Géolocalisation des salariés, les règles à respecter

Ces derniers mois, la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) a constaté qu’un nombre croissant d’entreprises déclaraient des traitements de données à caractère personnel dont la finalité était de localiser les véhicules des salariés grâce au système GPS. Ces nouveaux dispositifs de géolocalisation ont parallèlement fait l’objet de nombreuses plaintes des salariés auprès de la CNIL.

 

L’autorité administrative, qui a pour mission essentielle de protéger la vie privée et les libertés individuelles ou publiques, a donc édité un guide de la géolocalisation des salariés par GSM/GPS pour mieux informer les entreprises et les salariés sur leurs droits et obligations (disponible sur le site www.cnil.fr - version PDF imprimable).

 

Dans un premier temps l’employeur, en tant que responsable du traitement, doit préalablement à la mise en oeuvre de son dispositif de localisation en informer ses salariés (courriers remis en mains propres, note d’information sur le tableau affichage). A défaut, la collecte de ces informations est considérée comme déloyale et le dispositif est inopposable aux salariés. Bien entendu il est également tenu de le déclarer à la CNIL et il ne pourra l’activer qu’après avoir reçu le récépissé de la Commission.

 

Pour mettre en place un tel dispositif, les entreprises devront compléter la déclaration ordinaire avec précision, en gardant bien à l’esprit que la finalité du traitement est déterminante pour la CNIL. En effet, la Commission apprécie la proportionnalité des moyens mis en œuvre par rapport au but poursuivi (localiser le véhicule le plus proche des clients, lutter contre le vol, surveiller l’activité des salariés). Autrement dit, les informations collectées doivent être strictement nécessaire à l’objectif recherché.

 

La Commission a isolé quatre types de finalité pour les dispositifs GSM/GPS. Les services d’assistance aux conducteurs (accident, panne, malaise), qui permettent à l’automobiliste d’être géolocalisé suite à l’activation manuelle du disposition ou automatiquement en cas de collision. Les dispositifs de détection des véhicules volés, qui sont généralement activés par le propriétaire victime du vol. Les services de géolocalisation « libre » à destination des particuliers et la surveillance des salariés via les système GSM/GPS.

 

Si la finalité est de surveiller les déplacements des salariés, à raison du principe de proportionnalité, la CNIL recommande que ce dispositif ne soit pas permanent et ne puisse être mis en œuvre que si la mission du salarié réside dans le déplacement lui-même (taxis, chauffeurs routiers). L’autorité administrative distingue aussi les véhicules de société qui ne peuvent être utilisés que pendant les heures de travail à la différence des véhicules de fonction qui constituent un avantage en nature. Les seconds doivent en conséquence être équipés d’un système permettant aux salariés de les désactiver lorsqu’ils les utilisent à titre privé.

 

La nature des données pouvant être collectées par l’entreprise sera également déterminée en fonction de la finalité ou des finalités du traitement (nom de l’employé, plaque d’immatriculation, kilométrage, temps d’arrêt, vitesse moyenne, données de géolocalisation …). Sur ce point, la CNIL recommande à l’employeur de ne pas relever la vitesse en temps réel du véhicule mais uniquement sa vitesse moyenne. La constatation des infractions au code de la route relève en effet des seules autorités judiciaires.

 

L’entreprise devra ensuite déterminer les personnes ou les services habilités à traiter l’ensemble ou une partie des données recueillies en fonction de la finalité. Le service comptable pourrait ainsi avoir accès aux seules données nécessaires à la facturation, tandis que le service des ressources humaines aurait accès à l’ensemble des données traitées. Concernant les données collectées pour lutter contre le vol, la CNIL précise que seules les autorités de police sont habilitées à en avoir connaissance.

 

Enfin, la CNIL s’est prononcée sur la durée de conservation des données en fonction de la nature des informations collectées et de la finalité du dispositif. Ainsi, le traitement des données de géolocalisation (date, heure, lieu) utilisées pour optimiser les tournées des chauffeurs doit se faire en temps réel. Il est donc interdit de les conserver. En revanche, ces mêmes données collectées pour contrôler l’activité des salariés pourront être conservées pendant une durée maximum de deux mois. Si l’entreprise est désireuse de les conserver pour une durée supérieure, par exemple pour disposer de données statistiques, elle pourra le faire à condition de les anonymiser. Dans ce cas, l’identité des salariés devra être supprimée ainsi que le numéro d’immatriculation des voitures s’il est possible de l’associer à un employé.

 

L’efficacité de ces dispositifs de géolocalisation est donc conditionnée par une information  interne loyale (consultation du CE et information personnelle des salariés) et une mise en œuvre du traitement conforme à la déclaration effectuée auprès de la CNIL.