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La réduction du coût des achats 
Pour une entreprise, acheter n'est pas un acte anodin. Un achat va servir à la fabrication d’un produit, à la mise en vente d’une prestation, à faire fonctionner un service, etc... C’est une fonction que l’on retrouve dans l’ensemble des activités d’une entreprise, c’est donc un enjeu essentiel. Bien gérer ses achats, sur le plan administratif comme sur le plan commercial, peut permettre de réduire sensiblement ses coûts et rendre sa société plus compétitive. Si toutes les organisations achètent, elles ne le font pas toutes de la manière la plus judicieuse. Comment bien acheter ou réduire ses coûts ? A-t-on plutôt intérêt à externaliser ou à assurer en interne cette tâche ? Qui devra gérer cette activité ? Sont autant d’interrogations à prendre en compte, et auxquelles vous devrez répondre avant de passer commande ou choisir la stratégie achat à adopter.
I. Bien acheter
1) Centraliser ses achats
Pour acheter efficacement, il est recommandé dans un premier temps de recenser tous les achats : élaborer une liste de tous les besoins, dans tous les services de l’entreprise ; et les centraliser auprès d’un seul et unique interlocuteur, qui sera chargé de la gestion. Ainsi, l’information sera stockée dans un même endroit, les fournisseurs et les employés pourront se référer à une personne bien identifiée, la gestion se fera en temps réel, et les dépenses seront plus facilement maîtrisables.
2) Eliminer l’inutile, le superflu
Ensuite, identifier toutes les fonctions d’un produit - d’un objet - en se focalisant uniquement sur les besoins dominants auxquels il doit répondre. Ceci permet de se concentrer sur les fonctions essentielles, et ne pas investir sur des options peu rentables, sans importance.
3) Sélectionner les fournisseurs
Enfin, réduire le nombre de prestataires. Ceci permet de commander davantage auprès des seuls fournisseurs retenus, et donc négocier avec eux des remises plus importantes.
Choisir ceux qui pourront immédiatement répondre à vos besoins. Garder les plus compétitifs, les retenir en fonction des critères suivants :
- délai de livraison,
- conditions de paiement (carte bleu, chèque, espèce, mandat, traite)
- remises éventuelles accordées,
- mode de commande (par courrier, fax, Internet, téléphone)
- les prix et la gamme des articles proposés par rapport à la concurrence,
- les frais de port qui peuvent être gratuits - franco de port à partir d’un certain montant de commande - ou payants.
N’oubliez pas, un client a toujours la possibilité de rompre un contrat, si celui-ci n’offre plus des conditions avantageuses pour son entreprise. Veillez quand même à effectuer votre démarche avant la date prévue de reconduction. Vous pourrez ainsi démarcher de nouveaux fournisseurs, lesquels vous proposeront certainement des prix attractifs, afin de gagner un nouveau client.
Toutefois, faites attention à ne pas devenir trop dépendants uniquement des fournisseurs principaux, notamment dans le cas où le partenaire se retrouve dans l’incapacité - grève, cessation d’activité - de respecter son contrat, et pour favoriser l’innovation et l’amélioration des techniques de production chez le fournisseur. Effectivement, une trop forte pression de la part d’un client, l’obligerait à se conformer exclusivement aux cahiers des charges, et empêcherait toute proposition d’amélioration dans les processus de fabrication.
Si bien acheter permet de réduire ses coûts ; encore faut-il, après, réussir à gérer toutes ses dépenses.
II. Bien gérer ses achats
Les achats représentent une part importante du prix de revient d’un produit. Donc, il est essentiel de bien les maîtriser. L‘optimisation des achats peut pallier à la stagnation des ventes, à l’impossibilité à générer des gains ou à réduire les frais de personnel. A cet effet, on trouve plusieurs méthodes efficaces permettant à la fois de réduire les coûts, tout en augmentant la marge nette.
1) Lancer des appels d’offres
La première méthode consiste à lancer des appels d’offres régulièrement tous les ans ; afin de remettre en jeu les différents contrats ou marchés, dans le but de renégocier les prix des produits avec les prestataires habituels, et d’éviter les hausses de prix. Faire comprendre aux fournisseurs, qu’il vous est toujours possible de vous fournir ailleurs. Grâce au partenariat et aux relations privilégiées établis depuis de longue date, vous pourrez jouer la carte affective pour obtenir de nouvelles remises ou bénéficier d’autres privilèges.
Toutefois, une recommandation s‘impose quand on a recours à des appels d’offres, garder un comportement correct, à savoir : répondre à tous les candidats qui vous ont transmis un dossier. Il ne faut pas laisser une image négative de la société. Qui sait, vous aurez peut être besoin de faire appel à leurs services ultérieurement !
2) Se renseigner sur les tarifs pratiqués
Pourquoi ne pas contacter des entreprises (non concurrentes, bien sûr !), et leur demander à quels tarifs elles se procurent un produit qui vous intéresse. Les informations collectées vous serviront de bases de négociation.
3) Associer les prestataires à la définition des besoins
Etablir un partenariat avec ses prestataires ou les associer à la démarche achat peut s’avérer très profitable. Les fabricants spécialistes dans leur secteur, peuvent faire des propositions innovantes et propices à la diminution des coûts d’achats. Il est possible d’étudier leur process de fabrication, et d’adapter sa propre production en fonction des renseignements obtenus, et de réaliser ensuite des économies en interne.
4) Utiliser Internet
L’Internet, un outil moins coûteux et plus rapide qui permet de réaliser de réelles économies. Plus de commande papier, des délais de transmission raccourcis, un accès à tous les services des prestataires, un moyen de communication : en bref, une vraie révolution !
De plus, une nouvelle technique d’achat a fait son apparition, les enchères inversées : les fournisseurs doivent renchérir à la baisse après avoir pris connaissance des offres faites par leurs concurrents, et l’acheteur sélectionne l’offre la plus basse. C’est un moyen opportun de faire baisser les prix.
Enfin, l’Internet peut servir de source d’informations, notamment pour se documenter sur ses fournisseurs ou en découvrir de nouveaux. Il est possible aussi de lancer des appels d’offres sur différents sites : les généralistes (marchés horizontaux) ou les spécialisés par secteurs d’activité (marchés verticaux).
A présent, reste à décider à qui confier cette tâche. Deux choix se présentent, recourir à un prestataire extérieur ou désigner un service ou une personne dans l’entreprise.
III. Externaliser ses achats ou les gérer en interne
1) Externaliser ses achats
Confier une partie de ses achats à des personnes extérieures peut éventuellement décupler le pouvoir de négociation. Si l’on passe par un intermédiaire qui achète en grande quantité, cela est réalisable.
Attention, déléguer une partie de ses achats revient à accepter de divulguer une partie de son savoir-faire, de ne plus maîtriser cette spécificité, de dépendre d’une autre structure. Il faut donc éviter d’externaliser les achats « stratégiques », qui concernent le cœur de métier de l’entreprise pour préserver le savoir-faire. S’investir dessus, en connaître la structure du marché, les fournisseurs, faire de la veille technologique et du marketing achat s’avère indispensable. Il faut bien maîtriser son cœur de métier pour ne pas dépendre d’un fournisseur, sur ce qui fait vivre l’entreprise. Le reste des dépenses (courantes, non stratégiques, ou spécifiques) peut être pris en charge par des prestataires extérieurs. Notamment, pour celles dites techniques, qui demandent d’être spécialisé dans un domaine parfois inconnu de l’entreprise, qui a la possibilité après de réimporter l’activité en question.
Pour les PME, qui pèsent moins que les grandes multinationales, passer par une centrale d’achats semble très intéressant. Effectivement, à plusieurs on commande plus, et on a donc plus de poids pour négocier. Certaines de ces centrales ont diversifié leurs missions, et proposent de réaliser des audits destinés à réduire les frais de fonctionnement.
Avant d’externaliser, le chef d’entreprise doit bien étudier et identifier les bénéfices qu’il peut en tirer, car toutes les externalisations ne sont pas toujours avantageuses.
2) Recourir à l’intérim
Si vous connaissez une période de forte activité ou avez besoin de main d’œuvre supplémentaire et qualifiée, vous avez la possibilité de faire appel à un intérimaire. Il vous aidera à mettre en place les préconisations résultant d’un audit, interviendra sur des domaines que vous ne maîtrisez guère, sur une période donnée. Ce ne peut être que sur des missions ponctuelles.
Si ce travail nécessite une personne à temps plein, alors mieux vaut recruter un employé permanent, un acheteur au sein de votre structure.
IV. Le métier d'acheteur
Le métier d’acheteur est un emploi stratégique dans une entreprise. Il collabore souvent avec la direction, les ingénieurs, les responsables de ventes. Sa fonction ne se résume pas simplement à acheter. Il est polyvalent. Il doit être capable par exemple de négocier et mettre en place de nouveaux contrats, sélectionner des fournisseurs, gérer des appels d’offres, régler divers litiges, déterminer en concertation avec les services leurs besoins, etc... Ses missions varient en fonction de la structure dans laquelle il se trouve.
De plus, il lui faut avoir de bonnes connaissances en droit et en fiscalité, savoir parler plusieurs langues notamment l’anglais. C’est quelqu’un d’autonome, persuasif, avec une grande résistance au stress et à la fatigue physique. C’est un technicien, spécialiste du marché et des produits dont il a la charge, car la plupart des acheteurs ont un secteur/une gamme de produits déterminé(e). Donc, il s’informe régulièrement sur le marché. Il se déplace beaucoup en France ou à l’étranger pour des expositions, des négociations…Il travaille énormément.
On peut lui proposer divers postes : chef ou directeur du service achats, responsable achats ou de l’approvisionnement, vendeur, approvisionneur, acheteur-approvisionneur s’il cumule les deux fonctions…
En résumé, il joue le rôle d’interface entre les fournisseurs, la direction, et les différents services de l’entreprise, et gère l’ensemble des problématiques se rapportant aux achats. C’est un communicant par excellence. Ce métier requière une bonne qualification, à savoir Bac+2 minimum avec de l’expérience, ou plus généralement Bac+5. Et, qui dit qualification, dit salaire conséquent. Effectivement, un débutant gagne au minimum 2600€, et un confirmé jusqu’à 6000€.
Si malgré tout votre budget achat vous semble trop important, vous pouvez toujours faire appel à un costkiller, chasseur de gaspillage en français.
V. Le costkiller, un partenaire dans la réduction des coûts
Un costkiller est un professionnel, expert en optimisation et en réduction des dépenses (frais généraux, charges sociales et fiscales, achats stratégiques). Certains cabinets sont spécialisés dans des domaines spécifiques, d’autres interviennent sur l’ensemble des postes de dépenses.
Le costkiller va, dans un premier temps, auditer vos comptes, rechercher les postes d’achats à rentabiliser, étudier la structure des coûts, et identifier les possibilités d’optimisation. Il analyse les modes de consommation dans l’entreprise en faisant participer le personnel (atelier par exemple). Puis, il propose des solutions de rationalisation des dépenses.
Dans un second temps, il repèrera les meilleures opportunités de prix et définira un cahier des charges. Il s’appuie pour cela sur des études de marchés réalisées par son cabinet. Ensuite, il pourra renégocier certains contrats ou inciter à lancer de nouveaux appels d’offres, éventuellement participer à la présélection de nouveaux fournisseurs, la gestion des appels d’offres et la formation des acheteurs.
La durée du suivi dure 3 mois au minimum. Mais cela varie selon les prestations demandées. Il faut savoir que la majorité des costkillers se rémunèrent sur un pourcentage des économies que vous aurez obtenues, c’est un gage de qualité. Le coût est estimé entre 20 à 50% des économies réalisées. Vous pouvez le négocier en fonction de la participation de votre personnel à la démarche. Car le temps consacré à cette opération, sera du temps en moins à leur poste de travail !
Veillez cependant, à choisir un cabinet permettant d’apporter une vision d’ensemble, mais aussi spécialisée, donc plutôt de grande taille. Par ailleurs, vous pourrez profiter des carnets d’adresses des cabinets, par conséquent si vous travaillez avec l’étranger ou êtes intéressé par ce marché, privilégiez ceux disposant d’un réseau international.
Faire appel à ce genre de service, implique cependant d’avoir un budget achat assez conséquent, car sinon l’opération risquerait de ne pas être très rentable. Cependant, les résultats sont souvent significatifs et permettent de réaliser d’importantes économies.
L’achat est un acte essentiel, c’est un choix déterminant pour une entreprise, lourd de conséquences, qui va lui permettre de faire fonctionner sa production et son organisation. Un mauvais achat peut pénaliser fortement une structure, d’où la nécessité de rentabiliser, et trouver la meilleure des solutions. Bien des possibilités existent pour gérer et optimiser au mieux ses achats… Il n’appartient qu’à vous maintenant de définir celle qui conviendra le mieux pour votre entreprise !
Laetitia GARDELLE
Rédaction de NetPME