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Virements et prélèvements bancaires SEPA : les PME sont aussi concernées !

Au 1er février 2014, les virements et prélèvements au format SEPA remplaceront définitivement ceux actuellement utilisés. Une mise en conformité au règlement européen, qui implique de nouvelles modalités et obligations pour toutes les entreprises, pourtant majoritairement peu préparées. Explications.

Virements et prélèvements bancaires SEPA : les PME sont aussi concernées !

Les PME râlent souvent contre la législation française, réputée changeante et qui semble se complaire à alourdir sans cesse la paperasserie administrative. Ils ont désormais une nouvelle raison de s’exprimer, contre l’Europe cette fois avec la migration dite SEPA…

La bascule SEPA, une obligation pour toutes les entreprises

En effet, à compter du 1er février 2014, les virements et prélèvements se feront au format européen SEPA (Single Euro Payments Area – Espace unique de paiement en euros), remplaçant définitivement leurs équivalents nationaux, tant pour les paiements nationaux que transfrontaliers (intra-européens et internationaux). Sa raison d’être ? Harmoniser le transfert de fonds d’un compte à un autre dans 31 pays européens.
Une mesure qui concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur activité. Avec, à la clé, un risque important : la non-conformité le jour J entraînera purement et simplement le blocage des créances et moyens de paiement ! Et, cerise sur le gâteau, des frais bancaires supplémentaires liés au rejet des opérations…  « Faute de préparation et d’anticipation, notamment avec la mise à niveau des équipements informatiques, de nombreuses entreprises risquent de subir des ruptures de trésorerie », prévient la Direction de l’information légale et administrative, qui dépend des services du Premier ministre.
Dans un contexte économique où les entreprises tirent déjà la langue, il convient de ne pas minorer le risque et d’anticiper. Pourtant, selon le Comité national SEPA, le taux de migration représentait en juillet 2013 à peine 45 % des transactions concernant les opérations de virement et seulement 1,3 % des transactions concernant les opérations de prélèvement. Il y a donc urgence pour les PME à s’intéresser de près à ce dossier…

Les conséquences opérationnelles pour les entreprises

  • Pour les virements et les prélèvements :

–    Assurez-vous de votre capacité à mettre à jour vos bases RIB (codes IBAN et BIC) dans l’ensemble de vos outils de gestion (logiciels de facturation, sites internet de votre banque…). Pour ce faire, contactez vos partenaires commerciaux pour qu’ils vous donnent leur RIB format SEPA et votre éditeur de logiciel de gestion et/ou votre banquier.

  • Pour les prélèvements :

–    Informez au plus tôt tous vos clients débiteurs de votre intention de basculer vers le format SEPA. Attention : cette information constitue une obligation !
–    En l’absence d’autorisation de prélèvement préexistante (c’est-à-dire en cas de prélèvement unique ou d’un nouveau), vous devez désormais obtenir un mandat signé par le débiteur. Pas de changement pour les prélèvements déjà en place : le principe de la continuité s’applique heureusement, mais pour les autres, attention au système de traitement mis en place : « il convient de faire deux fichiers distincts : l’un pour les nouveaux ou premiers prélèvements, et l’autre pour les récurrents, car si l’entreprise les mélange, la banque ne pourra pas les traiter et il y aura un rejet technique », prévient Emmanuel Joussemet, gérant du cabinet Nepsio Conseil à Nantes, spécialisé dans l’accompagnement et la conduite de projets organisationnels et informatiques.
–    Autre obligation : celle de mettre à la disposition de vos clients un point de contact leur permettant de modifier (en cas de changement de coordonnées bancaires) ou de révoquer leur(s) mandat(s) de prélèvement.
–    L’archivage de ces mandats, sous forme papier ou électronique, est désormais de votre responsabilité en tant que créancier. Auparavant, elle incombait aux banques. Une nouveauté qui a une conséquence : en cas de contestation d’un ordre de prélèvement par l’un de vos débiteurs, il vous appartient de fournir ce mandat à votre banque. Il convient  donc de mettre en place un outil qui permette de tracer et archiver tous ces mandats.

  • Pour les virements :

–    Assurez-vous que vous disposez des coordonnées bancaires au bon format des bénéficiaires de vos virements. Dans le cas contraire, procurez-vous les. « Vous pouvez aussi demander à votre banque de faire une transcodification automatique des RIB existants dans votre application bancaire », signale Emmanuel Joussemet du cabinet Nepsio Conseil.

N’attendez pas le dernier moment !

« Le principal conseil que l’on puisse donner aux entreprises, c’est de se rapprocher le plus rapidement possible de leur partenaire bancaire habituel. Elles pourront ainsi identifier les adaptations nécessaires au passage au format SEPA, sachant que la majorité des banques ont mis en place une cellule d’assistance dédiée pour les aider dans la bascule opérationnelle », conclut Emmanuel Joussemet.
En outre, sachez qu’un kit de communication, à destination des entreprises, a été élaboré par le comité national SEPA, pour les aider à franchir le pas.
N’attendez plus !

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