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Connaître les essentiels de la facturation

La facture est un document essentiel du cycle achats-fournisseurs et ventes-clients. Véritable colonne vertébrale des flux financiers liés à l'activité, elle remplit plusieurs fonctions : commerciale, comptable, financière et fiscale. Il est donc indispensable de connaître ses principales règles.

Connaître les essentiels de la facturation

La facture, quelle utilité ?

Définition

La facture est une pièce comptable indiquant la quantité, la nature et les prix des marchandises achetées ou vendues, ou des prestations de services fournies.

Fonction juridique

Une facture constitue la preuve juridique que des biens ont été vendus ou des prestations de services réalisées en contrepartie du paiement d’un prix.

Fonction comptable

Elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l’établissement des comptes annuels.

Fonction fiscale

Elle fait office de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l’impôt. A tous ces titres, la facture est un outil majeur pour sécuriser ses affaires et lutter contre la fraude.

Quand la facture est-elle obligatoire?

L’établissement d’une facture est obligatoire lors de toute prestation de services ou vente de marchandises entre professionnels. Elle vise à instaurer la transparence des relations entre les acteurs économiques et permet de contrôler l’interdiction de la vente à perte.

Dans les relations entre professionnels et particuliers, la facture est obligatoire dans 3 cas :

  • lorsque le montant de l’opération dépasse 25€ ;
  • en cas de vente à distance ;
  • quand le particulier acheteur en fait la demande (quel que soit le montant en cause).

La facture doit être émise dès la livraison des biens ou l’achèvement de la prestation de services.

Qu’est-ce qu’une facture en bonne et due forme ?

Pour être considérée comme telle, une facture doit :

  • comporter les mentions obligatoires ;
  • être rédigée en français ;
  • être établie en double exemplaire pour que chaque partie de l’opération en conserve une trace.

Remarque : Un ticket de caisse ne saurait avoir valeur de facture. Il ne représente qu’une simple preuve d’achat permettant notamment le remboursement ou l’échange d’un produit défectueux.

Modèle de facture
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Modèle de facture

Mentions obligatoires

Pour toutes les factures :

  • date d’émission et date de la vente ou de prestation de service ;
  • numéro de la facture ;
  • identités de l’acheteur et du vendeur ou prestataire ;
  • désignation, quantité et prix du produit ou de la prestation ;
  • montant HT et TTC ;
  • taux de TVA applicable et montant de TVA correspondant ;
  • numéro d’identification à la TVA du vendeur.

Pour les factures entre professionnels, ajouter :

  • le délai de paiement éventuel ;
  • le numéro d’identification à la TVA du client professionnel ;
  • le taux des pénalités de retard.

Numérotation

Toute facture doit impérativement porter un numéro. La numérotation des factures suit une séquence chronologique sans interruption : les factures sont numérotées en continu les unes à la suite des autres.

Conséquence : il n’est pas possible de rajouter des factures a posteriori. Deux factures ne peuvent porter le même numéro.

Il est cependant permis d’ajouter en début de numéro un préfixe pour chaque année (2016 -xx).

Attention aux règles de prescription!

Entre professionnels, le délai pour agir en paiement de la facture est de 5 ans, alors qu’il n’est que de 2 ans entre un professionnel et un particulier. Ce délai de prescription commence à courir à partir de l’émission de la facture.

Conservation et stockage

Toute facture mentionnant la TVA doit être conservée pendant 6 ans à compter de sa date d’émission afin de permettre son contrôle par les agents de l’administration fiscale.

Les justificatifs comptables doivent quant à eux être conservés pendant 10 ans.

Les factures papier sont stockées sur le territoire français, dans un lieu facilement accessible à l’administration.

Facturation des prestations de service

Validité de la facture au forfait

Les parties d’une opération peuvent décider de facturer la prestation de service au forfait à condition d’avoir convenu à l’avance d’un prix forfaitaire. Une entreprise peut valablement proposer une prestation de services faisant l’objet d’un prix global et forfaitaire si :

  • le contrat reprend le forfait objet de l’accord en détaillant son contenu ;
  • la facture mentionne le prix forfaitaire de la prestation.

Regroupement de plusieurs prestations de service

Plusieurs prestations de service peuvent figurer sur la même facture dans deux cas :

  • lorsqu’elles sont réalisées simultanément ;
  • lorsqu’il s’agit d’une facturation périodique qui concerne plusieurs prestations distinctes facturées au même client.

Rédaction netPME

 

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