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Précisions sur la gratification versée aux stagiaires

Dans une lettre circulaire, l’Acoss répond aux interrogations soulevées à l’occasion de l’entrée en vigueur de la loi sur l’égalité des chances. Une loi qui a réformé en profondeur les règles relatives aux stages en entreprise.  

Gratification obligatoire pour les stages supérieurs à trois mois

L’Acoss (Agence centrale des organismes de Sécurité sociale) rappelle que seuls les stages d’une durée supérieure à trois mois consécutifs doivent obligatoirement donner lieu au versement d’une gratification. Son montant est fixé par une convention de branche ou par un accord professionnel étendu. A défaut d’un tel accord, le montant de cette gratification ne peut être inférieur à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale par heure de présence dans l’entreprise.
Cette gratification est versée mensuellement à compter du premier jour du premier mois de stage. Lorsque le stage initial d’une durée inférieure à trois mois qui se prolongent au-delà, il convient de faire un rattrapage des gratifications que le stagiaire aurait dû percevoir dès le premier mois de stage. Le montant de la gratification versée dès la fin du troisième mois devra être rapporté à la période écoulée afin de déterminer le montant de la franchise.

Calcul de la franchise de cotisations

Tous les stages, obligatoires ou non, ouvrent droit à une franchise de cotisations et contributions sociales. Cette franchise est égale à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, multiplié par le nombre d’heures de présence au cours du mois considéré, soit 398,13 euros pour l’année 2009 et pour 151,67 heures par mois (12,5 % x 21 euros x 151,67).
La circulaire Acoss rappelle que la gratification est due au stagiaire sans préjudice du remboursement des frais engagés pour effectuer le stage et des avantages offerts, le cas échéant, pour la restauration, l’hébergement et le transport. En conséquence, les avantages en nature et les remboursements de frais professionnels accordés au stagiaire ne doivent pas être pris en compte pour l’appréciation du montant de la gratification. Par exemple, un employeur qui prendrait en charge la moitié de l’abonnement mensuel du pass-navigo pour un stage en Ile de France, soit 26,75 euros par mois pour un abonnement carte orange zone 1 et 2, devra verser une gratification mensuelle de 398,13 euros à son stagiaire et non de 371,38 euros.
L’Acoss précise que dans le cas où le montant de la gratification est au moins égal au montant de la franchise de cotisations, l’avantage en nature résultant de la prise de repas à la cantine n’est pas pris en compte dans l’assiette des cotisations lorsque la participation salariale est au moins égale à la moitié du forfait avantage en nature, soit 2,15 euros en 2009.
Lorsque l’entreprise ne dispose pas de cantine, il est admis que des titres restaurant soient attribués aux stagiaires. Dans ce cas, lorsque la participation patronale à l’acquisition des titres restaurant respecte la réglementation relative aux titres restaurant, elle est exclue de fait de l’assiette, et ce, indépendamment du montant de la gratification versée au stagiaire. L’administration abandonne ainsi sa position antérieure qui consistait à inclure dans la gratification la participation de l’employeur à l’acquisition des titres restaurant pour déterminer le montant de la franchise.
Enfin, l’Acoss indique que l’exonération de cotisation doit être proratisée en cas d’entrée ou de sortie du stagiaire en cours de mois. Elle doit également être proratisée en cas d’absence du stagiaire en cours de stage (maladie, fermeture collective de l’établissement), mais uniquement si la gratification est elle-même proratisée.

Source : Lettre-circulaire ACOSS n° 2008-091 du 29 décembre 2008

Nathalie Lepetz
Rédaction de NetPME

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