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Passer à la facture électronique

La numérisation des factures constitue un changement important dans la réorganisation des entreprises. Entre réduction des coûts et gain de place, ses avantages sont nombreux. Mais un minimum de préparation s'impose : passer à la facture électronique nécessite de respecter plusieurs contraintes techniques et légales.

Passer à la facture électronique

Les multiples avantages de la facture électronique

  • réduction des coûts de traitement et de stockage ;
  • gain de temps pour les équipes comptables ;
  • amélioration de la fiabilité des factures et de leur suivi ;
  • augmentation du recouvrement des factures ;
  • réduction des délais de paiement ;
  • limitation des risques de fraude.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Émission et réception électroniques

La facture électronique répond à des critères précis : elle doit être émise et reçue par un système électronique. Par tolérance, une facture papier numérisée ensuite en pdf à l’aide d’un scanner est admise comme facture électronique jusqu’au 1er janvier 2019 pour les PME (moins de 250 salariés), et jusqu’au 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises (moins de 10 salariés), à condition que la facture soit sécurisée avec une signature électronique et que son émetteur la conserve sous les deux formats papier et numérique. Le transfert vers un support informatique doit garantir la reproduction à l’identique de la facture, de manière à obtenir une copie conforme. Le document numérisé fait ainsi apparaître tout ajout ou annotation porté sur le document papier.

La signature numérique

La facture électronique doit être signée électroniquement à l’aide d’un certificat authentifiant l’identité de son émetteur.

L’acceptation préalable

La facture dématérialisée doit être acceptée préalablement par son destinataire. Il conviendra donc que les systèmes informatiques des entreprises et de leurs clients ou fournisseurs soient compatibles.

Une future obligation légale

L’ordonnance de juin 2014 sur les relations commerciales avec des personnes publiques

Inscrite dans une volonté de simplification en faveur des entreprises, l’ordonnance de juin 2014 prévoit la généralisation des factures électroniques dans les relations entre les personnes publiques (État, collectivités locales, établissements publics) et leurs fournisseurs entreprises privées.
Ces dernières seront dans l’obligation de dématérialiser leurs factures à destination de l’administration. Une entrée en vigueur progressive est prévue en fonction de la taille de l’entreprise, entre 2017 et 2020.

Le coup d’accélérateur de la loi Macron

Publiée en août 2015, la loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques (dite « loi Macron ») autorise le gouvernement à prendre d’ici mai 2016 une nouvelle ordonnance permettant le développement de la facturation électronique dans les relations entre les entreprises.
Une obligation d’accepter des factures électroniques de ses fournisseurs s’appliquerait immédiatement aux contrats en cours.
En revanche, il serait toujours permis d’émettre des factures au format papier.
Pour les PME, cette législation s’appliquerait dès le 1er janvier 2019.

Les contraintes à respecter

La réglementation TVA

Comme sa grande sœur au format papier, la facture électronique est normalisée et codifiée. Elle constitue toujours la preuve juridique de la réalité d’une prestation de services ou d’une vente de marchandises.
C’est pourquoi elle doit présenter les mêmes mentions obligatoires que la facture papier. Elle fait également office de support à l’exercice des droits sur la TVA et au contrôle de l’impôt.

Garantie de l’origine, du contenu et de la lisibilité

Tout émetteur d’une facture électronique doit garantir :

  • l’origine de la facture, c’est-à-dire l’identité de l’émetteur ;
  • l’intégrité du contenu : la facture ne doit pas avoir été modifiée, ou les modifications doivent être apparentes ;
  • la lisibilité du document : la facture électronique doit pouvoir être lue facilement par le client ou l’administration.

Passer à la facture électronique : comment s’y prendre ?

Commencer par un audit interne

Afin de bien concevoir en amont le besoin en dématérialisation de factures, un audit interne s’impose. Il conviendra de définir le volume de factures à traiter par mois et par année, la répartition entre les factures nationales et internationales, le nombre de clients et de fournisseurs concernés. En résumé, l’audit requiert une évaluation complète de la situation actuelle de gestion des factures.

Communiquer avec tous les interlocuteurs concernés

En interne, il faudra identifier les services et les personnes concernés par la dématérialisation (comptabilité, administration des ventes, informatique, logistique, recouvrement…) et impliquer les équipes dans un objectif de réduction du DSO (encours client).
En externe, il conviendra de communiquer avec ses clients et fournisseurs afin de vérifier leur équipement numérique.

La question du prestataire

En fonction des ressources de l’entreprise, il peut s’avérer utile de recourir à un prestataire extérieur. La plupart des fournisseurs présentent des produits qui s’intègrent au système d’information existant (comptabilité, gestion, tableaux de bord). Enfin, les prestataires garantissent la conformité fiscale des factures numérisées grâce à leur logiciel.
En cas de recherche d’un prestataire de dématérialisation, voici quelques conseils pour faire le bon choix :

  • sélectionner en premier lieu des sociétés qui connaissent déjà votre secteur d’activité et votre corps de métier ;
  • favoriser les formules « software as a service » qui proposent une solution en ligne sans paiement d’une licence onéreuse, et le stockage des données en « cloud » ;
  • choisir un prestataire qui saura s’intégrer dans votre système informatique actuel ;
  • limiter la recherche aux sociétés certifiées « SAS 70 » qui garantit la sécurité des données.

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