Élection CSE : les 3 solutions d’envoi dématérialisé des PV

Exit les plis postaux pour l’employeur ! Saisie unique des informations générales, mentions obligatoires automatiques, acteurs de l’élection informés en temps réel… Les avantages de la saisie en ligne des PV et leur transmission dématérialisée sont nombreux. Alors qu’un arrêté publié le 16 novembre dernier au JO fixe les modalités de transmission par voie électronique des résultats des élections CSE au CTEP, le site du ministère agrémente son téléservice de tutoriels, questions/réponses et autres notices explicatives pour simplifier son appréhension. Passage en revue des trois procédures d’envoi dématérialisé possibles soit via le portail élections professionnelles (validation en ligne ou signature manuscrite) soit en cas de vote électronique.

Avant de se lancer dans la procédure choisie, il est conseillé de se munir de plusieurs informations :

• Le numéro SIRET de l’entreprise (14 chiffres) ;
• Le nom de la convention collective ou son numéro IDCC (4 chiffres, à ne pas confondre avec le numéro de brochure de la convention collective, ni avec le code NAF / APE attribué par l’Insee) ;
• Le protocole d’accord pré-électoral (PAP) ;
• La liste des candidats du premier tour et, s’il y a lieu, celle du second ;
• La date de naissance des membres du bureau (validation en ligne) ;
• La composition du ou des bureaux de vote (ouvriers, employés, cadres, etc.)

Pour rappel, le bureau de vote (ou l’employeur en cas de carence) établit un PV par tour, par collège et par catégorie (titulaire et remplaçant). En principe, le PAP doit indiquer si les résultats de l’élection doivent être transmis ou non de manière dématérialisée. À noter, il n’est plus nécessaire d’adresser par voie postale les PV à l’inspection du travail (sauf en cas de carence totale, et ce dans un délai de 15 jours).

• [Infographies] : comment organiser les élections du CSE ?

Élection CSE : la marche à suivre en cas de scrutin sous enveloppe

Si l’élection CSE a lieu par un scrutin sous enveloppe, un membre du bureau de vote (ou l’employeur en cas de carence) saisit les résultats de l’élection sur l’espace numérique dédié  après sa tenue (nombre de bulletins, nombre de suffrages, attribution des sièges, noms des élus, etc.). Dès son mail communiqué, un lien URL d’une durée de vie de 60 jours sera envoyé à l’employeur pour débuter la saisie (15 jours en cas de vote électronique). Après avoir renseigné les informations générales et être passé par la case « délégation de saisie », deux procédures s’appliquent.

Soit l’on opte pour une validation des résultats en ligne, soit l’on choisit la signature manuscrite des PV d’élection. Les premières étapes de saisie sont identiques quelle que soit la procédure. Par contre, une fois engagée, il est impossible de passer de l’une à l’autre.

« Le calcul tient compte des ratures »

La première étape consiste à renseigner dans les champs dédiés le nombre d’inscrits, le nombre de votants et le nombre de bulletins blancs ou nuls. Les autres champs sont calculés automatiquement. Si le quorum indiqué est atteint, il convient de cliquer sur « suivant ». Ensuite, il vous faudra renseigner le nombre de bulletins valables (pour chaque liste) et le nombre de voix obtenus (par candidat). Puis, le nombre de sièges attribués selon la règle du quotient et la moyennes des voix s’affichent. Pour attribuer les sièges selon la plus forte moyenne, il suffit dans l’étape suivante de cocher la liste correspondante.

Le système propose dès lors automatiquement des élus selon les données saisies précédemment. Attention toutefois, il ne prend pas en compte l’âge des candidats, les sièges réservés ou encore l’égalité ! Il suffit par suite d’indiquer les élus en les cochant. Enfin, un écran récapitulatif s’affiche. Chaque étape dans le chemin de fer est cliquable pour corriger d’éventuelles erreurs de saisie. Une fois les bonnes informations renseignées, cliquez sur « générez le procès-verbal ». Le PV est téléchargeable en pdf. Dans tous les cas, il devra être imprimé pour affichage en entreprise.

Validation en ligne : des codes reçus par SMS

Chaque membre du bureau de vote réunis physiquement, ainsi que les délégués de liste dont la date de naissance a été saisie précédemment, doivent renseigner leurs numéros de portable pour recevoir un code confidentiel par SMS. Puis indiquer leurs dates de naissance et le code reçu dans les colonnes dédiées (les éventuelles réserves sont à émettre dans les champs « Commentaire »).

Lorsque tous les membres ont fait leur office, le PV est validé.  À ce stade, les résultats ne sont plus modifiables. Les PV du 2^nd tour sont accessibles seulement lorsque tous les PV du 1^er tour sont téléversés. Même logique pour la procédure de validation manuscrite.

Validation manuscrite : les délégués de liste peuvent aussi apposer leur signature

Une fois imprimés, les PV du 1^er et 2^nd tour doivent être signés par tous les membres du bureau de vote. Les délégués de liste peuvent aussi apposer leur signature. Il suffit ensuite de les scanner (procès-verbal par procès-verbal) et les téléverser. Qu’il s’agisse d’une validation en ligne ou manuscrite, un accusé de réception est envoyé à l’employeur. Et les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les organisations syndicales reçoivent un courriel d’information.

À noter, en cas de carence totale (carence de candidats à l’issue d’un délai de 30 jours à compter de l’information du personnel dans les PME de 11 à 20 salariés par exemple), l’employeur doit suivre une procédure spéciale.

Transmettre dans les 15 jours

La télétransmission ne s’opère que si l’ensemble des PV sont téléversés. « Lorsque les PV d’un collège ne sont pas à télétransmettre et que vous souhaitez les transmettre par voie postale, cocher la case correspondante », exhorte le tutoriel. Sur l’écran de télétransmission, il est possible d’ajouter un courrier d’accompagnement. Après avoir appuyé sur « Envoyer l’élection », un écran récapitulatif s’affiche. En cas de validation en ligne, la personne en charge de saisir les PV dispose d’un lien URL reçu par courriel actif seulement 24h. Tous les PV de l’élection doivent être transmis sous 15 jours.

Élection CSE : la procédure en cas de vote électronique

Tout d’abord, le vote électronique résulte d’un accord d’entreprise ou, à défaut, d’une décision de l’employeur. L’éditeur de vote électronique pour l’organisation des élections CSE doit être inscrit sur la liste du ministère. Si le prestataire s’occupe de consolider les résultats, l’employeur reste tenu d’imprimer les PV de l’élection générés pour une signature manuscrite (cf. ci-dessus). « Pour les établissements ayant recours à un prestataire de solutions de vote électronique, l’envoi des données de l’élection par le prestataire doit être complété par l’envoi des procès-verbaux scannés par l’employeur à partir d’un lien URL reçu par courriel. Ce lien est actif pendant 15 jours », alerte le site du ministère.

« Inutile, désormais, d’adresser un courrier papier à l’administration », avance le site. Toutefois, malgré ses efforts didactiques, un mystère plane encore sur le téléservice du ministère. Conscient de ces difficultés, ce dernier a exceptionnellement mis en place un service d’aide téléphonique nommé Azur : 0 810 20 08 08 ouvert du lundi au vendredi (hors jour férié) de 9h à 21h.

Matthieu Barry