Frais professionnels : pas de remboursement en deçà du coût réel

Lorsqu’un salarié expose des frais pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur, il doit être remboursé intégralement. Des dispositions conventionnelles ou contractuelles peuvent prévoir que le remboursement des frais prend la forme d’indemnités forfaitaires fixées à l’avance. Mais, en l’absence de dispositions contractuelles ou conventionnelles fixant le montant des remboursements de frais, l’employeur est-il entièrement libre de fixer le montant des remboursements ? Pas tout à fait, répond la Cour de cassation dans un arrêt du 23 septembre 2009. L’employeur ne peut pas fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en deçà de leur coût réel.

Dans cette affaire, l’employeur, en l’absence de dispositions conventionnelles ou contractuelles relatives à la prise en charge des frais professionnels, avait fixé unilatéralement les indemnités kilométriques versées aux salariés utilisant leur véhicule personnel à 0,29 euros par kilomètre parcouru. Un salarié, employé en qualité de chauffeur livreur, avait réclamé devant la juridiction prud’homale le paiement d’un complément de remboursement de frais kilométriques. Le juge des référés lui avait donné gain de cause après avoir relevé que le remboursement des frais de déplacement du salarié avait été fixé par l’employeur à un montant inférieur à leur coût réel.

La Haute juridiction confirme la solution. Reprenant à l’identique l’attendu de principe d’un arrêt du 25 février 1998 (Cass. soc., 25 février 1998, n° 95-44.096), la Cour de cassation rappelle que les frais exposés par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur « doivent être remboursés sans qu’ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due, à moins qu’il n’ait été contractuellement prévu qu’il en conserverait la charge moyennant le versement d’une somme fixée à l’avance de manière forfaitaire et à la condition que la rémunération proprement dite du travail reste au moins égale au Smic ». La Haute Cour ajoute dans l’arrêt du 23 septembre que « l’employeur ne peut fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en deçà de leur coût réel ».

Source : Cass. soc., 23 septembre 2009, n° 07-44.477

Nathalie Lepetz
Rédaction de NetPME