Comment déterminer les frais kilométriques du gérant ?

Si le gérant utilise son véhicule personnel pour l’usage de son entreprise, il peut se faire rembourser des frais kilométriques à condition de :

- payer lui-même ses frais d’entretien et de carburant

- noter précisément ses déplacements chez ses clients ou fournisseurs (date, destination, distance parcourue)

- justifier son kilométrage avec des factures d’entretien ou de carburant

 

Le barème fiscal utilisé au cours d’une année est celui de l’année précédente (par exemple, en 2005, on utilise le barème 2004 publié en janvier 2005). Le barème est différent selon le kilométrage annuel parcouru. Aussi, en cours d’année, il est prudent d’utiliser le barème de « plus de 20000 kms » et de régulariser en début d’année suivante, lorsque le nouveau barème et le nombre de kilomètres parcourus sont connus.

 

Attention : si le véhicule est utilisé à plus de 85% pour un usage professionnel, le véhicule risque d’être assujetti à la TVTS (taxe sur les véhicules de tourisme et des sociétés). Un arrêt du 12 janvier 1999 (Cass. Com, n°88 D) précise une limite maximale des indemnités. Ainsi, le salarié (ou le dirigeant) ne doit pas affecter plus de 85% de son véhicule à un usage professionnel. Le non-respect de cette limite rendrait la société redevable de la TVTS.