Dépôts au greffe : des simplifications depuis le 1er septembre 2012

Depuis le 1er septembre, les formalités effectuées au registre du commerce et des sociétés (RCS) sont simplifiées. Un exemplaire unique suffit désormais pour le dépôt, au greffe du tribunal de commerce, de l’essentiel des actes qui ponctuent la vie des commerçants. A commencer par les déclarations d’immatriculation, ainsi que les actes constitutifs : les statuts, les actes de nomination des organes de gestion, d’administration, de direction, de surveillance et de contrôle, l’éventuel rapport du commissaire aux apports, le certificat du dépositaire des fonds (pour les sociétés par actions) ou encore le procès-verbal des délibérations de l’assemblée générale constitutive (pour les sociétés constituées par offre au public).

Un seul jeu des comptes sociaux

Par ailleurs, les sociétés commerciales sont autorisées à déposer chaque année un seul jeu de leurs documents comptables (comptes annuels, rapport de gestion pour les sociétés cotées, rapport des commissaires aux comptes, etc.). Pour rappel, le délai de dépôt est fixé à un mois à compter de l’approbation par l’assemblée ordinaire et porté à deux mois en cas de dépôt par voie électronique (depuis la loi de simplification du 22 mars 2012).
De même, les sociétés commerciales étrangères qui ouvrent en France un premier établissement n’ont plus à transmettre un double de leurs documents comptables (qu’elles ont établis, fait contrôler et publier dans l’Etat où elles ont leur siège).

Actes de cession de parts : dépôt simplifié pour les seules sociétés civiles

Les formalités de modification des commerçants sont également allégées. Un exemplaire unique des « actes, délibérations ou décisions modifiant les pièces déposées lors de la constitution » peut être déposé. Il en est de même des statuts mis à jour (à joindre en même temps) et, le cas échéant, du rapport du commissaire à la transformation ou du commissaire aux comptes (en cas de transformation d’une société en société par actions).
Autre précision : lors d’un transfert de siège dans le ressort d’un autre tribunal, un seul exemplaire des statuts peut être remis au greffe du tribunal du nouveau siège.
Par ailleurs, l’exigence d’un double est supprimée pour les actes de cession des parts de sociétés civiles. Mais uniquement pour ces dernières. « Curieusement, le décret nouveau n’a pas supprimé nécessité (…) pour les actes de cession de parts de société en nom collectif, de société en commandite simple et de SARL », relève un article des éditions Francis Lefebvre. « Cependant, il serait étonnant que les greffes continuent d’exiger un tel dépôt dès lors qu’ils sont autorisés à transmettre par voie électronique à l’Inpi tout type d’acte qui leur a été remis », avance-t-il.
Enfin, les déclarations de radiation des commerçants peuvent elles aussi être désormais transmises en un exemplaire.
Ces simplifications (pour les statuts et procès-verbaux) visent également les associations qui émettent des obligations (une possibilité pour celles qui exercent une activité économique effective).

D’autres simplifications…

Hormis la suppression du dépôt des actes et pièces en double exemplaire, le décret et l’arrêté du 31 juillet 2012 allègent certaines procédures.
En cas de transfert de siège social, les entreprises sont dispensées de la production de l’extrait K bis (requis directement du greffier du siège antérieur par le greffier du nouveau siège).
La radiation d’office des sociétés ayant cessé leur activité peut quant à elle être réalisée directement par le greffier du tribunal ; le recours au juge commis à la surveillance du registre n’est plus nécessaire.