Réduction du coût des achats : les stratégies possibles

Bien gérer ses achats peut permettre de réduire sensiblement ses coûts et rendre sa société plus compétitive. Comment bien acheter ou réduire ses coûts ? Qui doit gérer cette activité ? A-t-on plutôt intérêt à externaliser ou à assurer en interne cette tâche ? Zoom sur les solutions à votre disposition...

Pour une entreprise, acheter n'est pas un acte anodin. Un achat va servir à la fabrication d’un produit, à la mise en vente d’une prestation, à faire fonctionner un service, etc.
C’est une fonction que l’on retrouve dans l’ensemble des activités d’une entreprise, c’est donc un enjeu essentiel. Bien gérer ses achats, sur le plan administratif comme sur le plan commercial, peut en effet permettre de réduire sensiblement ses coûts et rendre sa société plus compétitive. Si toutes les organisations achètent, elles ne le font pas toutes de la manière la plus judicieuse. Zoom sur les différents points à contrôler avant de choisir la stratégie achat à adopter...

Bien acheter

1) Centraliser ses achats

Pour acheter efficacement, il est recommandé dans un premier temps de recenser tous les achats : élaborer une liste de tous les besoins, dans tous les services de l’entreprise ; et les centraliser auprès d’un seul et unique interlocuteur, qui sera chargé de la gestion. Ainsi, l’information sera stockée dans un même endroit, les fournisseurs et les employés pourront se référer à une personne bien identifiée, la gestion se fera en temps réel, et les dépenses seront plus facilement maîtrisables.

2) Eliminer l’inutile, le superflu

Ensuite, identifier toutes les fonctions d’un produit - d’un objet - en se focalisant uniquement sur les besoins dominants auxquels il doit répondre. Ceci permet de se concentrer sur les fonctions essentielles, et ne pas investir sur des options peu rentables, sans importance.

3) Sélectionner les fournisseurs

Enfin, réduire le nombre de prestataires. Ceci permet de commander davantage auprès des seuls fournisseurs retenus, et donc négocier avec eux des remises plus importantes.

Choisir ceux qui pourront immédiatement répondre à vos besoins. Garder les plus compétitifs, les retenir en fonction des critères suivants : 

• délai de livraison, 
• conditions de paiement (carte bleu, chèque, espèce, mandat, traite),
• remises éventuelles accordées, 
• mode de commande (par courrier, Internet, téléphone),
• les prix et la gamme des articles proposés par rapport à la concurrence, 
• les frais de port qui peuvent être gratuits - franco de port à partir d’un certain montant de commande - ou payants.

N’oubliez pas une hcose : un client a toujours la possibilité de rompre un contrat, si celui-ci n’offre plus des conditions avantageuses pour son entreprise. Veillez quand même à effectuer votre démarche avant la date prévue de reconduction. Vous pourrez ainsi démarcher de nouveaux fournisseurs, lesquels vous proposeront certainement des prix attractifs, afin de gagner un nouveau client.

Toutefois, faites attention à ne pas devenir trop dépendant des fournisseurs principaux, notamment dans le cas où le partenaire se retrouve dans l’incapacité - grève, cessation d’activité - de respecter son contrat, et pour favoriser l’innovation et l’amélioration des techniques de production chez le fournisseur. Effectivement, une trop forte pression de la part d’un client, l’obligerait à se conformer exclusivement aux cahiers des charges, et empêcherait toute proposition d’amélioration dans les processus de fabrication.

Bien gérer ses achats

Si bien acheter permet de réduire ses coûts, encore faut-il, ensuite, réussir à gérer toutes ses dépenses.
Les achats représentent en effet une part importante du prix de revient d’un produit. Donc, il est essentiel de bien les maîtriser. L‘optimisation des achats peut pallier la stagnation des ventes, l’impossibilité à générer des gains ou à réduire les frais de personnel, notamment. A cet effet, on trouve plusieurs méthodes efficaces permettant à la fois de réduire les coûts, tout en augmentant la marge nette.

1) Lancer des appels d’offres

La première méthode consiste à lancer des appels d’offres régulièrement, de préférence tous les ans afin de remettre en jeu les différents contrats ou marchés, dans le but de renégocier les prix des produits avec les prestataires habituels, et d’éviter les hausses de prix. Faites comprendre aux fournisseurs qu’il vous est toujours possible de vous fournir ailleurs... Grâce au partenariat et aux relations privilégiées établis depuis de longue date, vous pouvez aussi jouer la carte de l'affectif pour obtenir de nouvelles remises ou bénéficier d’autres privilèges.

Toutefois, une recommandation s‘impose quand on a recours à des appels d’offres : garder un comportement correct. Pensez à répondre à tous les candidats qui vous ont transmis un dossier. Il ne faut pas laisser une image négative de la société. Qui sait, vous aurez peut être besoin de faire appel à leurs services ultérieurement !

2) Se renseigner sur les tarifs pratiqués

Pourquoi ne pas contacter des entreprises (non concurrentes, bien sûr !), et leur demander à quels tarifs elles se procurent un produit qui vous intéresse ? Les informations collectées vous serviront de bases de négociation.

3) Associer les prestataires à la définition des besoins

Etablir un partenariat avec ses prestataires ou les associer à sa démarche achat peut s’avérer très profitable. Les fabricants spécialistes dans leur secteur, peuvent faire des propositions innovantes et propices à la diminution des coûts d’achats. Il est possible d’étudier leur process de fabrication, et d’adapter sa propre production en fonction des renseignements obtenus, puis de réaliser des économies en interne.

4) Utiliser Internet

Internet permet de réaliser de réelles économies : plus de commande papier, des délais de transmission raccourcis, un accès à tous les services des prestataires, un moyen de communication avec vos interlocuteurs simplifié... 

De plus, Internet peut servir de source d’informations, notamment pour se documenter sur ses fournisseurs ou en découvrir de nouveaux. Il est possible aussi de lancer des appels d’offres sur différents sites : les généralistes (marchés horizontaux) ou les spécialisés par secteurs d’activité (marchés verticaux).

Reste à décider à qui confier une tâche hautement stratégique. Deux choix se présentent : recourir à un prestataire extérieur ou désigner un service ou une personne dans l’entreprise.

Externaliser ses achats ou les gérer en interne

1) Externaliser ses achats

Confier une partie de ses achats à des personnes extérieures peut éventuellement décupler le pouvoir de négociation. Si l’on passe par un intermédiaire qui achète en grande quantité, cela est réalisable.

Attention, déléguer une partie de ses achats revient à accepter de ne plus maîtriser cette spécificité, de dépendre d’une autre structure. Il faut donc éviter d’externaliser les achats « stratégiques », qui concernent le cœur de métier de l’entreprise pour préserver le savoir-faire. S’investir dessus, en connaître la structure du marché, les fournisseurs, faire de la veille technologique et du marketing achat s’avère indispensable. Il faut bien maîtriser son cœur de métier pour ne pas dépendre d’un fournisseur, sur ce qui fait vivre l’entreprise.
En revanche, le reste des dépenses (courantes, non stratégiques, ou spécifiques) peut être pris en charge par des prestataires extérieurs. Notamment, pour les achats dits techniques, qui nécessitent d’être spécialisé dans un domaine parfois inconnu de l’entreprise, qui a la possibilité après de réimporter l’activité en question.

Pour les PME, qui pèsent moins que les grandes multinationales, passer par une centrale d’achats peut constituer une voie intéressante. Effectivement, à plusieurs on commande plus, et on a donc plus de poids pour négocier. Certaines de ces centrales ont diversifié leurs missions, et proposent de réaliser des audits destinés à réduire les frais de fonctionnement.

Avant d’externaliser, le chef d’entreprise doit en tout cas bien étudier et identifier les bénéfices qu’il peut en tirer, car toutes les externalisations ne sont pas toujours avantageuses.

2) Recourir à l’intérim

Si vous connaissez une période de forte activité ou avez besoin de main-d’œuvre supplémentaire et qualifiée, vous avez la possibilité de faire appel à un intérimaire. Il vous aidera à mettre en place les préconisations résultant d’un audit, interviendra sur des domaines que vous ne maîtrisez guère, sur une période donnée. Ce ne peut être que sur des missions ponctuelles.

Si ce travail nécessite une personne à temps plein, alors mieux vaut recruter un employé permanent, un acheteur au sein de votre structure.

Le métier d'acheteur

Le métier d’acheteur est un emploi stratégique dans une entreprise. Il collabore souvent avec la direction, les ingénieurs, les responsables de ventes. Sa fonction ne se résume pas simplement à acheter. Il est polyvalent. Il doit être capable par exemple de négocier et mettre en place de nouveaux contrats, sélectionner des fournisseurs, gérer des appels d’offres, régler divers litiges, déterminer en concertation avec les services leurs besoins, etc. Ses missions varient en fonction de la structure dans laquelle il se trouve.

De plus, il lui faut avoir de bonnes connaissances en droit et en fiscalité, parfois savoir parler plusieurs langues, notamment l’anglais. Son rôle est de jouer l’interface entre les fournisseurs, la direction, et les différents services de l’entreprise, et de gérer l’ensemble des problématiques se rapportant aux achats. Ce métier requièrt une bonne qualification, à savoir Bac+2 minimum avec de l’expérience, ou plus généralement Bac+5. Et, qui dit qualification, dit salaire conséquent : un débutant gagne au minimum 2600 €, un confirmé jusqu’à 6000 €...

Si malgré tout votre budget achat vous semble trop important, vous pouvez toujours faire appel à un costkiller, chasseur de gaspillage en français.

Le costkiller, un partenaire dans la réduction des coûts

Un costkiller est un professionnel, expert en optimisation et en réduction des dépenses (frais généraux, charges sociales et fiscales, achats stratégiques). Certains cabinets sont spécialisés dans des domaines spécifiques, d’autres interviennent sur l’ensemble des postes de dépenses.

Le costkiller va, dans un premier temps, auditer vos comptes, rechercher les postes d’achats à rentabiliser, étudier la structure des coûts, et identifier les possibilités d’optimisation. Il analyse les modes de consommation dans l’entreprise en faisant participer le personnel (atelier par exemple). Puis, il propose des solutions de rationalisation des dépenses.

Dans un second temps, il repère les meilleures opportunités de prix et définit un cahier des charges. Il s’appuie pour cela sur des études de marchés réalisées par son cabinet. Ensuite, il peut soit renégocier certains contrats soit inciter à lancer de nouveaux appels d’offres, éventuellement participer à la présélection de nouveaux fournisseurs, la gestion des appels d’offres et la formation des acheteurs.

La durée du suivi dure trois mois au minimum. Mais cela varie selon les prestations demandées. Il faut savoir que la majorité des costkillers se rémunèrent sur un pourcentage des économies que vous aurez obtenues, c’est un gage de qualité. Le coût est estimé entre 20 à 50 % des économies réalisées. Vous pouvez le négocier en fonction de la participation de votre personnel à la démarche. Car le temps consacré à cette opération, sera du temps en moins à leur poste de travail !

Veillez cependant à choisir un cabinet qui s'adaptera à votre stratégie. Ainsi, si vous travaillez avec l’étranger ou êtes intéressé par ce marché, privilégiez les cabinets qui disposent d’un réseau international afin de profiter de leur carnet d’adresses.  

Faire appel à ce genre de service, implique cependant d’avoir un budget achat assez conséquent, car sinon l’opération risquerait de ne pas être rentable. Cependant, les résultats sont souvent significatifs et permettent de réaliser d’importantes économies.

Bien des possibilités existent pour gérer et optimiser au mieux ses achats… Il n’appartient qu’à vous de définir celle qui convient le mieux à votre entreprise !

Laetitia GARDELLE
Rédaction de NetPME 

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