Comment comptabiliser les petits achats payés directement par le gérant ?

Si ces petits achats sont payés en espèces, il est possible de tenir une caisse. La caisse sera constituée par un retrait bancaire :
- Débit du compte 53 (Caisse)
- Crédit du compte 512 (Banque)

Les petits achats (sur facturettes) sont ensuite comptabilisés de la façon suivante :
- Débit d’un compte 6xx pour le montant HT
- Débit d’un compte 445x pour la TVA
- Crédit du compte 53

Cependant la tenue d’une caisse complique quelquefois les choses : tenue d’un « cahier » des dépenses et vérification régulière du solde avec le montant réellement disponible en caisse.

Il existe une autre solution plus simple avec les notes de frais. Le gérant ou associé peut effectuer ces achats avec son argent personnel (payés par espèces, chèques ou CB). Régulièrement, chaque mois par exemple, l’entreprise rembourse ces petites dépenses au vu d’une note de frais récapitulant et annexant les facturettes.

Les petites dépenses passent individuellement par un enregistrement en compte courant associé (455x en société, 108 en individuel) :
- Débit d’un compte 6xx pour le montant HT
- Débit d’un compte 445x pour la TVA
- Crédit du compte 455 (ou 108)

Le remboursement de la note de frais du gérant ou associé est comptabilisé ainsi :
- Débit du compte 455 (ou 108)
- Crédit du compte 512

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