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Date de clôture de l’exercice comptable : principes et règles à respecter
Si vous n’exercez pas une activité de nature libérale, mais une qui relève des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), vous avez toute liberté pour déterminer la date de clôture de votre exercice comptable. Le principe de libre choix s’applique à toutes les formes d’entreprises : entreprise individuelle, société unipersonnelle ou pluripersonnelle… Cette information sera déclarée en même temps que la création de l’entreprise, lors de son immatriculation.
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Avant de parler de date de clôture, le principe fondamental est la durée légale d’un exercice comptable. Elle est de 12 mois.
Bien que majoritairement fixée au 31 décembre pour coïncider avec l’année civile, rien ne vous oblige à appliquer cette règle. Elle a pour avantage d’être simple pour une petite entreprise qui ne dispose pas d’un service comptable, interne ou seulement via un expert-comptable externe. Si ce n’est pas la fin de l’année civile, les entreprises choisissent souvent une fin de trimestre : 31 mars, 30 juin ou 30 septembre.
Le code du commerce permet de choisir librement la date, tant qu’elle est fixe : une date précise du calendrier. Vous ne pouvez pas définir une date variable, telle que le second lundi du mois de mai, ce qui ne permettrait pas de correspondre à une période de 12 mois.
Il existe des exceptions à la durée légale de 12 mois. A titre exceptionnel, elle peut être inférieure ou supérieure à 12 mois, lors du premier ou du dernier exercice, ou à la suite de la modification de la date de clôture de l’exercice.
Si votre activité est régulière sur l’ensemble de l’année, sans aucune période de pic, l’année civile est une solution simple. Vous n’avez pas de question à vous poser et n’avez qu’à suivre le calendrier d’une année civile.
Dans le cas contraire d’une activité saisonnière (hôtellerie en montagne ou en bord de mer par exemple), il est préférable de choisir une date de clôture d’exercice comptable après la période de forte activité. Cela permet de réalise votre bilan comptable et financier avec peu de stocks et une trésorerie plus élevée. Autre avantage, vous avez un peu plus de temps pour établir vos comptes et préparer votre prochain exercice.
Autre point en faveur d’une date de clôture décalée par rapport à l’année civile, vous pouvez mieux appréhender les modifications des lois fiscales qui s’appliquent en général au 1er janvier de chaque année.
C’est particulièrement utile pour des entreprises qui auraient des bénéfices importants sur l’année civile. Dans ce cas, le choix d’une clôture de l’exercice comptable en milieu d’année est plus intéressant.
Le droit commercial permet à l’entreprise de modifier la date de fin d’exercice comptable. Pour rappel, les entreprises dont l’activité relève des bénéfices non commerciaux (BNC) n’ont pas d’autre choix que le calendrier civil.
Pour toute entreprise relevant des bénéfices industriels ou commerciaux (BIC), le choix de la date de clôture des comptes est libre. Cela concerne tous les cadres juridiques : entreprise individuelle ou société.
Les formalités ne sont juste pas les mêmes pour un entrepreneur indépendant ou pour une entreprise exerçant en société (unipersonnelle ou pluripersonnelle). La décision de changer de date doit être prise avant la date de l’exercice en cours. Il est impossible de prolonger un exercice clos. La modification de la date peut avoir pour conséquence une durée d’exercice plus longue ou plus courte.
Pour une entreprise individuelle, il suffit à son dirigeant d’envoyer un courrier au service des impôts dont elle dépend. Il est évidemment important de prévenir le fisc avec un délai raisonnable par rapport à la date initiale de clôture. Le greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise doit enregistrer cette information de nouveau calendrier comptable de l’entreprise individuelle.
Dans le cadre d’une société, la démarche est plus formalisée. La date de clôture de l’exercice figurant dans les statuts, le représentant légal de la société doit convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE) pour faire valider la nouvelle date de clôture comptable.
Après validation de la nouvelle date de fin de l’exercice social, les statuts de la société doivent être mis à jour et faire l’objet d’un dépôt au registre du commerce et des sociétés (RCS). Le délai fixé par le code de commerce est de 30 jours après la date de l’AGE.
En général, la formalité relative aux sociétés ne comprend pas la publication d’une annonce légale dans un journal d’annonces légales (JAL).
La parution d’une telle publicité légale ne sera obligatoire que si l’annonce légale de constitution de la société mentionnait la date de clôture d’exercice comptable, ce qui est une information facultative dans l’annonce légale.
Pour éviter tout problème, prenez le temps de consulter l’annonce légale que vous avez publiée lors de la création de l’entreprise. Cela pourra vous éviter de devoir publier un rectificatif ou de reporter la décision si le greffe refuse votre annonce légale.