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Comment faire face à un contrôle URSSAF ? 
L’annonce d’un contrôle URSSAF s’accompagne souvent, à tort ou à raison, de quelques appréhensions. Il est vrai qu’en raison d’une réglementation sociale devenue au fil du temps si complexe, les entreprises finissent par douter, en toute bonne foi, de leur conformité. Ensuite, les inspecteurs du recouvrement disposent de pouvoirs de contrôle très étendus et d’une confortable marge de manœuvre dans l’interprétation des textes. Aussi, est-il nécessaire de bien maîtriser les grandes étapes d’un contrôle URSSAF et de connaître les voies de recours.
Il convient avant toute chose de rappeler la principale mission des URSSAF : assurer le recouvrement des cotisations de Sécurité sociale destinées à financer les prestations du régime général de la Sécurité sociale (soins médicaux, allocations familiales, indemnités d'accident du travail et retraites). Ces cotisations sont recouvrées à partir des déclarations établies par les cotisants eux-mêmes et adressées aux organismes de recouvrement. Ce système déclaratif implique en contrepartie la possibilité pour l’URSSAF de contrôler le respect de la législation sociale et de l'exactitude des déclarations.
Un préalable indispensable : l'avis de passage
A l'exception du contrôle effectué dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé qui doit pouvoir être effectué à l’improviste pour les raisons qu’on imagine, toute procédure de contrôle doit en principe débuter par l'envoi préalable en recommandé avec accusé réception, d'un avis de contrôle. Cet avis vous informe de la date de la vérification, la liste des documents et supports qu'il conviendra de tenir à la disposition de l’inspecteur, la période sur laquelle va porter la vérification. D'autres documents pourront vous être demandés tout au long de la procédure de contrôle. Enfin, cet avis précise que vous avez la possibilité de vous faire assister ou représenter lors du contrôle par le conseil de votre choix.
Un récent décret du 11 avril 2007 relatif aux droits des cotisants et au recouvrement des cotisations prévoit également qu’une « Charte du cotisant contrôlé » devra, dès le 1er septembre 2007, être remise aux cotisants contrôlés dès le début des opérations de contrôle afin de garantir leurs droits.
La communication de tous les éléments nécessaires à la vérification
L'inspecteur doit pouvoir se faire présenter tous les documents qu’il estime nécessaire à son contrôle. Et la liste est longue ! Il s’agira le plus souvent des documents juridiques (statuts de la société, extrait K bis, procès verbaux des assemblées, contrats de travail…), des documents sociaux (bordereaux de cotisations, notification du taux accident du travail, DADS, bulletins de salaires…) et des documents comptables et fiscaux (bilans, livres comptables, factures de sous-traitance, notes de frais, liasses fiscales, avis d'imposition…). L’inspecteur peut également avoir accès aux informations contenues dans des fichiers informatisés ou des bases de données. Mais attention ! Un inspecteur ne saurait demander des documents qui ne seraient pas utiles à sa mission. Pas question non plus de s’emparer des documents par la force, ni de sortir les dossiers de l'entreprise sans votre autorisation.
Les documents doivent être communiqués par l’employeur (ou le responsable délégataire). Et, gare à celui qui s’opposerait à la communication des documents demandés ! Il se rendrait coupable d’un délit d’entrave au contrôle dont la sanction peut aller jusqu’à un an d’emprisonnement.
La vérification s’effectue dans les locaux de l’entreprise ou sur les lieux de l’activité professionnelle (siège social, chantier…). Toutefois, à compter du 1er septembre 2007, le décret du 11 avril 2007 autorise l’inspecteur à effectuer un contrôle sur pièces (et non plus place) dans les entreprises occupant 9 salariés au plus.
Bien que très étendus, les pouvoirs de l’inspecteur ne sont pas non plus sans limites. Le vérificateur URSSAF doit respecter un certain nombre de principes juridiques fondamentaux tels que le respect du droit à la vie privée. S’il peut interroger les salariés de l’entreprise pour connaître leur nom, leur adresse, la nature de leur activité ou leur rémunération, pas question pour l’inspecteur de les pourchasser jusqu’à leur domicile ni même d’interroger leur conjoint. La Cour de cassation s’est fermement opposée à ce type de pratiques en les sanctionnant par la nullité pure et simple du contrôle effectué. Autre principe fondamental du droit auquel l’inspecteur n’échappe pas : le respect du contradictoire qui doit se traduire par un dialogue permanent entre le chef d’entreprise et le contrôleur.
On ne saurait que trop vous conseiller d’être aussi présent que possible pendant toute la durée du contrôle et de vous entourer des interlocuteurs qui pourront être amenés à apporter des précisions à l'inspecteur (comptable, responsable paie, directeur financier…).
Le contrôle par échantillonnage ou extrapolation
Le décret du 11 avril 2007, complété par un arrêté de même date, légalise la méthode dite de contrôle par « échantillonnage ou extrapolation ». Cette méthode, très critiquée, consiste, à partir d’un échantillon représentatif, à extrapoler une situation à partir de laquelle l’inspecteur notifiera ou non un redressement à l’entreprise. Ainsi, une infraction constatée pour quelques salariés seulement pourra être étendue à tous les salariés dans la même situation. On comprend aisément les raisons pour lesquels la Cour de cassation est farouchement opposée à l’utilisation d’une telle pratique qu’elle analyse comme une taxation forfaitaire irrégulière et comme une violation du principe du contradictoire. La réticence affichée de la Cour de cassation n’a pourtant pas empêché l’administration de légaliser et réglementer cette méthode de vérification. Ainsi, le nouvel article R. 243-59-2 du code de la Sécurité sociale, issu du décret du 11 avril 2007, prévoit que : « les inspecteurs du recouvrement peuvent proposer à l’employeur d’utiliser les méthodes de vérification par échantillonnage et extrapolation ».
S’il entend utiliser ce mode de contrôle, l’inspecteur devra remettre à l’employeur, au moins 15 jours avant le début de la vérification, un document lui indiquant les différentes phases de mise en œuvre du contrôle par échantillonnage et extrapolation et les formules statistiques utilisées pour leur application. L’employeur reste libre de refuser ce type de vérification, mais il devra alors « négocier » avec le contrôleur les conditions du contrôle qui pourra, le cas échéant, être effectué hors de l’entreprise. Si la méthode de l’échantillonnage est acceptée par le cotisant, le contrôle devra s’articuler autour de 4 phases :
- la constitution d'une base de sondage par l’inspecteur du recouvrement à partir des informations détenues par l’entreprise et des déclarations produites ;
- le tirage aléatoire d'un échantillon par informatique ;
- l’examen exhaustif de l'échantillon ;
- l'extrapolation des résultats obtenus sur l’échantillon à la population ayant servi de base à l'échantillon.
Les nouvelles dispositions, en revanche, n’apportent aucune précision sur les circonstances (quand à la taille de l’entreprise, aux documents …) dans lesquelles l’administration peut utiliser ce type de contrôle, ni sur quels éléments. On peut toutefois déduire qu’il s’agira d’entreprises d’une certaine taille puisque le nombre d'individus statistiques constituant l'échantillon ne peut être inférieur à 50. Le texte prévoit également que l’employeur, dans le cadre de la procédure contradictoire, est associé à chacune des 4 phases du contrôle. S’agissant, par exemple, du choix de la population de base servant au sondage, l’employeur est invité à « signaler les cas atypiques ». Il est également invité à commenter l’échantillon obtenu après tirage informatique et à faire part de ses remarques à l’issu de son examen. Mais, l’arrêté ne précise pas dans quelle mesure ces remarques devront être prises en compte par le contrôleur. Enfin, il revient à l’employeur de démontrer, pour chaque salarié, que la méthode d’extrapolation n’est pas juste et ceci dans un délai de 30 jours.
La conclusion du contrôle
A l’issue du contrôle, l'inspecteur adresse à l’employeur un document de fin de contrôle présentant ses observations. Celles-ci sont soumises à un certain formalisme. Elles doivent être motivées et rappeler notamment l'objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, les constats établis au cours du contrôle et, le cas échéant, les redressements envisagés avec leur nature, le mode de calcul appliqué, la période concernée et le montant dû par l’employeur.
Vous disposez alors d’un délai de 30 jours à compter de la réception du document de fin de contrôle pour répondre aux observations de l’inspecteur ou réagir au redressement envisagé en demandant un réexamen de votre situation et/ou en apportant de nouveaux éléments au dossier. Ce n'est qu'à l'expiration de ce délai de 30 jours et après examen de vos observations que l'inspecteur peut transmettre son rapport aux services internes de l’URSSAF pour qu’ils procèdent, le cas échéant, aux mises en demeure de recouvrement. Le recouvrement des sommes redressées s’effectue en effet par voie de mise en demeure envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception précisant la cause, la nature et le montant des sommes réclamées ainsi que la période concernée par le redressement.
Les sommes réclamées peuvent porter au plus sur les 3 années précédant la mise en demeure (les 5 dernières années en cas de travail dissimulé) et comporter des majorations pour retard de paiement des cotisations. Si vous ne vous acquittez pas du paiement de vos cotisations dans les délais, vous vous exposez à une majoration de 10 % des cotisations dues (abaissée à 5 % à compter du 1er janvier 2008). Si le retard de paiement dure plus de 3 mois, vous encourez une majoration complémentaire de 2 % par trimestre ou fraction de trimestre écoulé. Cette majoration complémentaire sera réduite à 0,4 % par mois ou fraction de mois écoulé à compter de la date d’exigibilité des cotisations à compter du 1er janvier 2008.
A compter de cette même date, les majorations de retard et pénalités afférentes pourront faire l’objet d’une remise automatique par le directeur de l’URSSAF lorsque trois conditions sont réunies :
- aucune infraction n’aura été constatée au cours des 24 derniers mois ;
- le montant des majorations de retard sera inférieur au plafond mensuel de Sécurité sociale ;
- le cotisant aura réglé les cotisations dues dans le mois suivant leur date d’exigibilité.
Toutefois, cette remise automatique ne s’appliquera pas lorsque les cotisations sont réintégrées à la suite d’une infraction au travail dissimulé ou à la suite d’un contrôle au cours duquel il a été constaté l’absence de bonne foi de l’employeur.
Les voies de recours
Dans les 30 jours suivant la mise en demeure, l’employeur a deux solutions : payer ou contester le redressement. Mais attention, la solution qui consisterait à ne payer qu’une partie de la somme pour « gagner du temps » vaut acceptation tacite du redressement. La Cour de cassation s’est montrée très claire sur ce point. Si, bon gré mal gré, vous décidez de payer les sommes réclamées, vous pouvez toujours tenter d’obtenir un sursis de paiement ou proposer un échéancier au directeur de l’URSSAF. Vous pourrez également tenter d’échapper aux pénalités de retard en invoquant votre bonne foi.
Si en revanche vous contestez le redressement, vous devrez alors saisir la commission de recours amiable (CRA) de l’URSSAF par courrier recommandé avec accusé de réception adressé au président de la commission. La CRA dispose d’un délai de 30 jours pour rendre sa décision et vous la notifier. L’absence de réponse dans le délai de 30 jours équivaut à un refus implicite de votre réclamation. Sachez toutefois que la commission a tendance à confirmer la validité des redressements !
En cas de refus, vous pouvez encore contester la décision de la CRA en saisissant le tribunal des affaires de Sécurité sociale (TASS). La procédure est gratuite et le recours à un avocat facultatif. Pour introduire l'action, il suffit d'adresser au secrétariat de la juridiction une requête (un formulaire spécial est disponible auprès des tribunaux) par lettre recommandée avec accusé de réception dans le délai de 2 mois à compter de la date de notification de la décision de la commission.
Connaître les différentes étapes du contrôle URSSAF et les voies de recours dont vous disposez est important. Mais, cela ne fait pas tout. Rien ne remplace un dialogue cordial, ouvert et coopératif avec l’inspecteur. Il ne s’agit pas d’en faire trop et encore moins d’adopter une attitude hostile ou agressive. Face à un contrôle URSSAF, « Ni trop, ni pas assez » pourrait être le mot d’ordre !
(Juin 2007)
Nathalie LEPETZ
Rédaction de NetPME