Réduire les coûts sans licencier

Rédigé le 14 janvier 2010

En période de crise, l'entreprise cherche à réduire ses coûts. Notamment, ceux - importants - liés au capital humain. Reste qu'il lui faut aussi préparer la sortie de la tempête et donc conserver autant que possible ses effectifs. Comment alors optimiser les charges liées au capital humain sans licencier ? Et, de façon plus globale, l'entreprise ne peut-elle pas optimiser ce poste dans une période d'activité normale ?

Si la crise a eu un effet positif pour un certain nombre d'entreprises, c'est de les forcer à remettre à plat leur organisation et leur structure de coûts, en vue de les optimiser. Outre les services généraux, l'énergie, le poste informatique, l'entreprise a aussi tout intérêt à se pencher sur les frais engendrés par ses emplois. D'autant que « le capital humain constitue un coût majeur pour les entreprises. Quand l'activité se porte bien, elles cherchent le plus souvent à optimiser les coûts liés à l'emploi d'un salarié en utilisant des mécanismes incitatifs sur le plan fiscal et social. En période de sous-activité, elles vont plutôt tenter de modifier l'organisation du travail », analyse Cyril Crugnola, avocat chez Ernst & Young, société d'avocats.

Effectivement, les mesures de réduction de coûts ne sont pas les mêmes selon que l'entreprise se trouve en situation de sous-activité ou qu'elle vogue à son rythme de croisière. En période normale d'activité, une bonne analyse de vos bulletins de salaire ainsi que de vos obligations légales doit vous permettre de dégager des économies, qui seront sans incidences sur votre organisation. En revanche, en période de crise, il devient essentiel de faire bouger les lignes, sachant que le législateur a assoupli en 2009 un certain nombre de dispositifs. Avant de procéder à des licenciements, l'employeur dispose de quelques cartouches pour se donner un peu d'air.

Pensez à optimiser votre gestion en période normale

Bien connaître les règles sociales et juridiques peut permettre à l'entreprise de réduire les charges liées à la rémunération de ses collaborateurs.
« Il est de plus en plus compliqué pour une entreprise de remplir correctement ses bulletins de paie à cause de la complexité grandissante de la législation », constate Lionel Rhonat, directeur de production au pôle social d'Alma Consulting Group, un cabinet qui est notamment spécialisé dans la réduction des charges sociales. Conséquence pour les entreprises: « Plus de neuf fois sur dix, elles paient des sommes indûment », assure Lionel Rhonat.

L'appel à un spécialiste peut donc s'avérer intéressant pour l'entreprise, d'autant que la loi l'autorise à demander auprès des administrations un remboursement portant sur les trois dernières années. Le dirigeant d'Alma Consulting Group cite ainsi le cas d'une entreprise de transport du Sud de la France de 550 salariés qui a dégagé 3,4 millions d’euros d'économies en s'intéressant à sa fonction paie. Comment faire concrètement ? Pour Lionel Rhonat, le nerf de la guerre se situe au niveau des assiettes qui constituent les bases de cotisation de la Sécurité sociale. Le tout est de distinguer quelles catégories de salariés s'inscrivent dans telle ou telle assiette. « Les entreprises font parfois une règle générale de cas particuliers ; les services de paie peuvent aussi fonctionner par habitude », constate-t-il. Outre l'optimisation des taxes assises sur les salaires, il est possible de réduire la cotisation patronale « accidents du travail » et « maladie professionnelle », sans modifier les droits des salariés.

Autre poste à regarder : l'abattement pour frais professionnels. Pour certaines catégories de salariés et sous certaines conditions, les employeurs peuvent en effet appliquer à la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale une déduction forfaitaire, dans la limite d'un plafond annuel de 7600 euros. Il doit pour cela s'appuyer sur un accord collectif ou, à défaut, en faire la demande à chaque salarié. Enfin, une analyse de la gestion des heures supplémentaires peut s'avérer judicieuse pour l'employeur. Depuis 2007, la loi a en effet instauré une déduction forfaitaire de cotisations patronales sur les salaires versés au titre des heures supplémentaires bien plus avantageuse qu'un système de prime.

Autre façon de réduire les coûts liés au capital humain : respecter les obligations légales. Et d'éviter ainsi les pénalités liées à l'emploi des seniors et des travailleurs handicapés. La loi oblige en effet les entreprises d'au moins vingt salariés à employer 6 % de collaborateurs handicapés, directement ou indirectement, par le biais de l'intérim ou en faisant appel au milieu protégé. Sinon, elles doivent s'acquitter d'une contribution annuelle auprès de l'Agefiph. Son montant oscille entre 400 et 600 fois le Smic horaire pour chaque travailleur handicapé manquant. En février prochain, cette contribution s'alourdira terriblement pour les entreprises n'ayant mené aucune action en faveur du handicap depuis trois ans. La taxe sera portée, pour elles, à 1500 fois le Smic horaire. Une entreprise de 50 personnes dans cette situation devra ainsi régler une facture de près de 40.000 euros. Beaucoup d'entreprises estiment qu'il leur est très difficile d'employer 6 % de travailleurs handicapés. Reste que l'effort demandé pour échapper à la nouvelle pénalité est loin d'être insurmontable. Le recrutement ponctuel d'un intérimaire ou d'un CDD ou la signature d'un contrat de prestation ou de sous-traitance avec le milieu protégé au moins une fois tous les trois ans suffirait.

En outre, depuis le 1er janvier 2010, les entreprises de plus de 49 salariés ont également l'obligation de mettre en place un plan d'action portant sur l'emploi des seniors, même si celles de moins de 300 salariés ont obtenu un délai supplémentaire de trois mois (cf article : Obligation d'emploi des seniors : vers un délai supplémentaire). Les employeurs récalcitrants vont être soumis à une pénalité correspondant à 1 % de leur masse salariale. Qu'il soit issu d'un accord, d'entreprise, de groupe ou de branche, le plan d'action doit aborder trois des six domaines suivants: recrutement des plus de 50 ans, anticipation de l'évolution des carrières, amélioration des conditions de travail, développement des compétences, aménagement de la fin de carrière et transmission des savoirs entre les générations. Il doit comporter des objectifs chiffrés, mesurables par des indicateurs. Là encore, étant donné le niveau de la pénalité, l'effort demandé par le législateur est loin d'être rédhibitoire.

Les pistes pour gagner un peu d’air en sous-activité

- Formations professionnelles
Quand l'activité diminue, « la première chose que je conseille, c'est de mettre en place des formations », indique Rafika Drif, responsable du groupe social de Strego. Dans, les PME beaucoup de chefs d'entreprise ne font que payer leur cotisation alors qu'un Opca peut, dans une certaine limite, prendre en charge le coût de la formation ainsi que le salaire.

- Jouer sur les congés
Les modalités de fixation des congés payés sont une prérogative de l'employeur. Celui-ci est tenu d'informer les représentants du personnel et les salariés au moins deux mois à l'avance. En cas de circonstances exceptionnelles comme une baisse d'activité ou avec l'accord du salarié, l'employeur peut déroger à cette règle et imposer des dates de congés moins d'un mois avant la date de départ des salariés.

- Réviser le contrat de travail
En période de sous-activité, l'entreprise tente généralement de modifier l'organisation du travail. Réduction ou modulation des horaires de travail, baisse ou aménagement de la rémunération, etc.: « Quand l'employeur veut modifier un élément essentiel du contrat de travail, en aucun cas il ne peut se passer de l'accord du salarié. Si celui-ci refuse, l'employeur n'a pas d'autre choix que de faire machine arrière... ou de procéder à un licenciement », explique Cyril Crugnola, avocat chez Ernst & Young société d'avocats. Un accord qui peut être individuel ou collectif. D'où l'importance de renforcer, dans les périodes délicates, le dialogue entre l'employeur et les salariés.

- Inciter au départ volontaire
Constituant généralement l'ultime recours avant le licenciement, l'incitation au départ volontaire des salariés doit s'inscrire dans un plan de sauvegarde de l'emploi lorsque la rupture de dix contrats de travail est projetée. Reste à bien fixer les conditions de ces départs et notamment à aider au reclassement externe, comme l’exige la jurisprudence. Une indemnité pourra être incitative; il ne faut pas non plus qu'elle le soit trop. Autre mesure : l'accompagnement des salariés ayant des projets de création ou de reprise d'entreprise.

Stéphane Vandangeon
Le Journal des Entreprises

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