Les cinq règles de gestion des licences logicielles

La mise en place d’une politique de gestion des licences logicielles permet aux petites entreprises de réduire leurs dépenses logicielles et de prévenir des risques financiers.

Règle n° 1 : Réaliser un audit 

La première action à mener dans la mise en place d’une politique de gestion de licences logicielles (ou SAM), est un audit interne. Cette étude permet d’anticiper les contrôles de plus en plus fréquents des éditeurs. En effet, chaque année, ces contrôles progressent en moyenne de 30%. Dans les pays anglo-saxons, les contrôles sont au nombre de deux et demi par an pour les grosses entreprises. Si la France n’en est pas encore là, nous arriverons certainement à de tels niveaux rapidement.
Lorsque l’entreprise est de taille modérée, cet audit n’est autre qu’un recensement de tous les logiciels présents sur les postes de travail et serveurs de l’entreprise. Une fois effectué, il convient de répertorier l’ensemble des licences logicielles et/ou preuves d’achat de licences détenues par la société.
Cette étape permet de faire un état des lieux du patrimoine logiciel de l’entreprise. Outre l’aspect informatique, cette démarche a toute son importance dans la gestion même de l’entreprise. Les licences logicielles font partie du capital, il est donc essentiel d’avoir une vision claire et précise de ces capitaux. Pour les entreprises de petite taille, une démarche structurée et permanente permettra d’atteindre les objectifs SAM.

Règle n° 2 : Vérifier le type de licences détenues

Il existe plusieurs types de licences logicielles : Les licences pour utilisateur unique, les licences multi-utilisateurs et les licences OEM (Original Equipment Manufacturer) qui sont attachées à un matériel.
Pour ces dernières, le droit d’usage est perdu quand la carte mère d’un matériel est changée, dans certains cas un simple changement de processeur suffit.
Dans le cas de licences pour utilisateur unique, chaque logiciel ne peut être utilisé que par une seule personne. A chaque logiciel installé doit correspondre une licence.
Les licences multi-utilisateurs, ou licences en volume, sont, elles, faites pour utiliser plusieurs copies d’une même application. Le nombre de copies du logiciel pouvant être utilisées dépend cependant de chaque licence. Il est donc important de vérifier, par la mise en place de processus et d’outils de reporting, le nombre de copies autorisées par licence et de ne pas aller au-delà au risque de violer les conditions d’utilisation.

Règle n° 3 : Faire correspondre les licences logicielles et les logiciels déployés

L’audit réalisé donne lieu à une prise de conscience des écarts existants entre les logiciels utilisés et les licences détenues. Souvent, quelle que soit la taille de l’entreprise, les logiciels sont utilisés sans licences, et certaines licences détenues sont en surnombre par rapport à l’utilisation faite des logiciels.
Dès lors, il convient de « réconcilier » les licences et les logiciels et de mettre le parc en conformité. Sur la base des résultats obtenus lors de l’audit, on achète les licences nécessaires en veillant à conserver l’ensemble des preuves de licences et on se sépare du superflu.
Mais la gestion des actifs logiciels ne doit pas s’arrêter là. Le but de cette organisation est de faire baisser le coût global du budget « licences ». La bonne stratégie est de savoir anticiper les coûts pour mettre en place des solutions alternatives, qu’elles soient techniques ou financières.

Règle n°4 : Définir les rôles et responsabilités de « correspondants logiciels »

Pour pouvoir maitriser de façon permanente ses actifs logiciels, il est impératif de toujours garder une totale visibilité de ces actifs logiciels et d’en suivre le cycle de vie. Inutile d’acquérir de nouvelles licences si certaines sont rendues disponibles par non usage.
Il faut donc mettre en place des droits administrateurs qui limitent l’installation de logiciels aux personnes désignées comme « responsables » du parc logiciel. La restriction d’accès est en effet un des moyens d’éviter une prolifération de déploiements non maîtrisés.
Cette restriction permet en outre de maintenir le parc logiciel en conformité. En effet, l’utilisation de logiciels sans licences provient, le plus souvent, de l’installation de logiciels par les utilisateurs eux-mêmes.

Règle n° 5 : Mettre en place des outils de suivi

Les licences logicielles ont chacune un cycle de vie qui leur est propre. Par ailleurs, elles n’ont pas toutes été acquises au même moment par l’entreprise. Afin d’assurer la conformité du parc et de veiller à son utilisation optimale, la mise en place d’un outil de suivi est plus que recommandé.
Dans le cas où les postes ne dépassent pas la centaine d’unités, un simple tableur permet de faire un suivi efficace qui permettra de suivre le cycle de vie de chaque licence et d’engager les démarches nécessaires en fonction de l’évolution de celles-ci.
En somme, la clé d’une bonne gestion des actifs logiciels réside en deux mots : visibilité et assiduité. Visibilité car il faut connaître toutes ses licences et les logiciels utilisés, et assiduité car il faut veiller à constamment renseigner l’état du parc et engager les actions nécessaires tout au long de la vie de l’entreprise.

Philippe Lejeune
Business Development Manager des offres SAM chez Insight Technology Solutions
http://fr.insight.com

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