Embaucher son premier salarié - Formalités et conseils

L’embauche d’un premier salarié peut parfois ressembler à un parcours du combattant pour le chef d’entreprise qui ne connaît pas les formalités obligatoires à remplir dans ce type de situation.

Une telle embauche peut s’avérer pourtant très vite nécessaire pour une entreprise dont l’activité se développe.

Ce guide a donc pour but essentiel de présenter de façon détaillée l’ensemble de ces formalités obligatoires, les astuces à connaître afin notamment de pouvoir bénéficier d’avantages, mais également les dangers qui peuvent se présenter afin de mieux se préparer à les surmonter.

1- Les filières de recrutement et le choix du candidat

Le chef d’entreprise est libre de choisir entre les différents modes de recrutements qui s’offrent à lui.

Il faut néanmoins savoir que les employeurs ont l’obligation de notifier à l’Agence Nationale pour l’Emploi (ANPE) toute place vacante dans leur entreprise sous peine d’amende (L 311-2 du Code du Travail).

Cependant, cette obligation de notification des places vacantes n’emporte pas obligation d’accepter l’un des candidats proposés par l’ANPE.

Ainsi, outre l’ANPE, le chef d’entreprise peut faire connaître ses offres d’emplois par voie de presse.

Dans ce cas, certaines règles devront obligatoirement être respectées :

• le contenu de l’offre est réglementé :
  - il ne peut être fait mention d’une limite d’age supérieur. Ainsi, l’annonce ne peut prévoir un age limite au dessus duquel aucun candidat ne sera accepté.
  - le texte ne peut être rédigé en langue étrangère
  - toutes les mentions engagent l’employeur, notamment celles concernant la rémunération (Cass. Soc. 17 novembre 1982).
  
• le principe de non-discrimination s’applique, notamment quant à l’appartenance à un sexe.
  Ainsi, dans ce cas, il est recommandé d’utiliser, lorsque la dénomination de l’emploi n’existe qu’au masculin ou au féminin, le signe « H/F » afin d’éviter tout litige.

Une fois les candidats sélectionnés, il est nécessaire de procéder au choix du futur salarié.

Or, la liberté d’embauche est dans ce cas restreinte dans un but de protection des candidats.

L’appréciation du candidat peut se faire par le biais d’informations qui lui seront demandées, ces informations ne pouvant avoir pour finalité que d’apprécier ses capacités, et de voir ci celles-ci sont en adéquation avec le poste proposé.

Dans tous les cas, le candidat doit obligatoirement être informé des techniques et méthodes retenues par le chef d’entreprise pour juger de ses capacités.

Lorsque le candidat a été sélectionné, il convient alors de lui formuler soit une promesse d’embauche, soit de lui faire signer un contrat de travail.

2- Le choix du type de contrat de travail

A - Le Contrat de travail à Durée Indéterminée (CDI)

Le choix du contrat de travail sera subordonné à la situation de l’entreprise et de son activité.

Si l’emploi correspond à une situation normale de développement de l’entreprise, le salarié doit être, en principe, recruté sous contrat de travail à durée indéterminée (CDI). C’est en effet le contrat de travail de droit commun.

Le Contrat à durée indéterminée ne peut pas être rompu par l’employeur à tout moment: le licenciement doit être justifié, soit pour un motif personnel, soit pour un motif économique.

Il est possible de prévoir une période d’essai dans le contrat de travail. La période d'essai permet de rompre le contrat à tout moment, pendant la durée de la période d'essai, sans préavis ni indemnité. La durée de cette période est en principe libre (contrairement au CDD), sauf lorsque la convention collective applicable prévoit une durée maximale.

B - Le Contrat de travail à Durée Déterminée (CDD)

Dans d’autres cas, lorsque le recrutement correspond à une situation temporaire, il est possible d'avoir recours à un contrat à durée déterminée (CDD).

Un grand nombre d’entreprises embauchent sous contrat à durée déterminée afin de juger des qualités du salarié recruté, la période d’essai prévue pour un contrat de travail à durée indéterminée n’étant parfois pas suffisante pour juger des qualités de la recrue. Il faut cependant savoir que ce type de contrat, par nature précaire, ne peut être utilisé que dans des cas précis, limitativement énumérés par la Loi, notamment lorsqu’il s’agit d’effectuer une tâche précise et temporaire au sein de l’entreprise.

L’article L 122-1-1 du Code du Travail prévoit ainsi qu’il peut être notamment fait recours au CDD dans les cas suivants :

« 1º Remplacement d'un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail, de départ définitif précédant la suppression de son poste de travail ayant fait l'objet d'une saisine du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel, s'il en existe, ou en cas d'attente de l'entrée en service effective du salarié recruté par contrat à durée indéterminée appelé à le remplacer ;

2º Accroissement temporaire de l'activité de l'entreprise ;

3º Emplois à caractère saisonnier ou pour lesquels, dans certains secteurs d'activité définis par décret ou par voie de convention ou d'accord collectif étendu, il est d'usage constant de ne pas recourir au contrat de travail à durée indéterminée en raison de la nature de l'activité exercée et du caractère par nature temporaire de ces emplois ; »

Ainsi, bien souvent, les entreprises décident de conclure un CDD avec un salarié afin de faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise.

A noter : vous pouvez retrouver un kit de CDD en cas d’accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise sur ce site, comprenant une notice d’utilisation ainsi qu’un modèle de contrat.

Il peut ainsi s’agir de l’augmentation temporaire de l’activité normale et habituelle de l’entreprise, ou de l’exécution d’une tâche occasionnelle, ne relevant pas de l’activité normale de l’entreprise (audit, installation d’un nouveau logiciel…).

À titre d’exemple, la Cour de cassation a considéré que l’ouverture de nouveaux magasins par un groupe « constituait une expérience, (de) sorte que les emplois créés ne constituaient pas des emplois permanents » et a donc légitimé le recours au CDD et non au CDI, dans la mesure où l’activité n’étaient pas devenue permanente. (Cass. Soc. 29 octobre 1996, n°93-40787).

Il faut cependant savoir que l’utilisation du CDD n’est pas sans danger puisque l’entreprise ne pourra pas mettre un terme à ce contrat avant la date prévue.

Ainsi, lorsque le CDD est conclu pour une période de 6 mois, le chef d’entreprise, sauf faute grave ou lourde ou en cas de force majeure, ne pourra mettre un terme à ce contrat de façon anticipée, sauf pour lui à verser l’intégralité des salaires qui auraient normalement dus être versés au salarié s’il avait été au terme de son contrat. En contrepartie, le salarié ne peut pas démissionner pendant la période prévue au contrat.

Le CDD peut être renouvelé, mais il existe des conditions strictes à ce renouvellement (art. L 122-1-2 du Code du Travail) :

• quant à la durée : 18 mois maximum, renouvellement inclus
• quant à la fréquence : un seul renouvellement possible

Dans tous les cas, lorsque la durée maximale du contrat arrive à son terme, et lorsque l’activité de l’entreprise le nécessite, le chef d’entreprise et le salarié devront conclure un contrat à durée indéterminée.

3 - Les formalités obligatoires liées à l'embauche

Après avoir trouvé le candidat, lui avoir fait signer un contrat de travail ou une promesse d’embauche, il convient de procéder à sa déclaration auprès des organismes compétents.

A - La Déclaration Unique à l’Embauche

En cas de première embauche par une entreprise, certaines formalités obligatoires devront être accomplies : Si celles-ci sont nombreuses et concernent différents organismes, depuis le décret du 1er avril 1998, elles sont désormais unifiées par la déclaration unique d’embauche ou DUE, qui est adressée à l’URSSAF, à charge pour cet organisme de transmettre les informations aux différents interlocuteurs concernés.

Cette DUE est donc un support unique, par lequel le chef d’entreprise va procéder à la déclaration de son salarié.

La déclaration est utilisée pour l’ensemble des formalités qui incombaient antérieurement au chef d’entreprise, et regroupe :

• l’immatriculation de l’employeur à la sécurité sociale*
• l’immatriculation du salarié à la sécurité sociale
• la déclaration nominative préalable
• la déclaration de première embauche
• l’affiliation à l’assurance chômage
• la demande d’adhésion à un service médical du travail
• la demande de visite médicale d’embauche

Cette DUE doit être adressée à l’URSSAF au plus tôt huit jours avant l'embauche et au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'entrée effective du salarié dans l'entreprise (en pratique, toutes les formalités contenues dans la DUE n’ont pas à être effectuées au même moment, et la DUE peut être remplie en plusieurs périodes, il est cependant conseillé de procéder à l’envoi dans le délai le plus court, à savoir, au plus tard, le dernier jour ouvrable précédent l’entrée effective du salarié, et correspondant au délai obligatoire de transmission de la déclaration nominative préalable).

Voici toutefois les délais à respecter pour les différentes formalités :

La DUE peut être transmise par différents moyen:

• par courrier (de préférence recommandé) en renvoyant le formulaire daté et signé par l’employeur (le formulaire s’obtient sur simple demande auprès de l’URSSAF)
• par télécopie (en utilisant le même formulaire)
• par minitel (3614 code EMBAUCHEXX où XX représente le numéro de département où est situé l’entreprise – Il convient de prendre contact avec l’URSSAF afin d’obtenir un code confidentiel)
• par Internet (www.due.fr) : Ce moyen est sans conteste le plus simple et le plus sûr.

À réception du dossier, l’URSSAF délivre à l'employeur un numéro de dossier et dans les cinq jours ouvrables un document accusant réception de cette déclaration qui rappelle les informations y figurant.

L’employeur est tenu de conserver ce document jusqu'à ce que le premier bulletin de paie ait été remis au nouvel embauché.

Une partie du justificatif (qui correspond à un volet détachable) doit être remise au salarié lors de son embauche.

L’employeur est également tenu de remettre au nouvel embauché un document synthétique reprenant les informations transmises dans le cadre de la déclaration unique à l’embauche, qui, bien que transmises par l’intermédiaire de la DUE, doivent être rappelées au salarié :

Ce courrier doit donc rappeler les informations suivantes :

• dénomination sociale (ou nom et prénom de l’employeur)
• code APE
• adresse de l’employeur
• numéro SIREN
• nom du salarié
• prénom du salarié
• nationalité du salarié
• date et lieu de naissance du salarié
• numéro de sécurité sociale (si le salarié est déjà immatriculé)
• date et heure d’embauche

Une circulaire ministérielle a précisé que la partie justificative et le document récapitulatifs sont réputés avoir été transmis lorsque le contrat de travail du salarié mentionne l’organisme destinataire de la déclaration et le droit d’accès pour le salarié à ces informations qui sont contenues dans la déclaration.

B - La déclaration préalable à l’embauche à l’inspection du travail

Cette déclaration doit être envoyée à l’inspection du travail du secteur géographique où est implantée l’entreprise par courrier recommandé avec accusé de réception.
Elle n’a pas à comporter de mentions particulières, en dehors de l’identification de l’entreprise, et l’exposé du projet de première embauche par celle-ci.
Les coordonnées de l’inspection du travail sont directement consultables sur le site institutionnel du ministère du travail, ou en cliquant directement sur ce lien :
http://www.travail.gouv.fr/adresses-utiles/vos-interlocuteurs-regions/168.html

C - Affiliation du salarié à la Caisse des retraites complémentaires

Le Chef d’entreprise a trois mois à la date de création de l’entreprise pour opter pour le régime de son choix au sein des caisse de retraites complémentaires de cadres (AGIRC) et des non-cadres (ARRCO), et ce, même si l’entreprise n’a procédé à aucune embauche pendant cette période.

Si aucun choix n’a été formulé pendant ce délai, les organismes procéderont à l’affiliation d’office.

Les coordonnées de ces deux caisses sont :

• AGIRC - 4, rue Leroux - 75016 PARIS - Tél. 01 44 17 51 00 ;
• ARRCO - 44, bd de la Bastille - 75012 PARIS - Tél. 01 44 67 12 00.

D - Remise du Bordereau individuel d’accès à la formation

Cette formalité ne concerne que les salariés sous contrat à durée déterminée (CDD).
Le bordereau individuel d'accès à la formation (BIAF) est remis au salarié avec son contrat de travail.
Ce document est disponible auprès des organismes paritaires collecteurs du 1 %.

E - Le registre unique du personnel

Le chef d’entreprise, quel que soit l’effectif de l’entreprise, doit tenir à jour un registre du personnel.
Ce registre mentionne, dans l’ordre d’embauchage, l’ensemble des salariés employés par l’entreprise.
Ce registre doit être rempli de façon indélébile (en utilisant par exemple un stylo à bille), et doit être conservé pendant 5 ans à compter de la date du départ des salariés.

Les informations contenues dans ce registre sont les suivantes :

• Ordre d’embauchage
• Noms et prénoms du salarié
• Nationalité du salarié
• Date de naissance
• Sexe
• Emploi
• Qualification
• Date d’entrée
• Date de sortie (ajoutée au jour du départ du salarié)

À noter : vous pouvez télécharger gratuitement au format pdf (acrobat reader) un modèle de registre du personnel en cliquant sur ce lien.

En cas de contrat de travail à durée indéterminée, l’existence d’un contrat écrit n’est pas exigée : ainsi, une simple entente verbale entre l’employeur et le salarié peut suffire à la conclusion d’un contrat de travail (CDI uniquement).

Toutefois, le droit communautaire impose à l’employeur d’informer par écrit le salarié des éléments essentiels applicables à la relation de travail.

Cette exigence est considérée comme étant remplie dès lors qu’un contrat de travail a été signé entre les parties : la conclusion d’un contrat de travail est donc conseillée.

Tout salarié doit obligatoirement faire l’objet d’un examen médical avant son embauche, ou, au plus tard, avant l’expiration de la période d’essai.

Dans certains cas toutefois, la visite doit avoir obligatoirement lieu avant l’embauche lorsqu’elle concerne notamment une personne handicapée, une femme enceinte, une mère d’un enfant de moins de 2 ans, un travailleur de moins de 18 ans, ou lorsqu’elle concerne un salarié affecté à certains travaux comportant des exigences ou des risques particuliers.

Les formalités liées à cette première visite médicale doivent être effectuées par la biais de la DUE.

Les coordonnées du service de santé au travail géographiquement compétent sont disponibles auprès de la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle (DDTEFP).

4 - LES AIDES ET EXONERATIONS

Plusieurs mesures d’exonérations et de réductions des cotisations patronales ont été prises en vue d’inciter à l’embauche. Elles concernent notamment les bas salaires, l’embauche d’un premier salarié, ou l’embauche de salariés dans des zones en difficultés.


Complétant ce dossier, nous vous proposons sur ce site un guide qui présente de façon détaillée l’ensemble des formalités obligatoires lors de l'embauche d'un premier salarié et propose tous les modèles de lettres nécessaires au cours de cette démarche.

(2 juillet 2003)
Source : Me Vincent VOINCHET-GOSSELIN - Avocat à la Cour
vincent@voinchet-gosselin.com