Téléphonie : optimisez les coûts de votre flotte mobile

Chaque jour, la téléphonie mobile prend un peu plus de place dans le fonctionnement des entreprises. Entre 3G, data, Smartphone et Blackberry, l’offre gonfle et, avec elle, les factures. Avec la multiplicité des produits et des usages, il n’est pas toujours facile de maîtriser la hausse de ses coûts téléphoniques. Dans un tel contexte, les opérateurs structurent leur offre à destination des entreprises pendant que de nouveaux acteurs lancent des prestations innovantes. En allant même parfois jusqu’à l’externalisation totale.

Une mère n’y retrouverait pas ses petits. Entre lignes fixes, lignes GSM, solutions de convergence, 3G, data et autre Smartphone ou Blackberry, difficile d’y voir clair. Si l’ouverture à la concurrence et les préconisations de l’Autorité de régulation des communications électroniques et des postes (Arcep, ex-ART) ont sans aucun doute fait baisser les prix pratiqués par les opérateurs de téléphonie mobile, principalement Orange, SFR et Bouygues Télécom, les entreprises ne cessent de voir leurs factures augmenter. « Si on considère les derniers exercices, le coût des minutes de télécommunication mobile recule de 5 à 7 % par an, ce qui est considérable.

Mais cette diminution ne se fait pas forcément sentir sur la facture globale d’une entreprise. Notamment parce que le nombre des utilisateurs augmente et que d’autres usages viennent peser sur les coûts, comme la transmission de données et l’utilisation d’applications mobiles », souligne Pierre-Yves Rallet, directeur marketing de la division entreprises de SFR.

Face à l’arrivée de multiples solutions dédiées aux entreprises, le marché de conseil et gestion de flotte mobiles se structure depuis quelques années. Plusieurs acteurs ont vu le jour, qu’il s’agisse d’éditeurs de logiciels dédiés, de cabinets de conseil ou de sociétés d’infogérance telles qu’il en existe en informatique (voir plus bas). Des acteurs qui proposent aujourd’hui une alternative à l’offre des opérateurs.

À chaque catégorie de collaborateur son forfait

Une politique de maîtrise des coûts de téléphonie mobile passe tout d’abord par la définition de profils d’utilisateurs. Généralement, ces derniers se décomposent en trois grandes familles, qui doivent chacune bénéficier de traitements différents.

En haut de l’échelle, on retrouve les dirigeants qui doivent bénéficier d’un véritable traitement "VIP", avec une grande souplesse d’usage et des options qui leur permettront de pouvoir utiliser un large panel d’applications mobiles (e-mails, data, etc.) à toute heure.
La seconde catégorie rassemble le middle-management. « Il s’agit là de s’appuyer sur une relation de confiance et de responsabilisation. Le contrôle de l’usage ne doit se faire qu’a posteriori et appeler éventuellement des justificatifs en cas de coûts jugés anormaux », insiste Pierre-Yves Rallet.
Enfin, la dernière catégorie concentre le reste des collaborateurs. « C’est généralement sur cette tranche que doit être mise en place une politique de restriction, avec par exemple l’impossibilité d’utiliser son téléphone mobile le week-end ou de passer des appels vers l’étranger », conclut Pierre-Yves Rallet.

L’émergence d’interlocuteurs en conseil et infogérance

« De plus en plus, les entreprises s’intéressent à externaliser leurs achats télécoms et la gestion de leur flotte, réagit Grégory Decoin, le directeur du cabinet de conseil Sayan. C’est de plus en plus difficile pour elles de décortiquer les offres souscrites. » Sayan, créé en 2003, intervient sur l’ensemble du parc télécommunications, fixe, mobile, data, etc. Avant toute chose, les cinq experts du cabinet réalisent un audit afin de mieux cerner les besoins de leurs clients et, le cas échéant, de renégocier les contrats auprès des opérateurs. « Nous nous adressons à tous types de clients, affirme Grégory Decoin, et leur assurons de profiter de notre pouvoir de négociation même s’ils ne possèdent que dix lignes GSM. » Des contrats annuels ou biannuels généralement reconduits.

« La note est parfois divisée par deux sans même changer d’opérateur, insiste Grégory Decoin. En moyenne, nos clients réalisent une économie de quelque 30 % sur leur budget télécoms. » Une quasi obligation de résultats pour Sayan qui se rémunère sur les économies réalisées. Dans le même créneau, ConsoTel conjugue ses deux activités d’éditeur de logiciels et de conseil opérationnel en gestion télécoms. Sa vingtaine de collaborateurs est toute issue du monde des télécoms. « En trois semaines, nous pouvons faire une cartographie complète de la flotte télécoms d’une entreprise, quelle que soit sa taille », assure Christian Cor.

Pour le directeur associé de l’entreprise née en 2001, les projets augmentent chaque jour, la culture de l’entreprise évoluant vers une demande accrue à disposer « d’outils lui permettant de mieux maîtriser ses coûts ». C’est d’ailleurs sur ces logiciels que s’appuient les sociétés d’infogérance spécialisées dans la gestion de flottes mobiles. Car, désormais, si l’entreprise le souhaite, elle peut externaliser totalement cette fonction. Des sociétés spécialisées proposent à leurs clients une prise en charge totale de leurs parcs mobiles. Et garantit son indépendance vis-à-vis des opérateurs, son directeur infogérance trouvant incompatible d’être juge et partie. « Quand les clients passent en mode d’infogérance, ils exigent une réelle valeur ajoutée de nos services, complète David Marcellin, d’Econocom Telecom.

« Au-delà de ce que peuvent faire les opérateurs ou les cabinets de conseils, nous proposons des solutions pratiques comme le maintien en condition opérationnelle de leurs flottes mobiles. Imaginez qu’un collaborateur perde son PDA... Nous pouvons effacer à distance les données présentes sur ce même PDA et lui en renvoyer un prêt à l’emploi possédant à l’identique les applicatifs et diverses données qu’il avait dessus. Un gain de temps et d’efficacité non négligeable », conclut-il.

Six conseils pour maîtriser les coûts

1. Se doter, auprès de son opérateur ou de son distributeur, d’outils pour disposer des statistiques d’usage de son parc mobile et obtenir des informations précieuses : top 10 des plus gros utilisateurs, alertes en cas de dépassements de forfait ou d’usage anormal, etc.
2. Responsabiliser les utilisateurs en répartissant le paiement de la facture entre l’entreprise et le salarié. La première prend en charge un montant forfaitaire, le second assumant le règlement des dépassements.
3. Votre parc mobile se situe entre trois et dix lignes ? Etudiez les formules ajustables. Le coût de votre consommation mensuelle sera calé sur le forfait le plus adapté.
4. Tous les deux ans, n’hésitez pas à faire le point sur votre politique de téléphonie mobile. Vous aurez le recul nécessaire pour procéder à des ajustements, étudier les nouvelles offres et discuter d’éventuelles remises. Bien menée, cette pratique peut déboucher sur un gain de 10 %.
5. Ne pas hésiter à recourir aux réseaux de distribution indirects. Un distributeur apporte une solution personnalisée et plus neutre qu’un opérateur tout en proposant souvent des solutions en provenance de plusieurs acteurs.
6. Méfiez-vous des offres illimitées pour l’utilisation voix. N’hésitez pas à creuser leurs coûts cachés (roaming, etc.) qui peuvent se révéler finalement conséquents. En revanche, étudiez les opportunités offertes par les offres illimitées en data, dont la maîtrise de l’usage est beaucoup moins facile pour vos collaborateurs. Difficile en effet à ce jour de savoir ce que pèse en octets la consultation d’une information disponible sur le web à partir d’un téléphone mobile.

Dossier réalisé par Anne-Laure Grosmolard – Le Journal des Entreprises
Rédaction de NetPME

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