L’objectif de la DSN (déclaration sociale nominative) est de substituer à terme l’ensemble des déclarations sociales effectuées par les entreprises en une seule. Depuis janvier 2013, les entreprises peuvent choisir de la mettre en place, et 4 déclarations étaient jusqu’à présent remplacées : DMMO et EMMO, attestations employeurs destinées à Pôle Emploi, attestations de salaire pour le versement des indemnités journalières.
Nouvelles déclarations auxquelles la DSN se substitue
Le décret du 17 novembre ajoute de nouvelles déclarations auxquelles la DSN se substitue.
Il s’agit :
- du bordereau récapitulatif des cotisations et contributions sociales (BRC) ;
- du tableau récapitulatif Urssaf utilisé pour la régularisation des cotisations sociales de l’année civile ;
- des attestations de salaires pour le versement des indemnités journalières dues au titre des accidents et des maladies d’origine professionnelle. La phase 1 ne visait que les attestations de salaire pour le versement des IJSS maladie non professionnelle, maternité et paternité ;
- du relevé mensuel des contrats de travail temporaire ;
- de la déclaration des effectifs prévue au code de la sécurité sociale s’il a effectué chaque mois de l’année civile une DSN.
Certificat de conformité transmis aux entreprises pour chaque déclaration
Le décret prévoit également que désormais, après réception de la transmission dématérialisée des déclarations, les organismes délivrent à l’employeur un certificat de conformité pour chaque déclaration transmise précisant que celle-ci est conforme à la norme d’échanges. Dans le cas contraire, l’employeur sera informé des anomalies ou données manquantes dans la déclaration transmise.
Ce certificat de conformité ne fait pas obstacle aux demandes effectuées auprès de l’employeur par les organismes, les administrations ou les salariés, de rectifier ou mettre à jour les données inexactes ou incomplètes dans la DSN du ou des mois suivants.
Délai de transmission de la DSN
Le décret précise que si le délai imparti pour effectuer la DSN expire un jour férié ou non ouvré, il est prorogé jusqu’au jour ouvrable suivant.
Délai de transmission de certains évènements
Dans le cadre de la DSN, le délai de transmission des événements relatifs à la fin du contrat de travail et à l’arrêt de travail pour cause d’accident ou de maladie professionnelle ou non, de congé maternité, d’adoption ou de paternité et d’accueil de l’enfant est fixé à 5 jours ouvrés.
Le décret précise que n’ont pas à être effectués dans ce délai, mais en même temps que la DSN relative au mois au cours duquel cet évènement est survenu :
- les arrêts de travail pour lesquels aucune retenue sur salaire au titre de ceux-ci n’a été effectuée au cours du mois au cours duquel l’arrêt de travail a débuté ;
- les fins de contrat de mission des salariés des entreprises de travail temporaire et les fins de CDD des salariés des associations intermédiaires, des CDD saisonniers ou des CDD d’usage ; sauf si le salarié demande expressément qu’il soit fait application du délai de 5 jours.
Pénalité par salarié
Le défaut de production de la DSN dans les délais prescrits, l’omission de salariés devant y figurer ou l’inexactitude des rémunérations déclarées entraîne l’application d’une pénalité fixée à 7,50 € par salarié. L’article R. 243-16 du code de la sécurité sociale qui fixe le montant de cette pénalité, précise que « le total des pénalités ne peut excéder 750 € par bordereau ou déclaration ». Dans le cadre de la DSN, on peut donc se demander si ce montant vise chaque déclaration remplacée, ou l’ensemble de celles-ci, dans la mesure ou la DSN, sauf déclaration événementielle (fin du contrat, arrêt de travail…), n’est effectuée qu’une fois par mois.
Le décret ajoute que si la déclaration est effectuée par un autre moyen que la DSN, la pénalité est égale au tiers de cette pénalité, soit 2,50 €.
Entrée en vigueur
Ces différentes dispositions sont applicables dès aujourd’hui, sauf pour la substitution de la déclaration des effectifs qui sera applicable à une date fixée par arrêté et au plus tard le 1er janvier 2017.
Cela ne signifie pas cependant que les entreprises qui décident de passer à la DSN doivent directement commencer en phase 2. En effet, comme l’a rappelé le GIP modernisation des données sociales, la phase 1 de la DSN est active jusqu’à fin août 2015, les entreprises peuvent donc choisir de commencer par celle-ci.