Réduction des coûts : des leviers pour agir maintenant

En période de crise, la réduction des coûts est le levier le plus efficace pour améliorer la rentabilité de l'entreprise. En phase de reprise, elle dope les marges. Voici quatre pistes pour traquer les gisements d'économie.

Chasser le gaspi. Si l'expression a vieilli, la réduction des coûts n'en demeure pas moins l’un des principaux leviers pour améliorer la rentabilité d'une entreprise. En période de faible visibilité, lorsqu'il est difficile d'anticiper l'évolution du chiffre d'affaires, la maîtrise des dépenses et des consommations est une piste privilégiée pour redonner des couleurs aux résultats. Selon une étude réalisée en novembre 2010 par Costalis, un cabinet d'optimisation des coûts dédié aux PME-PMI, deux entreprises sur trois ont mis en place des actions internes de contrôle budgétaire et de benchmarking des coûts pour réduire l'impact de la crise. Seules 40 % d'entre elles ont cependant affecté une personne à cette démarche. Quand elles font appel à une aide extérieure, 15% des PME se tournent vers leur cabinet comptable et 37% font appel à des spécialistes. Le champ d'intervention de ces cabinets spécialisés dans l'optimisation des coûts est vaste : réduction des frais généraux, des charges sociales et fiscales, rationalisation des achats, financement de l'innovation, etc.

Des achats de fonctionnement réduits de 15 à 40 %

Selon une étude réalisée en 2010 par le Syncost, le Syndicat des conseils opérationnels en optimisation des coûts, si les grands groupes ont naturellement recours aux cabinets spécialisés, les PME se montrent plus frileuses. Les missions portent le plus souvent sur une ou deux lignes de dépenses. En tête viennent la téléphonie, les assurances, les fournitures de bureau et les frais de déplacements. Cependant, la crise et l'adoption par la plupart des chasseurs de coûts d'un modèle économique fondant la rémunération de leurs prestations sur les économies réalisées tend à démocratiser la pratique. Ces experts évaluent entre 10 et 15 % les gisements d'économies sur les achats de production et de 15 à 40 % ceux sur les achats de fonctionnement. «En moyenne, nous trouvons 2,5 à 3 pistes d'amélioration dans les entreprises qui nous sollicitent et nos interventions dégagent autour de 40.000 euros d'économies» avance pour sa part Luigi Masala, directeur de Costalis. Les économies se traduisent pour les entreprises à la fois par des liquidités, qui viennent gonfler leur trésorerie et par la réduction des charges dans le futur».

Attention cependant. Les cost-killers se défendent de tailler à la hache dans les coûts. «Nous ne cherchons pas tant à réduire les coûts qu'à maîtriser les consommations et optimiser les dépenses en respectant le modèle économique et le fonctionnement de l'entreprise», insiste Hicham Abbad, de KLB Group. C'est pourquoi la recherche d'économies doit s'intégrer dans la stratégie des entreprises et s'envisager sur le long terme. Quelle que soit la conjoncture, dégager des économies permet de préserver les emplois ainsi que la capacité d'investir et d'innover de l'entreprise. En voici les principaux leviers.

Eliminer les frais généraux superflus

Les frais généraux représentent généralement 15 à 25 % du CA d'une entreprise. Non négligeable ! Et qui justifie que l'on passe au crible ces dépenses.
Les entreprises manquent de temps et de spécialistes pour optimiser les coûts de prestations aussi diverses que la téléphonie, la bureautique, les voyages, l'énergie... Pour Hicham Abbad de KLB Group, «75 à 80 % des économies résident chez le client et non chez le fournisseur car le poids des habitudes et l'aversion au risque font qu'il y a toujours du gras dans les entreprises». Pour réduire les frais généraux, plusieurs pistes sont à explorer.

Éplucher les factures est le premier levier à actionner. «Par manque de temps, de ressources ou de compétences, 85 % des entreprises ne vérifient jamais leurs factures télécoms alors que le taux d'erreur est de 5 à 10 %», observe Christophe Merré de ConsoTel, conseil en gestion télécoms.
Remplacer un déplacement par une visioconférence (pratique alternative qui se développe selon le baromètre American Express 2010), mettre en place un système d'éclairage qui se déclenche quand la pièce est occupée, rationaliser son mode de chauffage..., autant de gestes qui peuvent aboutir au final à des économies importantes. Une des clés de la réussite réside dans la responsabilisation des usagers. «En matière de téléphonie, les salariés n'ont aucune idée des factures qu'ils génèrent» assure Christophe Merré. C'est pourquoi ConsoTel commercialise depuis peu un service télécom, appelé Tellcost, qui permet de suivre les consommations des usagers et de les en informer via Internet et des SMS. «Nos premiers clients ont constaté une baisse de 15 % de leur facture de téléphonie mobile avec ce dispositif», annonce Christophe Merré.
Une assistante doit-elle nécessairement disposer du même PC que son patron? Par précaution, les entreprises optent souvent pour des solutions surdimensionnées par rapport à leurs besoins et leurs usages. «Nos audits permettent de cartographier en détail le parc téléphone de nos clients pour adapter leurs forfaits à leurs consommations avec, à la clé, une réduction de 5 à 25 % de leur facture pour les entreprises qui ne s'étaient jamais penchées sur la question», explique Christophe Merré.

Rationaliser vos achats

Les PME manquent souvent de visibilité sur leurs achats de fonctionnement. Il est vrai, que les évolutions techniques et l'opacité tarifaire compliquent la tâche.
«Nos interventions sur la politique d'achat de nos clients se soldent par des économies de 10 à 15% en moyenne sur les achats de production car les entreprises y sont déjà attentives et de l'ordre de 15 à 40 % sur les achats de fonctionnement que les entreprises ne considèrent pas comme stratégiques», témoigne Hicham Abbad, du KLB Group. Trois voies d'amélioration existent.

Dans une PME, les intervenants dans les achats hors production sont multiples et rendent difficile une vue globale des dépenses. Toutes les entreprises n'ont pas les moyens de s'offrir un directeur des achats mais les centraliser sous l'autorité d'un responsable unique peut permettre d'obtenir de 10 à 20 % d'économies.

Des marchés comme celui de la téléphonie ou des fluides sont extrêmement évolutifs. De ce fait, les contrats méritent également d'être épluchés et les tarifs suivis très régulièrement même si leur exécution ne pose aucun problème. Il ne faut pas hésiter non plus à faire jouer la concurrence en lançant des appels d'offres. «Les entreprises que nous aidons à renégocier leurs tarifs auprès des opérateurs de téléphonie gagnent entre 10 et 20 % d'économies sans forcément changer d'opérateur», relate Christophe Merré. Même son de cloche chez CLB Conseils, spécialiste de la maîtrise des dépenses bureautiques. «Il ne nous est arrivé qu'une fois de ne pas trouver d'économies chez un client. En moyenne celles-ci vont de 40 à 45 %», assure son directeur, Laurent Besnard.

«Nous recommandons aux entreprises de remettre en cause tous les deux ou trois ans leurs fournisseurs, quitte à les reconduire», conseille Hicham Abbad. Les fournisseurs représentant de petits volumes d'achats non stratégiques sont à éliminer car leur gestion est souvent chronophage. Mieux vaut sélectionner un fournisseur par catégorie d'achat. Pour réaliser des économies dans la durée, le moins disant n'est pas forcément le plus pertinent. Il est parfois plus judicieux d'instaurer avec un fournisseur mieux disant des relations privilégiées, éventuellement dans le cadre d'un contrat pluriannuel. «En donnant de la visibilité à un fournisseur, on l'autorise à prendre des risques. La recherche de productivité doit être réciproque» indique Hicham Abbad.

Alléger votre masse salariale

La situation est paradoxale en apparence. Les entreprises citent les charges sociales comme leur premier poste de coûts. Pourtant elles cotisent souvent au-delà des obligations légales. Explication: «la complexité croissante de la législation, associée parfois au manque de ressources en interne, rend de plus en plus difficile pour les entreprises l'établissement des bulletins de paie. Plus les structures sont petites, moins elles prennent en compte les évolutions récentes des réglementations», commente Luigi Masala, du cabinet Costalis. L'enjeu est pourtant de taille: payer le prix juste permet de conserver les salariés tout en contenant le coût de la masse salariale. Costalis constate que 7 bulletins de salaire sur 10 sont optimisables. «Nous estimons à 2,5 % de la masse salariale les économies potentielles», poursuit Luigi Masala.

Pour ne pas payer de charges indues, la première démarche consiste à balayer la façon dont l'entreprise cotise à l'ensemble des charges patronales. Les gisements d'économies se situent souvent au niveau des assiettes servant de base aux cotisations de la Sécurité Sociale. Il faut distinguer quelle catégorie de salariés s'inscrit dans telle ou telle assiette. Le respect des obligations légales liées à l'emploi des travailleurs handicapés ou des seniors permet également aux entreprises d'éviter les pénalités. «Le bon calcul des unités bénéficiaires, des minorations, la prise en compte des dépenses déductibles... sont autant de points sur lesquels nos experts sont vigilants», explique Luigi Masala qui cite en exemple une PME de 90 salariés, spécialisée dans la chimie, qui a économisé 35.000 euros en intégrant dans l'assiette des travailleurs handicapés des bénéficiaires qu'elle n'avaient pas recensés. Le recours à un spécialiste peut donc s'avérer intéressant pour l'entreprise car son expertise permet de détecter les anomalies de paiement et d'exploiter la législation dans ses plus récentes évolutions. À noter que la loi autorise les entreprises à demander auprès des administrations un remboursement des charges indûment versées portant sur les trois dernières années. 

Optimiser votre fiscalité

Nul n'échappe à l'impôt mais la législation fiscale évolue si vite qu'il est difficile d'en suivre les évolutions. Consulter un spécialiste peut s'avérer payant en la matière. En 2010, le cabinet LowendalMasaï a ainsi recensé quinze nouvelles pistes d'optimisation des coûts fiscaux et financiers. «En passant au crible les taxes foncières, la récupération de la TVA à l'international et l'éligibilité à des crédits d'impôt, tel que le crédit impôt recherche (CIR), nous permettons aux entreprises qui nous consultent de réaliser des économies indolores», explique Hervé Estampes, directeur du groupe fiscal et financier chez LowendalMasaï.

Les modalités de la taxe foncière demeurent par exemple encore trop méconnues des entreprises. Son calcul repose sur des informations recueillies au moment de la construction du bâtiment auquel elle s'applique. Les entreprises ne portent pas toujours à la connaissance de l'administration les aménagements ultérieurs qui modifient pourtant son montant. Refaire le métré et le calcul des surfaces utiles via un géomètre permet de s'assurer que la taxe payée correspond bien à la réalité. Économiser 5 à 10 % sur la taxe foncière peut représenter plusieurs dizaines de milliers d'euros. Parfois plus. «Un matin, un chef d'entreprise m'appelle car il payait 150.000€ de taxe foncière pour une usine de 800m². Dans la journée, il m'a envoyé le fichier de ses immobilisations. Le soir même, nous faisions la rectification. Depuis il ne paie plus de taxe foncière», relate Hervé Estampes.

Identifier les avantages que l'entreprise est en droit de solliciter constitue une autre voie pour optimiser les coûts. Le gouvernement a ainsi mis en place un dispositif incitatif d'aide au financement de l'innovation, le CIR (Crédit d'impôt recherche). En 2010, 13.000 entreprises en ont bénéficié. Cependant, selon une étude publiée en mars 2010 par LowendalMasaï, 60 % des entreprises ayant songé à accéder au CIR y ont renoncé car elles ne s'estimaient pas légitimes. Bien que simple sur le principe, sa mise en œuvre s'avère en effet complexe en raison des possibilités d'interprétation des textes et de la nécessité de justifier et de valoriser de façon extrêmement rigoureuse les opérations de R&D. «Les entreprises imaginent à tort qu'il faut travailler dans un domaine de pointe pour être éligible au CIR. Or nous y avons fait accéder des clients traiteur ou boulanger car ils mettaient en œuvre des dispositifs innovants dans leur activité», commente Hervé Estampes.

Dossier réalisé par Caroline Scribe
Le Journal des Entreprises

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