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Ce que vous devez savoir avant de prendre un stagiaire

La loi du 10 juillet 2014 et ses décrets d'application ont modifié le statut des stagiaires. Rappel des nouvelles règles à connaître avant de signer vos conventions.

Ce que vous devez savoir avant de prendre un stagiaire

Quels sont les stages concernés ?

Tous les stages en entreprise à l’exception des stages relevant :

  • de l’article L. 4153-1 du Code du travail (relatif aux élèves de moins de 16 ans) ;
  • de la formation professionnelle continue.

Les stages doivent-ils être intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire ?

Oui. Les stages ne peuvent en aucun cas avoir pour objet l’exécution d’une tâche régulière correspondant à un travail permanent de l’entreprise.

Une convention de stage est-elle obligatoire ?

Oui. Les stages doivent faire l’objet d’une convention entre l’établissement d’enseignement, l’entreprise d’accueil, le stagiaire, l’enseignant référent et le tuteur de stage. Cette convention engage la responsabilité des signataires.

Elle régit les modalités d’accomplissement du stage : durée et dates du stage, organisation du temps de travail, gratifications, accueil et encadrement, discipline, modalités de rupture du stage notamment.

Les mentions obligatoires de la convention de stage sont listées par l’article D. 124-4 du code de l’éducation.

Un nouveau modèle de convention de stage a été fixé par un arrêté du 29 décembre 2014 (Arrêté du 29 décembre 2014).

Quelle est la durée maximale du stage ?

La durée maximale du stage ou des stages réalisés par un même stagiaire dans une même entreprise ne peut excéder 6 mois par année d’enseignement.

Chaque période au moins égale à 7 heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois.

Néanmoins, pendant une période transitoire de 2 ans à compter de la publication de la loi du 10 juillet 2014 (soit jusqu’au 10 juillet 2016), il peut être dérogé à cette durée maximale pour certaines formations : diplôme d’Etat d’assistant de service social, diplôme d’Etat d’éducateur spécialisé…

Doit-il y avoir un délai de carence entre deux stages ?

Oui. Un délai de carence entre deux stages successifs doit être respecté. Il est égal au tiers de la durée du stage précédent (par exemple, 2 mois si le stage précédent était d’une durée de 6 mois). Ce délai de carence n’est pas applicable lorsque le stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire.

Quel est le quota maximal de stagiaires pouvant être accueillis simultanément dans une entreprise ?

Il n’est pas défini. La loi prévoit de limiter le nombre maximal de stagiaires pouvant être accueillis simultanément par une même entreprise. Ce quota devait être définit par décret. Il ne l’est toujours pas.

Le stagiaire perçoit-il une gratification ?

Oui pour tout stage d’une durée de plus de 2 mois consécutifs ou non dans une même entreprise. En-deçà de cette durée, le versement d’une gratification est facultatif.

Quel est le montant de la gratification ?

A défaut de convention de branche ou d’accord professionnel étendu, le stagiaire en entreprise perçoit depuis le 1er décembre 2014, par heure de travail, une rémunération au moins égale à 13,75 % du plafond horaire de la Sécurité sociale. Ce taux sera de 15 % pour les conventions de stages conclues à partir du 1er septembre 2015.

 Le calcul du montant de la gratification mensuelle du stagiaire s’effectue en fonction des heures réellement effectuées.

Quelles sont les modalités de versement de la gratification ?

Pour le versement de la gratification, l’entreprise peut choisir :

  • soit de verser chaque mois la gratification correspondant au nombre d’heures réellement effectuées par le stagiaire (donc un montant différent chaque mois) ;
  • soit de réaliser un « lissage » des sommes qui seront dues sur la totalité de la durée du stage, afin de verser chaque mois le même montant au stagiaire.

Le site service-public.fr a mis en ligne un simulateur de calcul de la gratification minimale d’un stagiaire. Il permet de calculer la gratification due pour chaque mois de stage, le montant total dû pour toute la durée du stage et le montant à verser en cas de lissage de la gratification sur la totalité du la durée du stage.

La gratification est-elle exonérée de charges ?

Oui. Les sommes versées aux stagiaires ne donnent pas lieu à cotisations dans la limite de 13,75% du plafond horaire de la Sécurité sociale par heure de stage effectuée pour les conventions conclues depuis le 1er décembre 2014. La franchise de cotisations passera à 15 % pour les conventions de stages conclues à partir du 1er septembre 2015.

Quel est le statut du stagiaire pendant le stage ?

Le stagiaire n’est pas lié par un contrat de travail à l’entreprise, il n’a donc pas le statut de salarié.

Quels sont les droits des stagiaires ?

Ils ont accès aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise, comme les salariés de l’entreprise d’accueil.

Ils bénéficient également de l’accès au restaurant d’entreprise dans les mêmes conditions que les salariés, de tickets restaurants lorsqu’ils sont proposés et d’une prise en charge partielle des frais de transport.

La convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence au bénéfice du stagiaire. En outre, les stagiaires peuvent avoir droit à des congés en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption d’une durée équivalente d’absence à celle prévue pour les salariés.

Quelle est la durée de travail du stagiaire ?

 La présence du stagiaire dans l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil suit les règles applicables aux salariés de l’entreprise pour ce qui a trait :

  • aux durées maximales quotidienne et hebdomadaire de présence ;
  • à la présence de nuit ;
  • au repos quotidien, au repos hebdomadaire et aux jours fériés.

L’entreprise doit établir, selon tous moyens (par exemple, une badgeuse si elle est équipée d’un tel dispositif), un décompte des durées de présence du stagiaire.

Le stagiaire peut-il faire des heures supplémentaires ?

Il n’y a pas d’interdiction absolue de réalisation d’heures supplémentaires par le stagiaire. Si, dans une entreprise, les salariés travaillent 39 heures par semaine, un stagiaire effectuera les mêmes horaires. Ces heures lui sont payées, mais ne sont pas majorées, sauf convention ou accord collectif le prévoyant.

Un tuteur doit-il être nommé ?

Oui. L’entreprise doit désigner un tuteur chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire. Il est garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention tripartite. Un accord d’entreprise peut préciser les tâches confiées au tuteur et les conditions de l’éventuelle valorisation de cette fonction.

Le stage peut-il être interrompu ou rompu ?

Oui. L’établissement d’enseignement peut désormais valider le stage qui aurait été interrompu avant son terme afin de ne pas pénaliser le jeune dans son parcours. Y compris en cas de rupture de la convention à l’initiative de l’entreprise.

Quelles sont les formalités à accomplir par l’employeur qui accueille des stagiaires ?

Les stagiaires doivent être inscrits dans une partie spécifique du registre du personnel dès leur arrivée dans l’entreprise.

Pour chaque stagiaire, il faut inscrire dans le registre du personnel :

  • les nom et prénoms du stagiaire ;
  • les dates de début et de fin de la période du stage ;
  • les nom et prénoms du tuteur ;
  • le lieu de présence du stagiaire.

Le comité d’entreprise doit-il être informé ou consulté ?

Oui. L’employeur doit informer le comité d’entreprise :

  • du nombre et des conditions d’accueil des stagiaires dans le rapport annuel unique pour les entreprises de moins de 300 salariés ;
  • du nombre de stagiaires accueillis dans l’entreprise, des conditions de leur accueil et des tâches qui leur sont confiées dans le cadre de l’information trimestrielle pour les entreprises de plus de 300 salariés.

Quelles sont les sanctions du non-respect de la réglementation relative aux stagiaires ?

Des amendes sont prévues. Le montant de l’amende est d’au plus 2 000 € par stagiaire concerné par le manquement et d’au plus 4 000 € en cas de réitération dans un délai d’un an à compter du jour de la notification de la première amende.

Les infractions pouvant être sanctionnées sont les suivantes :

  • non-respect des durées maximales de présence et minimales de repos ;
  • non-respect de l’obligation de décompter les temps de présence du stagiaire ;
  • non-respect de l’interdiction de confier à un stagiaire des tâches dangereuses ;
  • manquement à l’obligation de désigner un tuteur.

Que se passe-t-il en cas d’embauche d’un ancien stagiaire ?

En cas d’embauche d’un ancien stagiaire dans les 3 mois suivant la fin du stage réalisé lors de la dernière année d’études, la durée de ce stage est déduite de la période d’essai, sans pouvoir la réduire de plus de 50 %. Auparavant, la période d’essai n’était réduite que si l’embauche intervenait  » à l’issue  » du stage.

Et la durée du stage est intégralement déduite si l’embauche est effectuée dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au stagiaire.

La durée des stages est-elle prise en compte dans l’ancienneté ?

Oui. Lorsque le stagiaire est embauché par l’entreprise à l’issue d’un stage d’une durée supérieure à 2 mois, la durée de ce stage est prise en compte pour l’ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté.

 

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