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Faire une fiche de paie

Attendue avec impatience tous les fins de mois par les salariés, la fiche de paie fait partie des obligations de l’employeur. Zoom sur ses caractéristiques principales et ses contraintes.
Administrateur NetPME , mise à jour le

La délivrance du bulletin de salaire, ou fiche de paie,  s’applique à (article L3243-1 du code du travail) :

  • toutes les personnes salariées ;
  • toutes les personnes qui travaillent pour un ou plusieurs employeurs, quels que soient :
    • le montant et la nature de leurs rémunérations ;
    • la forme, la nature et la validité de leur contrat.

La remise de la fiche de paie

L’employeur doit remettre à chaque salarié une fiche de paie comportant diverses mentions dont certaines sont obligatoires ou, à l’inverse, interdites (article L3243-2 du code du travail). Il a la possibilité de remettre ce document selon les modalités suivantes :

  • en main propre ;
  • par courrier ;
  • par voie électronique.

Le bulletin doit être remis à chaque paie. Sa périodicité peut être différente : par quinzaine, chaque mois, etc. En cas de rupture du contrat de travail, il est remis à la date de fin du contrat.

Important : En cas d’absence du salarié au moment de la remise du bulletin, l’employeur est tenu de le lui faire parvenir par tout moyen. Il ne suffit pas de le tenir à sa disposition (Cass. Soc. du19 mai 1998, n°97-41.814).

La non remise du bulletin de paie peut entraîner une condamnation de l’employeur au versement de dommages-intérêts et elle peut faire l’objet d’une amende prévue pour les contraventions de la troisième classe. Cette amende est multipliée par le nombre de bulletins manquants.

Les mentions obligatoires dans la fiche de paie

La fiche de paie doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires (article R3243-1 du code du travail). S’il établit un bulletin irrégulier l’employeur est là encore passible d’une amende de troisième classe, cette amende étant multipliée par le nombre de bulletins irréguliers. En outre, le salarié peut également demander des dommages-intérêts.

Ces mentions obligatoires sont :

  • le nom et l’adresse de l’employeur ainsi que, le cas échéant, la désignation de l’établissement dont dépend le salarié ;
  • la référence de l’organisme auquel l’employeur verse les cotisations de sécurité sociale (Urssaf, MSA), le numéro de Siret, le code APE pour certaines entreprises ;
  • l’intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, la référence au code du travail pour les dispositions relatives à la durée des congés payés du salarié et à la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail ;
  • le nom et l’emploi du salarié ainsi que sa position dans la classification conventionnelle qui lui est applicable. La position du salarié est notamment définie par le niveau ou le coefficient hiérarchique qui lui est attribué ;
  • la période et le nombre d’heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s’il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause (travail de nuit, ou lors d’un jour férié, par exemple) et en mentionnant le ou les taux appliqués aux heures correspondantes :
    • la nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés dont la rémunération est déterminée sur la base d’un forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, d’un forfait annuel en heures ou en jours ;
    • l’indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail (salariés payés à la tâche, pigistes…) ;
  • la nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales mentionnées aux articles R3243-2 et R3243-3* ;
  • le montant de la rémunération brute du salarié ;
  • la nature et le montant de tous les ajouts et retenues réalisés sur la rémunération brute ;
  • le montant de la somme effectivement perçue par le salarié ;
  • la date de paiement de cette somme ;
  • les dates de congé et le montant de l’indemnité correspondante, lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée ;
  • le montant de la prise en charge des frais de transport public ou des frais de transports personnels.

La fiche de paie doit également contenir une mention, en caractères apparents, qui incite le salarié à le conserver sans limitation de durée (article R3243-5 du code du travail). A titre d’exemple, le bulletin de paie peut indiquer : « Pour faire valoir vos droits, conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée ».

La fourniture, par l’employeur, d’un logement et d’un véhicule constitue un avantage en nature qu’il y a lieu d’inclure dans le montant de la rémunération du salarié et qui doit être indiqué sur le bulletin de paie qui lui est remis (Cass. soc. du 31 janvier 2012, n°10-24.388).

La date d’ancienneté figurant dans le bulletin de paie vaut présomption de reprise d’ancienneté sauf si l’employeur rapporte la preuve contraire (Cass. Soc. du 21 septembre 2011, n° 09-72.054).

Les mentions interdites

Le bulletin de salaire ne peut contenir une mention concernant l’exercice du droit de grève. Dans ce cas, l’absence qui engendre le non-paiement des heures de grève portera la mention « absence non rémunérée ».

Le bulletin de paie ne peut également indiquer l’activité de représentation (heures de délégation) des salariés. La nature et le montant de la rémunération de l’activité de représentation figurent sur une fiche annexée au bulletin de paie établi et fourni par l’employeur. Cette fiche a le même régime juridique que le bulletin de paie (article R3243-4 du code du travail).

La fiche de paie électronique, un document légal

La délivrance d’un bulletin de salaire électronique est légale depuis la loi du 13 mai 2009 « dite de simplification et de clarification du droit et de l’allègement des procédures ». Il a donc la même valeur juridique que celui remis sur support papier.
Cette remise sous forme dématérialisée n’est possible qu’avec l’accord du salarié et dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données, c’est-à-dire que le bulletin ne puisse pas avoir été modifié, volontairement ou non (article L3243-2 du code du travail).

L’acceptation et la conservation de la fiche de paie

Le fait d’accepter la fiche de paie n’interdit pas au salarié de contester l’exactitude des sommes indiquées (article L3243-3 du code du travail). Ainsi, l’acceptation sans protestation ne peut valoir de sa part renonciation au paiement dû selon, la loi, le règlement, la convention collective applicable, l’accord collectif du travail, le contrat de travail pour :

  • tout ou partie du salaire ;
  • les indemnités ou accessoires de salaire.

Le salarié peut contester les sommes exposées dans le bulletin de paie, pendant cinq ans, devant le conseil des prud’hommes. Il appartient alors à l’employeur de prouver qu’il a bien payé le salaire dû, notamment par la production de pièces comptables.

L’employeur doit de toute façon conserver un double du bulletin de paie pendant cinq ans, soit sur support papier, soit sur support informatique, et même dans le cas d’une transmission sous forme électronique (article L3243-4 du code du travail).

Martial Mecquignon, juriste d’entreprise
Rédaction de NetPME


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