Fiche Conseil commentaire

Appel d’offre marché public

Les PME désireuses de répondre à un marché public doivent suivre un cheminement très précis. Depuis le travail de veille jusqu’au choix du candidat, en passant par l’analyse de l’avis de publicité ou la présentation de la candidature, zoom sur les cinq étapes rythmant cette démarche.
Administrateur NetPME , mise à jour le

Etape 1 : Veille et analyse des avis d’appel public à la concurrence

La veille des avis de publicité publiés par les pouvoirs adjudicateurs permet de sélectionner les marchés auxquels on souhaite répondre.
Sauf exception liée au faible montant du marché et à certains marchés négociés, tout marché doit être précédé d’une publicité suffisante pour permettre une mise en concurrence effective et garantir l’égal accès des candidats à la commande publique.
De ce principe, découle l’obligation pour les collectivités qui passent un marché public de publier un avis d’appel public à la concurrence. Cet avis a principalement pour objet de faire connaitre l’objet de la consultation, le type de procédure mis en œuvre et les modalités de réponse.

Comment être informé de la passation d’un marché public ?
L’entreprise qui désire répondre à un marché public doit nécessairement être informée de sa passation. Pour cela il faut suivre les avis de publicité et donc, être informé de leur parution.
Il est ainsi possible de lire régulièrement les journaux d’annonces légales, de regarder le site internet de telles ou telles collectivités cibles.

Les différents supports de l’avis de publicité :

  • journal habilité à recevoir des annonces légales (exemple le moniteur des travaux publics) ;
  • Bulletin officiel des annonces des annonces des marchés publics (BOAMP) ;
  • site Internet de la collectivité ou site de dématérialisation (obligatoire depuis le 1er janvier 2010) ;
  • pour les marchés les plus importants, le Journal officiel de l’union européenne (JOUE).

Les supports de publication sont fonction du montant estimé du marché à passer et de son objet.
Par ailleurs, de nombreux sites internet proposent des formules d’alertes par mots clés et/ou par secteur géographique permettant d’être automatiquement informé de la parution d’un avis dans tel ou tel domaine d’activité (exemples : marcheonline.com, achatpublic.com, etc.).

 

 

Etape 2 : L’analyse de l’avis de publicité et le cas échéant, la demande du dossier de consultation

A la lecture de l’avis de publicité, l’entreprise va déterminer si elle souhaite ou peut répondre aux besoins de la collectivité. En effet, l’avis permet d’être brièvement informé sur les éléments importants relatifs à la procédure.
Principalement, on trouve dans l’avis :

  • L’indication du nom et des coordonnées de la collectivité qui organise la procédure : cela permet de savoir à qui s’adresser pour obtenir le dossier de consultation.
  • La description de l’objet du marché et, le cas échéant, les quantités ou volumes estimés : au vu de l’objet du marché ou de l’importance de l’opération, l’entreprise peut déterminer si elle a la capacité et le savoir faire pour répondre au besoin, si elle peut répondre seule ou avec des partenaires (co-traitance ou sous-traitance).
  • Le choix de la procédure : marché négocié, marché à procédure adaptée, appel d’offres, etc. : Le choix de la procédure permet de déterminer le mode de consultation et donc les modalités de réponse pour l’entreprise. Cette indication permet également d’avoir une idée sur le montant estimé de l’opération.
  • Le cas échéant, le nombre maximum de candidats qui seront admis à présenter une offre : Dans certains cas, la collectivité peut limiter le nombre de candidats (il s’agit alors d’une procédure restreinte).
  • La date limite de réception des candidatures et/ ou des offres.
  • Les critères d’attribution du marché : ils indiquent comment seront jugées les offres des entreprises.

Quand et comment obtenir le dossier de consultation ?
Parfois, la seule lecture de l’avis de publicité ne permet pas d’avoir une indication suffisante sur les caractéristiques du marché. Il est alors conseillé de demander le dossier de consultation pour pouvoir déterminer sa capacité à postuler.

Le dossier de consultation contient l’ensemble des documents et informations préparées par le pouvoir adjudicateur pour définir l’objet, les caractéristiques et les conditions d’exécution du marché. Il comprend le règlement de la consultation et les pièces contractuelles destinées à être celles du marché public (acte d’engagement, Cahier des clauses administratives particulières, dit CCAP et le cas échéant, cahier des clauses techniques particulières, dit CCTP. Dans les marchés de faibles montants, le plus souvent, il n’y aura qu’un cahier des charges ou un cahier des clauses particulières, dit CCP).

Attention, le code des marchés pose le principe de la gratuité de cette transmission, mais réserve la possibilité de faire payer les frais de reprographie.

Le dossier de consultation est communiqué aux concurrents à des moments différents. Cela dépend du caractère restreint ou ouvert de la procédure et des modalités de réponse imposées par la collectivité. L’avis doit préciser ces éléments. En cas de doute, il ne faut pas hésiter à contacter le pouvoir adjudicateur qui passe le marché pour se faire expliquer ou préciser les conditions de la mise en concurrence.

Procédure ouverte ou restreinte
Dans les procédures restreintes et négociés, seules les entreprises sélectionnées peuvent remettre une offre. Dans les procédures ouvertes, toutes les entreprises peuvent remettre une offre.

Lorsque la procédure est restreinte, les modalités précises de remise de la candidature sont fixées dans l’avis. Parfois, l’avis renvoie à un règlement de consultation, auquel cas, l’entreprise doit se tourner vers la collectivité pour en demander la copie. Mais, en principe, l’avis précise les documents à remettre ainsi que la date limite de remise de la candidature.

Le dossier de consultation est communiqué aux concurrents après la phase de sélection des candidatures. De ce fait, l’entreprise n’a pas immédiatement accès au dossier de consultation. Elle doit d’abord faire acte de candidature en remettant avant la date et l’heure indiquée les pièces administratives exigées et listées dans l’avis.

Dans tous les cas, cette première étape a pour objet d’apprécier les capacités techniques, humaines, économiques et financières de l’entreprise à exécuter le marché. Le pouvoir adjudicateur sélectionnera ainsi les entreprises qui pourront remettre une offre au vu de ces documents.
D’une manière générale, sont exigées a minima les formulaires types DC4, DC5, les attestations sur l’honneur, une plaquette de présentation de la société et les références. (Cf. ci-après).

Lorsque la procédure est ouverte, le pouvoir adjudicateur doit communiquer à toute entreprise qui en fait la demande, le dossier de consultation, dès la parution de l’avis. A partir de l’analyse du dossier de consultation, l’entreprise peut élaborer une stratégie de réponse.
Elle peut :

  • postuler seule ;
  • répondre avec un ou des sous-traitants ;
  • répondre en groupement conjoint ou solidaire avec d’autres partenaires.

Etape 3 : Présentation des candidatures et des offres

Il est impératif de respecter la date et l’heure de remise des candidatures et des offres.
Le dossier peut être remis en main propres contre récépissé ou envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception, ce qui constituera une preuve de remise à la date indiquée. Attention : c’est la date d’arrivée du courrier qui importe et non la date d’envoi. Il faut donc tenir compte des délais postaux.

Les modalités de présentation de la candidature et de l’offre
Il faut se référer à l’avis d’appel public à la concurrence et au règlement de consultation car ces documents listent les modalités de remise de l’offre et les documents exigés par le pouvoir adjudicateur.
L’oubli d’un document ou l’absence de signature d’un document devant être signé par une personne habilitée à représenter l’entreprise rendant l’offre irrecevable, il est conseillé de lister et vérifier avec attention les documents remis.

Dans les procédures restreintes, l’entreprise remet d’abord sa candidature, puis, si elle est sélectionnée, son offre.
Dans les procédures ouvertes, la candidature (description des moyens, capacité financières, références, etc.) sera remise en même temps que l’offre proprement dite (réponse technique et financière).

Même si tous les documents sont remis dans la même enveloppe (le mécanisme de la double enveloppe ayant été supprimé par le décret du 19 décembre 2008), le pouvoir adjudicateur doit, dans un premier temps, examiner la capacité de l’entreprise puis, dans un second temps, analyser l’offre.

La candidature
A quoi servent les documents administratifs demandés ? Ils permettent à l’entreprise de se présenter, de faire valoir son expérience, d’indiquer ses moyens, les garanties financières - par exemple en terme de chiffre d’affaires -, de présenter les membres du groupement lorsque la réponse est celle de plusieurs entreprises groupées, le ou les sous-traitants…

Comment prouver sa capacité technique, professionnelle et financière ? En règle générale, les documents et renseignements demandés sont produits à l’aide des formulaires types (DC4 et DC5) téléchargeables sur le site du ministère des Finances.
De plus, le candidat doit attester sur l’honneur qu’il ne fait pas l’objet d’une interdiction de concourir, ni n’a fait l’objet d’une condamnation pénale pour les infractions liée au travail dissimulé ou à l’emploi de travailleurs étrangers non munis de titre de travail.
Une entreprise en redressement judiciaire peut concourir mais doit apporter la copie du ou des jugements prononcés à cet effet.

Il faut impérativement fournir tous les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur. Ce dernier ne peut exiger des candidats que des renseignements ou documents permettant d’évaluer leur expérience, leurs capacités professionnelles, techniques et financières ainsi que des documents relatifs aux pouvoirs des personnes habilitées à les engager.
La liste de ces documents est fixée de façon exhaustive par les textes (1).

Exemples : Déclaration concernant le chiffre d’affaires global et le chiffre d’affaires des fournitures, services ou travaux auxquels se réfère le marché, réalisés au cours des trois derniers exercices ; Déclaration indiquant les effectifs du candidat ; Certificats de qualifications professionnelles ; Echantillons, descriptions et/ ou photographies des fournitures.

Le pouvoir adjudicateur n’est pas tenu d’exiger la totalité des renseignements listés, mais il lui est impossible d’exiger des renseignements autres que ceux autorisés par le texte précité. En revanche, rien n’interdit à l’entreprise de fournir des renseignements supplémentaires ou équivalents.

Lorsque l’entreprise est dans l’impossibilité de produire l’un des renseignements ou documents exigés, elle peut prouver sa capacité par tout autre document considéré comme équivalent par le pouvoir adjudicateur. Par exemple une entreprise nouvellement créée ne pourra pas fournir un chiffre d’affaires pour les trois derniers exercices. Elle pourra ainsi prouver sa capacité financière par d’autres moyens (garantie bancaire, chiffre d’affaire passés des dirigeants, liste des contrats en cours, chiffre d’affaire d’un cotraitant…).

Enfin, si l’entreprise seule n’a pas de capacités suffisantes (effectifs insuffisants, chiffre d’affaires faible) l’entreprise peut demander que soient prises en compte les capacités d’autres opérateurs économiques (sous-traitant, cotraitant notamment). Dans ce cas, il faut fournir la preuve des capacités de cet autre opérateur et prouver qu’on en disposera pendant l’exécution du marché.

L’offre proprement dite
L’offre est constituée du prix proposé pour l’exécution du marché et de la méthodologie qui sera mise en œuvre. Formellement, elle est présentée sous la forme d’un acte d’engagement comprenant éventuellement une ou des annexes financières.
Il est impératif de se plier aux exigences du pouvoir adjudicateur sur la nature du prix (forfaitaire ou unitaire) et de remplir intégralement et correctement l’acte d’engagement et ses annexes, ces documents ne pouvant pas être modifiés. L’acte d’engagement doit obligatoirement être signé par le candidat.

L’offre comprend également un mémoire méthodologique et technique établi par l’entreprise. Ce mémoire doit répondre aux attentes du pouvoir adjudicateur et exposer clairement comment l’entreprise entend exécuter ses prestations, selon quelle méthode, quel effectif, quel planning, etc.

La remise de l’offre engage la société candidate et ce, pendant la durée de validité indiquée dans le règlement de consultation. Cela signifie que pendant cette durée, l’entreprise ne peut plus modifier son offre, ni se rétracter.

Une offre variante
Le décret n° 2011-1000 du 25 août 2011 modifiant certaines dispositions applicables aux marchés et contrats relevant de la commande publique ouvre la possibilité de présenter une offre variante sans que celle-ci accompagne nécessairement une offre de base (47). Cette mesure permet aux acheteurs de favoriser l'accès des PME, notamment innovantes, qui n'ont pas nécessairement la capacité de proposer une offre de base, alors qu'elles peuvent proposer des solutions alternatives tout autant adaptées au besoin. Toutefois, l'acheteur a toujours la possibilité d'exiger, dans l'avis d'appel public à la concurrence ou dans les documents de la consultation, qu'une offre de base accompagne la ou les variantes.
 

Etape 4 : Examen des candidatures et des offres par le pouvoir adjudicateur

Examen et recevabilité des candidatures
C’est au regard de la candidature que le pouvoir adjudicateur va apprécier la capacité de chacune des entreprises à exécuter le marché.
Toutefois, avant de procéder à l’analyse des candidatures, le pouvoir adjudicateur peut demander aux candidats qui auraient oublié de fournir des documents de compléter leur dossier de candidature dans un délai identique pour tous. Ce délai ne peut être supérieur à 10 jours.
Mais il s’agit là d’une faculté laissée à la libre appréciation du pouvoir adjudicateur. Il est donc important de veiller à fournir toutes les pièces demandées. Dans l’hypothèse où des pièces sont manquantes ou incomplètes, et si le pouvoir adjudicateur n’a pas recours à cette faculté, la candidature sera rejetée.

Choix de l’offre la plus avantageuse
Le choix se fait selon un ou plusieurs critères annoncés préalablement, soit dans l’avis de publicité, soit dans le dossier de consultation.
Les sous-critères doivent également être annoncés pour expliquer le contenu d’un critère exprimé en des termes trop généraux (exemple : critère esthétique).
En fonction de la pondération des critères et des sous-critères, l’entreprise peut orienter son offre sur certaines de ses caractéristiques pour les mettre en avant.

Etape 5 : Choix du candidat et information des candidats évincés

Pendant toute la procédure et jusqu’à son achèvement, il ne faut pas hésiter à contacter la collectivité pour connaitre l’état d’avancement de la mise en concurrence et le choix qui a été fait. Surtout pour les marchés à procédure adaptée, il est conseillé de se tenir régulièrement informé car il est encore fréquent que certaines collectivités n’informent pas les candidats de l’achèvement d’une procédure.

Si l’offre est retenue, il faut transmettre dans un délai fixé par le pouvoir adjudicateur les attestations ainsi que les certificats fiscaux et sociaux délivrés par les organismes compétents. Les prestations ne peuvent débuter qu’à partir de la notification du marché.

Si l’offre n’est pas retenue, les candidats non retenus sont informés (par écrit) du rejet de leur offre.
Le pouvoir adjudicateur doit attendre un délai de 10 jours minimum à compter de la réception de ce courrier, pour pouvoir signer le marché. Ce délai de 10 jours permet au candidat évincé de former un référé précontractuel devant le juge administratif.

Dans tous les cas, il est conseillé de demander par écrit la communication des motifs détaillés de ce rejet ainsi que les caractéristiques et les avantages relatifs de l’offre retenue et le nom de l’attributaire. Il est également possible de demander la communication du rapport de présentation, des procès-verbaux de commission ou tout autre document administratif.

Le principe d’un avis d’attribution est prévu par le code des marchés publics. Il a pour objet de porter à la connaissance du public le nom du titulaire du marché ainsi que son montant. A compter de l’avis d’information sur la signature du marché, l’entreprise dispose d’un délai de deux mois pour saisir le juge administratif d’une demande d’annulation du marché.

Renaud Fages, avocat à la Cour
Cabinet Fages & Destarac
contact@fagesdestarac-avocats.com

(1) Arrêté du 28 août 2006 fixant la liste des renseignements et des documents pouvant être demandés aux candidats aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs 

 

RAPPEL

►Publicité libre :

- En dessous de 20.000 euros, aucune mesure de publicité n’est imposée par le code
- Entre 20.000 et 90.000 euros HT, le pouvoir adjudicateur choisit librement les modalités de publicité

►Publicité réglementée :
- Pour les marchés de services et fournitures compris entre 90.000 et 206.000 euros HT pour les collectivités locales (133.000 euros HT pour l’Etat), et pour les marchés de travaux compris entre 90.000 et 5,15 millions d’euros HT, la publicité doit obligatoirement se faire dans un journal d’annonces légales ou au BOAMP et depuis le 1er janvier 2010, sur le profil d’acheteur de la collectivité. L’avis peut également être publié dans un journal spécialisé en rapport avec l’objet du marché, si le pouvoir adjudicateur l’estime nécessaire.
- Au-delà de ces seuils, l’avis d’appel public à la concurrence doit obligatoirement être publié au BOAMP, au JOUE et, à compter du 1er janvier 2010, sur le profil d’acheteur du pouvoir adjudicateur.


Evaluez cet article

En application du code de la propriété intellectuelle, toute reproduction totale ou partielle est strictement interdite sans autorisation écrite de NetPME.

commentaire


REAGISSEZ

Vos commentaires

Inscrivez vous si vous n'avez pas encore de compte ou identifiez-vous ci-dessous

 

Laisser un commentaire