Prime transport et forfait mobilités durables : mode d'emploi

Tout employeur, privé ou public, situé sur le territoire français doit, depuis 2009, prendre en charge 50 % du prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour leur déplacements résidence-lieu de travail au moyen de transports publics.

Il est tenu à cette obligation quelle que soit la localisation du domicile et du lieu de travail du salarié, et même si ces deux lieux se situent dans des régions différentes.

Tous les salariés y ont droit, même ceux qui travaillent à temps partiel (pour les salariés travaillant moins d’un mi-temps, le remboursement obligatoire est proratisé).

Titres d’abonnement concernés

• des abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité et des abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF, par les entreprises de transport public, les régies et établissements publics mentionnés dans la loi du 30 décembre 1982 d’orientation des transports intérieurs ;
• des cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la RATP, la SNCF, les entreprises de l’organisation professionnelle des transports d’Ile-de-France ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les établissements publics précités ;
• des abonnements à un service public de location de vélos.

Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursés.

Modalités de prise en charge

La prise en charge se calcule sur la base des tarifs de 2^e classe, peu importe que le salarié ait souscrit un abonnement de 1^re classe.

Sur justificatif du salarié, l’employeur procède au remboursement des titres achetés par les salariés au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Les titres dont la période de validité est annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d’utilisation. Pour les intérimaires et les abonnements à un service public de vélo sans identification de l’abonné, une attestation sur l’honneur peut suffire à justifier l’abonnement.

Cette participation obligatoire doit figurer sur le bulletin de paie. Elle est exonérée des charges sociales, patronales et salariales (y compris la CSG et la CRDS) et d’impôt sur le revenu.

Si le salarié utilise son véhicule pour effectuer le trajet entre sa résidence et son lieu de travail, l’employeur peut lui verser une indemnité kilométrique dont le régime social diffère selon que le véhicule est utilisé par contrainte ou convenance personnelle. Si le salarié est obligé d’utiliser son véhicule, il peut aussi lui verser une prime exonérée de charges et d’impôt dans certaines conditions et limites.

Le versement d’indemnités kilométriques

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail, l’employeur peut lui verser des indemnités kilométriques. Il n’y a pas d’obligation légale en la matière, à la différence des frais de transports collectifs.

En principe, ces indemnités sont exonérées de charges sociales dans la limite du barème des indemnités kilométriques publié annuellement par l’administration fiscale.

Lorsque le salarié utilise son véhicule pour convenance personnelle, l’employeur peut lui verser des indemnités kilométriques qui sont exonérées de charges sociales à concurrence du tarif du transport en commun le plus économique.

Lorsque la résidence du salarié est éloignée de son lieu de travail, l’employeur peut lui verser des indemnités kilométriques qui sont exonérées de charges sociales dès lors que cet éloignement ne résulte pas d’une convenance personnelle. A contrario, lorsque l’éloignement résulte de la convenance personnelle, les indemnités versées par l’employeur sont soumises à cotisations et ce, que le salarié utilise son véhicule par contrainte ou par convenance personnelle.

Le versement d’une prime de transport

• dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d’Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains ;
• pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport (ex. : travail de nuit, horaires décalés) ;
• qui sont situés sur une commune non desservie par un service public de transport régulier ou un service privé mis en place par l’employeur ;
• qui ne sont pas inclus dans le périmètre d’un plan de mobilité obligatoire.

• par accord d’entreprise ou interentreprises ou, à défaut, par accord de branche (les entreprises soumises à l’obligation de négocier sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et sur la QVT doivent désormais négocier sur la mobilité pour réduire son coût et inciter à l’usage des modes de transport vertueux ; en l’absence d’accord, un plan de mobilité employeur devra être élaboré) ;
• par décision unilatérale de l’employeur après consultation du comité social et économique (CSE) ou, à défaut, des délégués du personnel s’il en existe.

Depuis 2021, la prime de transport versée par l’employeur est exonérée de l’ensemble des charges sociales, y compris la CSG et la CRDS, dans la limite de 500 € par année et par salarié. Attention, les frais de carburant ne peuvent être socialement et fiscalement exonérés qu’à hauteur de 200 € par an. A contrario, le forfait « mobilités durables » (voir ci-après) ou les frais d’alimentation électrique peuvent, eux, être exonérés à hauteur de 500 €.

• 500 € par an ;
• ou le montant de la prise en charge des frais de transport public si cette prise en charge excède 500 €.

L’indemnité kilométrique vélo et l’indemnité forfaitaire covoiturage sont remplacées par un forfait « mobilités durables ». L’employeur peut prendre en charge tout ou en partie des frais engagés par ses salariés qui se déplacent entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail :

• à vélo (électrique ou non, à 3 roues, etc.), que le salarié en soit propriétaire ou locataire ;
• en covoiturage (conducteur ou passager) ;
• en transports publics (hors frais d’abonnement relevant de la prise en charge obligatoire de 50 %) ;
• ou à l’aide d’autres services de mobilité partagée, tels que  :
  • la location ou la mise à disposition en libre-service de cyclomoteurs, de motocyclettes, de vélos électriques ou non et d’engins de déplacement personnel avec ou sans station d’attache et accessibles sur la voie publique, à condition qu’ils soient équipés d’un moteur non thermique ou d’une assistance non thermique lorsqu’ils sont motorisés ;
  • les services d’autopartage de véhicule à moteur à condition que les véhicules mis à disposition soient des véhicules à faibles émissions.

A compter du 1^er janvier 2022, les engins de déplacement personnel motorisé (EDPM) dont les trottinettes personnelles font partie, pourront également bénéficier de cette prise en charge patronale.

Le montant, les modalités et les critères d’attribution de la prise en charge des frais sous forme de forfait de « mobilités durables » sont déterminés par accord d’entreprise, interentreprises ou de branche. À défaut d’accord, la prise en charge de ces frais peut être mise en oeuvre par décision unilatérale de l’employeur (DUE), après consultation du CSE, s’il existe.

Le « titre-mobilité »

Pour faciliter la tâche de l’employeur, la prise en charge des frais de transport personnel peut prendre la forme d’une solution de paiement spécifique, dématérialisée et prépayée : le « titre-mobilité » (sur le modèle du ticket-restaurant).

Ce titre est émis par une société spécialisée qui les cède à l’employeur contre paiement de leur valeur libératoire et, le cas échéant, d’une commission. Il peut être utilisé dans les stations-services, les magasins de vélos (électriques ou non), les plateformes de covoiturage, les entreprises de location de véhicules électriques ou de cycles, etc.

Un décret du 16 décembre 2021 fixe les conditions d’utilisation des titres-mobilité à compter du 1^er janvier 2022 (procédure d’agrément, conditions d’utilisation et de remboursement, contrôle, etc.).

Exonérations fiscale et sociale

Depuis le 1er janvier 2021, la prise en charge du forfait « mobilités durables » est exonéré d’impôt sur le revenu et des cotisations sociales dans la limite de 500 € par an et par salarié.

À noter, à compter du 25 août 2021, en cas de cumul du forfait mobilités durables et de la prise en charge obligatoire par l’employeur de l’abonnement de transport en commun, l’avantage fiscal et social résultant des deux aides ne peut pas dépasser 600 € par an (contre 500 € auparavant) ou, s’il est supérieur, le montant de la prise en charge obligatoire à l’abonnement de transport en commun.

Remarque : en matière d’impôt sur le revenu, la nouvelle limite d’exonération s’appliquera donc à compter de l’imposition des revenus de 2021 (déclaration de revenus effectuée en 2022).

Retrouvez plus d’infos en téléchargeant notre kit Prendre en charge des frais de transport.