Frais professionnels et avantages en nature : les barèmes 2015 sont fixés

L’Urssaf a récemment publié les limites d’exonération fiscale et sociale des frais professionnels pour 2015.

Allocations de repas

L’allocation forfaitaire destinée à compenser les dépenses supplémentaires de restauration sur le lieu de travail est fixée à 6,20 euros (contre 6,10 euros l’année précédente). Sont concernés les salariés qui sont contraints de prendre leur repas sur leur lieu de travail en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires (travail posté, continu, de nuit, en horaire décalé…).

Lorsque les repas sont pris en dehors des locaux de l’entreprise, l’indemnité de « collation » s’élève à 8,80 euros (8,70 euros en 2014) pour les salariés dont les conditions de travail empêchent de regagner leur résidence ou leur lieu habituel de travail et qui ne vont pas au restaurant.
Pour ceux qui sont en déplacement professionnel et contraints de prendre leur repas au restaurant, l’indemnité grimpe à 18,10 euros (au lieu de 17,90 euros).

Indemnités de grand déplacement

Pour les grands déplacements, l’indemnité s’établit cette année à 18,10 euros par repas (et non plus à 17,90 euros) en métropole, pour les trois premiers mois. Au-delà de cette durée, les montants sont fixés à 15,30 euros entre le 4e et le 24e mois, et à 12,70 euros entre le 25e et le 72e mois. Il s’agit de la situation de salariés qui n’ont pas la possibilité de regagner chaque jour leur résidence habituelle du fait de leurs conditions de travail.

Les dépenses supplémentaires de logement et de petit déjeuner sont également remboursées à hauteur de 64,70 euros par jour (au lieu de 64,10 euros l’an passé) pour les déplacements de trois mois à Paris et en petite couronne (puis 55 euros entre le 4e et 24e mois et 45,30 euros jusqu’au 72e mois). Dans les autres départements métropolitains, l’indemnité s’élève à 48 euros par jour (contre 47,60 euros l’an dernier) les trois premiers mois (puis 40,90 et 33,60 euros).

Mobilité professionnelle

Qu’en est-il des frais liés à la mobilité professionnelle du salarié (considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à l’emploi) ? Le forfait pour les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture engagés dans l’attente du logement définitif est fixé à 71,90 euros par jour (et non plus 71,30 euros) pour une durée maximum de neuf mois.
La limite des dépenses inhérentes à l’installation du salarié dans le nouveau logement s’établit à 1440,20 euros + 120 euros par enfant à charge dans la limite de 1800,20 euros (au lieu de 1427,40 euros + 118,90 euros par enfant, dans la limite de 1784,10 euros).

Conséquences fiscales et sociales

Les indemnités pour frais professionnels qui n’excèdent pas les limites ainsi fixées sont, sous conditions, exonérées de l’impôt sur le revenu (IR) dû par le salarié bénéficiaire, lorsque ce dernier pratique la déduction forfaitaire de 10%. Sur le plan social, ces allocations forfaitaires sont exclues de l’assiette des cotisations sous réserve de leur utilisation conforme à leur objet.

Avantages en nature nourriture et logement

Autre actualisation : les montants forfaitaires des avantages en nature nourriture et logement sont également revalorisés au 1er janvier 2015. Lorsque l’employeur fournit gratuitement le repas, quel que soit le montant de la rémunération du salarié, cet avantage est évalué à 4,65 euros pour un repas (au lieu de 4,60 euros en 2014), soit 9,30 euros par jour (pour deux repas). Il s’agit là de valeurs minimales susceptibles d’être remplacées par des montants supérieurs résultant soit d’un accord entre le salarié et son employeur, soit d’une convention collective ou d’un accord applicable à l’activité professionnelle considérée, indique l’Urssaf.

Lorsque l’employeur met à disposition un logement à son salarié, l’avantage est évalué tous les mois forfaitairement selon un barème établi en fonction de la rémunération brute mensuelle du salarié et du nombre de pièces du logement. Cependant, l’employeur peut choisir un calcul à partir de la valeur locative servant à l’établissement de la taxe d’habitation.

Ces avantages constituent un élément de la rémunération du salarié et sont donc imposables à l’IR. Côté employeurs, les sommes que ces derniers prennent en charge sont soumises au paiement de cotisations sociales.

Évaluation réelle pour les dirigeants de société

Il existe un cas particulier pour les gérants minoritaires et égalitaires de SARL et SELARL, présidents et directeurs généraux de SA ou de SELAFA, présidents et dirigeants de SAS. Leurs avantages en nature et leurs frais professionnels doivent être déterminés d’après leur valeur réelle (sauf exceptions).