle) peuvent bénéficier de modalités de contrôle aménagées : c'est le contrôle sur pièces, qui se déroule dans les locaux de l’Urssaf.
Pour autant il n’a rien de semblable avec le contrôle sur pièces fiscal. En effet, alors que ce dernier précède dans la plupart des cas le contrôle sur place, en matière sociale il remplace le contrôle dans les locaux de l’entreprise. Ce n’est qu’un aménagement des modalités pratiques du contrôle Urssaf pour les petites entreprises. A ce titre, il doit respecter l’intégralité des dispositions prévues pour le contrôle sur place.

Concrètement, l'entreprise contrôlée reçoit un avis qui l'invite à transmettre à l’agent chargé du contrôle les documents nécessaires avant une date limite. Si l’employeur ne répond pas dans les délais aux demandes de l’Urssaf, un contrôle sur place est alors engagé.

Le contrôle sur place

Un préalable indispensable : l'avis de passage

A l'exception du contrôle effectué dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé qui doit pouvoir être effectué à l’improviste pour les raisons qu’on imagine, toute procédure de contrôle doit débuter par l'envoi préalable en recommandé avec accusé réception, d'un avis de contrôle.
Cet envoi doit être fait au moins 15 jours avant la visite du contrôleur. Si ce délai n’est pas respecté, la procédure est nulle. La date fixée par l’Urssaf peut être déplacée par l’entrepreneur en justifiant sa demande. Dans ce cas, un nouveau rendez vous est fixé. Même si la présence du dirigeant de l’entreprise n’est pas requise tout au long de la procédure, il est souhaitable qu’il soit présent lors de l’accueil de l’agent.

Cet avis informe le dirigeant de la date et de l’heure de la vérification, de l’identité de l’inspecteur, de la possibilité de l’assistance d’un conseil, ainsi que de la remise de la charte du cotisant au début de la vérification. Elle renseigne également le dirigeant de l’entreprise sur ces droits et devoirs, et décrit le déroulement de la procédure de vérification.

L’avis préalable de passage peut préciser la liste des documents et supports qu'il conviendra de tenir à la disposition de l’inspecteur. Cependant cette liste n’est pas exhaustive, et le contrôleur peut demander, tout au long de la procédure de contrôle, des documents supplémentaires.
Par ailleurs, aucun texte n’exige que l’avis préalable de passage mentionne la justification du contrôle.

La communication de tous les éléments nécessaires à la vérification

Les pouvoirs du contrôleur sont étendus. Il dispose tout d’abord d’un droit d’entrée et de visite dans les locaux de l’entreprise.

Ensuite, il peut interroger les salariés ainsi que les personnes rémunérées par l’entreprise contrôlée. L’employeur ne doit pas assister à cet entretien privé qui se tient dans l’entreprise sur le temps de travail ou de pause, rémunérée dans ce cas. Les échanges entre le salarié et le contrôleur sont consignés dans un procès-verbal. La pratique qui consistait à envoyer un questionnaire aux salariés à leur domicile est désormais sanctionnée par les tribunaux.

En outre, l'inspecteur doit pouvoir se faire présenter tous les documents qu’il estime nécessaire à son contrôle. Et la liste est longue ! Il s’agit le plus souvent des documents juridiques (statuts de la société, extrait K bis, procès verbaux des assemblées, contrats de travail…), des documents sociaux (bordereaux de cotisations, notification du taux accident du travail, DADS, bulletins de salaires…) et des documents comptables et fiscaux (bilans, livres comptables, factures de sous-traitance, notes de frais, liasses fiscales, avis d'imposition…).

L’inspecteur peut également avoir accès aux informations contenues dans des fichiers informatisés ou des bases de données. En effet, avec le développement de la dématérialisation des systèmes de paie et de comptabilité, le législateur a été amené à instaurer une procédure particulière pour permettre au contrôleur d’avoir accès aux documents dématérialisés. Ainsi, le vérificateur doit solliciter l’accord du dirigeant de l’entreprise pour avoir accès aux bases de données et fichiers informatisés et pouvoir les utiliser. Le contrôlé peut refuser cet accès, mais il doit alors lui fournir la copie des documents, données ou traitements informatiques nécessaires au contrôle.

L’employeur peut aussi demander à effectuer lui-même tout ou partie des traitements automatisés.

L’employeur ou son délégataire qui s’opposent à la communication des documents demandés se rendent coupable d’un délit d’entrave au contrôle dont la sanction peut aller jusqu’à un an d’emprisonnement.

Bien que très étendus, les pouvoirs de l’inspecteur ne sont pas non plus sans limites. D’une part, les contrôleurs ne peuvent pas procéder eux-mêmes à des recherches ou des investigations au sein de l’entreprise pour accéder à des informations qui seraient cachées. L’inspecteur ne peut pas saisir ou rechercher lui-même des documents ou faire des photocopies sans l’accord de l’employeur. D’autre part, un inspecteur ne saurait demander des documents qui ne seraient pas utiles à sa mission. Pas question non plus de s’emparer des documents par la force, ni de sortir les dossiers de l'entreprise sans autorisation.

Le vérificateur Urssaf doit également respecter un certain nombre de principes juridiques fondamentaux tels que le respect du droit à la vie privée ou encore le respect du principe contradictoire. Ce dernier se traduit par un dialogue permanent entre le chef d’entreprise et le contrôleur.

On ne saurait que trop conseiller d’être aussi présent que possible pendant toute la durée du contrôle et de s’entourer des interlocuteurs qui pourront être amenés à apporter des précisions à l'inspecteur (comptable, responsable paie, directeur financier…).

Le contrôle par échantillonnage ou extrapolation

La méthode dite de contrôle par « échantillonnage ou extrapolation », très critiquée, s’applique aux entreprises d’une certaine taille.

Elle consiste, à partir d’un échantillon représentatif, à extrapoler une situation à partir de laquelle l’inspecteur notifiera ou non un redressement à l’entreprise. Ainsi, une infraction constatée pour quelques salariés seulement pourra être étendue à tous les salariés dans la même situation.
On comprend aisément les raisons pour lesquelles la Cour de cassation s'est farouchement opposée à l’utilisation d’une telle pratique analysée comme une taxation forfaitaire irrégulière et comme une violation du principe du contradictoire. La réticence affichée de la Cour de cassation n’a pourtant pas empêché l’administration de légaliser et réglementer cette méthode de vérification (article R. 243-59-2 du code de la Sécurité sociale, issu du décret du 11 avril 2007)...

S’il entend utiliser ce mode de contrôle, l’inspecteur doit remettre à l’employeur, au moins 15 jours avant le début de la vérification, un document lui indiquant les différentes phases de mise en œuvre du contrôle par échantillonnage et extrapolation et les formules statistiques utilisées pour leur application.

L’employeur reste libre de refuser ce type de vérification, mais il doit alors « négocier » avec le contrôleur les conditions du contrôle qui pourra, le cas échéant, être effectué hors de l’entreprise.
Si la méthode de l’échantillonnage est acceptée par le cotisant, le contrôle s’articule autour de 4 phases : 

•  la constitution d'une base de sondage par l’inspecteur du recouvrement à partir des informations détenues par l’entreprise et des déclarations produites ;
• le tirage aléatoire d'un échantillon par informatique ; 
• l’examen exhaustif de l'échantillon ;
• l'extrapolation des résultats obtenus sur l’échantillon à la population ayant servi de base à l'échantillon.

Aucune précision n'est donnée par l'administration sur les circonstances (quant à la taille de l’entreprise, aux documents) dans lesquelles elle peut utiliser ce type de contrôle, ni sur quels éléments. On peut toutefois déduire qu’il concerne plutôt les entreprises d’une certaine taille, le nombre d'individus statistiques constituant l'échantillon ne pouvant être inférieur à 50.
Le texte prévoit également que l’employeur, dans le cadre de la procédure contradictoire, est associé à chacune des 4 phases du contrôle. S’agissant, par exemple, du choix de la population de base servant au sondage, l’employeur est invité à « signaler les cas atypiques ». Il est également invité à commenter l’échantillon obtenu après tirage informatique et à faire part de ses remarques à l’issu de son examen. Toutefois, il n'est pas précisé dans quelle mesure ces remarques doivent être prises en compte par le contrôleur. Enfin, il revient à l’employeur de démontrer, pour chaque salarié, que la méthode d’extrapolation n’est pas juste et ceci dans un délai de 30 jours.

La conclusion du contrôle

A l’issue du contrôle, l'inspecteur adresse à l’employeur un document de fin de contrôle dénommé « lettre d’observation ». Elle est soumise à un certain formalisme. En effet, le législateur impose le respect d’un certain nombre de mentions obligatoires :

• la date du contrôle,
• son objet,
• les documents consultés,
• la période vérifiée,
• la signature de l’inspecteur du recouvrement,
• la date de fin de contrôle
• le délai pour répondre aux observations de l’inspecteur.

Cette lettre doit être adressée au dirigeant en lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge.

Le dirigeant dispose alors d’un délai de 30 jours à compter de la réception du document de fin de contrôle pour répondre aux observations de l’inspecteur ou réagir au redressement envisagé en apportant de nouveaux éléments au dossier. Cette réponse du dirigeant n’est pas obligatoire.

A l’expiration de ce délai, l’inspecteur chargé du recouvrement établit le rapport de contrôle. C’est le procès-verbal de contrôle faisant état de ses observations, et de l’éventuelle réponse du contribuable. Ce rapport est ensuite transmis à l’Urssaf et au Pôle emploi pour engager la mise en recouvrement des cotisations dues.
L’inspecteur n’est pas tenu de communiquer le rapport de contrôle à l’employeur. En revanche, en cas de contentieux devant le tribunal des affaires de Sécurité sociale, cette communication peut être demandée.

Le recouvrement des sommes redressées s’effectue par voie de mise en demeure. Celle-ci est envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception et précise la cause, la nature et le montant des sommes réclamées ainsi que la période concernée par le redressement.
L’employeur dispose d’un mois à compter de la réception de la mise en demeure pour honorer ses dettes envers les organismes de Sécurité sociale. Il dispose de 15 jours à compter de la réception de la mise en demeure pour régulariser sa situation au regard des institutions d’assurance chômage. Dans les deux cas, l’employeur peut solliciter auprès du directeur de chaque organisme des délais de paiement.

Les sommes réclamées peuvent porter au plus sur les 3 années précédant la mise en demeure (les 5 dernières années en cas de travail dissimulé) et comporter des majorations pour retard de paiement des cotisations.

Outre les sommes normalement dues apparues au cours du redressement, le dirigeant devra s’acquitter de majorations éventuelles. En effet, s’il n’honore pas ses dettes dans les délais, des pénalités lui sont appliquées. Le régime de la Sécurité sociale prévoit une majoration pour retard de 5 % des cotisations redressées. A cette majoration s’ajoute le taux de 0,4 % par mois ou fraction de mois à compter du 1er février de l’année qui suit celle au titre de laquelle les régularisations sont effectuées.
Le régime de l’assurance chômage applique quant à lui une majoration de retard forfaitaire de 10 % des contributions redressées. Elle s’applique à compter de la date d’envoi de la mise en demeure jusqu’au dernier jour du troisième mois suivant cette même date.

Dans un but d’information et de conseil l’Urssaf a mis en place un numéro de téléphone qui permet aux employeurs d’anticiper leur futur incident de paiement. Ils peuvent joindre les personnes compétentes au 0821082133 (0,118 € la minute).

Les voies de recours

Plusieurs voies de recours sont offertes à l’employeur qui entend contester la décision de redressement de l’administration. Attention, si l’employeur entend contester le redressement, il ne doit pas payer la somme réclamée, ne serait ce qu’une partie. En effet, les juges considèrent que le paiement vaut tacite acceptation, c'est-à-dire que l’employeur accepte les sommes qui lui sont réclamées.

Il faut, avant toute procédure contentieuse, saisir la commission de recours amiable de l’Urssaf. Elle est composée à parts égales d’administrateurs représentant les salariés et les employeurs. La saisine de la commission n’est soumise à aucun formalisme. Dès lors, l’employeur peut la saisir en lui adressant une lettre simple exposant ses réclamations. Cependant, il est conseillé d’utiliser une lettre recommandée avec accusé de réception en raison du délai imparti pour agir. En effet, pour que la requête soit recevable, elle doit être introduite dans le mois qui suit la réception de la mise en demeure. L’envoi en courrier recommandé fixe donc une date certaine à la demande.

La commission dispose d’un mois pour répondre favorablement ou non à la demande du cotisant. L’absence de réponse dans le délai de 30 jours équivaut à un refus implicite de la réclamation. En cas de rejet de sa demande, le cotisant peut dès lors, dans un délai de deux mois, saisir le tribunal des affaires de la Sécurité sociale.

La procédure est gratuite et le recours à un avocat, facultatif. Pour introduire l'action, il suffit d'adresser au secrétariat de la juridiction une requête (un formulaire spécial est disponible auprès des tribunaux) par lettre recommandée avec accusé de réception dans le délai de 2 mois à compter de la date de notification de la décision de la commission. Cependant, en raison de la complexité de la législation sociale, on ne peut que conseiller au dirigeant de se faire assister par un avocat lors de la phase contentieuse.

Le tribunal des affaires de Sécurité sociale juge en premier et dernier ressort des contentieux, c'est-à-dire que sa décision n’est pas susceptible d’appel, elle ne peut faire l’objet que d’un pourvoi en cassation. Toutefois, le législateur a prévu trois exceptions à ce principe : 

• si le montant du litige dépasse 4000 euros ;
• si le montant du litige est indéterminé (décision d’assujettissement ou de reconnaissance d’un accident du travail) ;
• ou si le litige concerne la CSG ou la CRDS.

De même, les décisions relatives à la remise des majorations de retard ne sont pas susceptibles d’appel, quel que soit leur montant.

Connaître les différentes étapes du contrôle Urssaf et les voies de recours dont vous disposez est important. Mais, cela ne fait pas tout. Rien ne remplace un dialogue cordial, ouvert et coopératif avec l’inspecteur. Il ne s’agit pas d’en faire trop et encore moins d’adopter une attitude hostile ou agressive. Face à un contrôle Urssaf, « ni trop, ni pas assez » pourrait être le mot d’ordre ! 

Nathalie LEPETZ
Rédaction de NetPME

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Question d'internaute Qu'appelle-t-on un contrôle URSSAF par échantillonnage ?