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Indemnités kilométriques : fonctionnement et barèmes 2019

Allouer des indemnités kilométriques semble la solution la plus simple pour les PME dont un ou plusieurs employés doivent se déplacer régulièrement. Le salarié utilise son véhicule personnel, l’entreprise lui rembourse ses frais. Mais attention, les indemnités kilométriques sont encadrées, en particulier les barèmes, révisés chaque année.

Indemnités kilométriques : fonctionnement et barèmes 2019
Les indemnités kilométriques ne sont bien entendu destinées qu’à couvrir les déplacements professionnels de l’employé. ©Adobe Stock

Rembourser sous forme d’indemnités kilométriques les frais engagés par un salarié lorsqu’il utilise sa voiture à des fins professionnelles : voilà un moyen plus pratique et moins onéreux pour une PME, que d’acheter un véhicule de service. À condition de respecter les règles et barèmes applicables.

Les indemnités kilométriques : une solution économique pour les PME

Allouer des indemnités kilométriques à un salarié qui fait usage de son propre véhicule dans le cadre de son activité professionnelle présente l’avantage d’éviter aux PME d’avoir à se doter de leur propre flotte automobile. De fait, un tel investissement, auquel viendraient s’ajouter les frais d’assurance, de parking et d’entretien, peut s’avérer lourd à supporter pour une petite entreprise, au regard de l’usage plus ou moins fréquent qu’elle ferait du véhicule.

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Les indemnités kilométriques ne sont bien entendu destinées qu’à couvrir les déplacements professionnels de l’employé. Les trajets quotidiens entre son domicile et son lieu de travail sont donc exclus de leur champ.

À l’instar de tous frais professionnels, les indemnités kilométriques sont remboursées au salarié sur la base de notes de frais indiquant notamment la date du déplacement, le motif professionnel, le nombre de kilomètres qu’il a parcourus.

Elles sont calculées en fonction de barèmes fixés par l’administration fiscale et révisés chaque année, comme indiqué ci-après. Ces barèmes tiennent compte de l’usure du véhicule, des frais d’entretien et de réparation (pneus compris), des frais de carburant, d’assurance… Les frais de péage, de parking ou de garage, ainsi que les intérêts d’emprunt éventuels du véhicule ne sont en revanche pas pris en considération.

Le remboursement effectué par la PME à partir des barèmes fiscaux est exonéré de cotisations sociales. En revanche, si la PME rembourse son employé au-delà des limites de ces barèmes, elle devra justifier de l’utilisation effective des indemnités pour des besoins professionnels. À défaut, la part excédentaire sera assujettie aux charges sociales en vigueur.

Barèmes des indemnités kilométriques pour 2019

L’administration prévoit divers barèmes selon le type de véhicule (voiture ou deux roues).

Les barèmes forfaitaires des indemnités kilométriques – applicables pour l’imposition des revenus 2018 – ont été publiés au Journal officiel du 16 mars 2019. À noter : ces barèmes peuvent être également utilisés par les salariés qui optent pour la déduction de leurs frais réels au moment de leur déclaration de revenus.

Afin de favoriser les conducteurs des véhicules de petites cylindrées, considérées moins polluantes, les barèmes ont été revalorisés cette année de 10 % pour les voitures d’une puissance inférieure ou égale à 3 CV, de 5 % pour les voitures de 4 CV.

Voitures

Puissance administrative Jusqu’à 5 000 km De 5 001 à 20 000 km Au-delà de 20 000 km
3 CV et moins d × 0,451 (d × 0,270) + 906 d × 0,315
4 CV d × 0,518 (d × 0,291) + 1 136 d × 0,349
5 CV d × 0,543 (d × 0,305) + 1 188 d × 0,364
6 CV d × 0,568 (d × 0,32) + 1 244 d × 0,382
7 CV et plus d × 0,595 (d × 0,337) + 1 288 d × 0,401
d : distance parcourue en km

Deux-roues

  • Cyclomoteurs (cylindrée inférieure à 50 cm3) :
Jusqu’à 2 000 km De 2 001 à 5 000 km Au-delà de 5 000 km
d × 0,269 (d × 0,063) + 412 d × 0,146
  • Autres deux-roues (à partir de 50 cm3) :
Puissance administrative Jusqu’à 3 000 km De 3 001 à 6 000 km Au-delà de 6 000 km
1 ou 2 CV d × 0,338 (d × 0,084) + 760 d × 0,211
3, 4 ou 5 CV d × 0,4 (d × 0,07) + 989 d × 0,235
Plus de 5 CV d × 0,518 (d × 0,067) + 1 351 d × 0,292

Elisa Friedman

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