Lorsque l’on veut augmenter ses bénéfices, on pense souvent en premier lieu à l’augmentation du chiffre d’affaires. Mais il ne faut pas négliger l’optimisation des coûts, qui peut avoir des répercussions importantes sur le budget de l’entreprise. Cette rubrique vous permettra d’identifier des postes d’économie, grâce à notre outil d’optimisation des coûts.
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Si la crise a eu un effet positif pour un certain nombre d’entreprises, c’est celui de les forcer à remettre à plat leur organisation et leur structure de coûts, en vue de les optimiser. Outre les services généraux, l’énergie, le poste informatique, l’entreprise a aussi tout intérêt à se pencher sur les frais engendrés par ses emplois. D’autant que « le capital humain constitue un coût majeur pour les entreprises. Quand l’activité se porte bien, elles cherchent le plus souvent à optimiser les coûts liés à l’emploi d’un salarié en utilisant des mécanismes incitatifs sur le plan fiscal et social. En période de sous-activité, elles vont plutôt tenter de modifier l’organisation du travail », analyse Cyril Crugnola, avocat chez Ernst & Young, société d’avocats.
Effectivement, les mesures de réduction de coûts ne sont pas les mêmes selon que l’entreprise se trouve en situation de sous-activité ou qu’elle vogue à son rythme de croisière. En période normale d’activité, une bonne analyse de vos bulletins de salaire ainsi que de vos obligations légales doit vous permettre de dégager des économies, qui seront sans incidences sur votre organisation. En revanche, en période de crise, il devient essentiel de faire bouger les lignes : avant de procéder à des licenciements, l’employeur dispose de quelques cartouches pour se donner un peu d’air.
Bien connaître les règles sociales et juridiques peut permettre à l’entreprise de réduire les charges liées à la rémunération de ses collaborateurs.
« Il est de plus en plus compliqué pour une entreprise de remplir correctement ses bulletins de paie à cause de la complexité grandissante de la législation », constate Lionel Rhonat, directeur de production au pôle social d’Alma Consulting Group, un cabinet qui est notamment spécialisé dans la réduction des charges sociales. Conséquence pour les entreprises: « Plus de neuf fois sur dix, elles paient des sommes indûment », assure Lionel Rhonat (voir notre fiche conseil Gestion de la paie).
L’appel à un spécialiste peut donc s’avérer intéressant pour l’entreprise, d’autant que la loi l’autorise à demander auprès des administrations un remboursement portant sur les trois dernières années. Pour Lionel Rhonat, le nerf de la guerre se situe au niveau des assiettes qui constituent les bases de cotisation de la Sécurité sociale. Le tout est de distinguer quelles catégories de salariés s’inscrivent dans telle ou telle assiette. « Les entreprises font parfois une règle générale de cas particuliers ; les services de paie peuvent aussi fonctionner par habitude », constate-t-il. Outre l’optimisation des taxes assises sur les salaires, il est possible de réduire la cotisation patronale « accidents du travail » et « maladie professionnelle », sans modifier les droits des salariés.
Autre poste à regarder : l’abattement pour frais professionnels. Pour certaines catégories de salariés et sous certaines conditions, les employeurs peuvent en effet appliquer à la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale une déduction forfaitaire (voir le site de l’URSSAF). Il doit pour cela s’appuyer sur un accord collectif ou, à défaut, en faire la demande à chaque salarié.
Quand l’activité diminue, « la première chose que je conseille, c’est de mettre en place des formations », indique Rafika Drif, responsable du groupe social de Strego. Dans, les PME beaucoup de chefs d’entreprise ne font que payer leur cotisation alors qu’un Opca peut, dans une certaine limite, prendre en charge le coût de la formation ainsi que le salaire.
Les modalités de fixation des congés payés sont une prérogative de l’employeur. Celui-ci est tenu d’informer les représentants du personnel et les salariés au moins deux mois à l’avance. En cas de circonstances exceptionnelles comme une baisse d’activité ou avec l’accord du salarié, l’employeur peut déroger à cette règle et imposer des dates de congés moins d’un mois avant la date de départ des salariés.
En période de sous-activité, l’entreprise tente généralement de modifier l’organisation du travail. Réduction ou modulation des horaires de travail, baisse ou aménagement de la rémunération, etc.: « Quand l’employeur veut modifier un élément essentiel du contrat de travail, en aucun cas il ne peut se passer de l’accord du salarié. Si celui-ci refuse, l’employeur n’a pas d’autre choix que de faire machine arrière… ou de procéder à un licenciement », explique Cyril Crugnola, avocat chez Ernst & Young société d’avocats. Un accord qui peut être individuel ou collectif. D’où l’importance de renforcer, dans les périodes délicates, le dialogue entre l’employeur et les salariés.
Constituant généralement l’ultime recours avant le licenciement, l’incitation au départ volontaire des salariés doit s’inscrire dans un plan de sauvegarde de l’emploi lorsque la rupture de dix contrats de travail est projetée. Reste à bien fixer les conditions de ces départs et notamment à aider au reclassement externe, comme l’exige la jurisprudence. Une indemnité pourra être incitative; il ne faut pas non plus qu’elle le soit trop. Autre mesure : l’accompagnement des salariés ayant des projets de création ou de reprise d’entreprise.
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