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Passer à la facture électronique

Le passage à la facture électronique constitue un changement important dans l'organisation des entreprises. Entre réduction des coûts et gain de place, ses avantages sont nombreux. Mais un minimum de préparation s'impose : passer à la facture électronique nécessite de respecter plusieurs contraintes techniques et légales.

Passer à la facture électronique

Les avantages de la facture électronique

  • réduction des coûts de traitement et de stockage ;
  • gain de temps pour les équipes comptables ;
  • amélioration de la fiabilité des factures et de leur suivi ;
  • augmentation du recouvrement des factures ;
  • réduction des délais de paiement ;
  • limitation des risques de fraude.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Il ne s’agit pas simplement d’une version électronique d’une facture papier numérisée et envoyée par courriel, mais d’un mode spécifique de conception de la facture.

Émission et réception électroniques

Pour qu’une facture soit considérée comme une facture électronique, elle doit être émise et reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d’un lien sécurisé sur un portail internet), ce qui implique que les systèmes informatiques de l’émetteur et du destinataire soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.

Une facture électronique est valable à condition que l’authenticité de son origine (identification de l’émetteur), l’intégrité de son contenu (non modifiable) et une bonne lisibilité soient garanties. Pour respecter ces conditions, une facture électronique peut être émise selon trois procédures :

  • transmission selon une norme sécurisée : la facture est envoyée au destinataire grâce à un message électronique dont la structure est convenue entre les parties (échange de données informatisées -EDI, format XML, fichier PDF joint, progiciel de gestion intégrée…) ;
  • transmission sécurisée par la signature électronique : dans ce cas, c’est la signature électronique (par un certificat électronique qualifié) qui valide le procédé dématérialisé de facturation ;
  • transmission sous toutes formes électroniques dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou de prestations de services.

L’acceptation préalable

La facture dématérialisée doit être acceptée préalablement par son destinataire. L’acceptation du destinataire doit être formalisée pour servir de preuve (une simple information du passage à la facture électronique n’est pas suffisante).

Facture électronique : future obligation légale

A partir du 1er janvier 2019, les petites et moyennes entreprises (PME) et à partir du 1er janvier 2020, les micro-entreprises, seront dans l’obligation de transmettre leurs factures par voie électronique pour les marchés publics.

Les contraintes à respecter

La facture électronique constitue toujours la preuve juridique de la réalité d’une prestation de services ou d’une vente de marchandises. C’est pourquoi le contenu d’une facture électronique doit correspondre à celui d’une facture papier et comporter les mêmes mentions obligatoires.

La facture électronique fait également office de support à l’exercice des droits sur la TVA et au contrôle de l’impôt.

Passer à la facture électronique : comment s’y prendre ?

Commencer par un audit interne

Afin de bien concevoir en amont le besoin en dématérialisation de factures, un audit interne s’impose. Il conviendra de définir le volume de factures à traiter par mois et par année, la répartition entre les factures nationales et internationales, le nombre de clients et de fournisseurs concernés. En résumé, l’audit requiert une évaluation complète de la situation actuelle de gestion des factures.

Communiquer avec tous les interlocuteurs concernés

En interne, il faudra identifier les services et les personnes concernés par la dématérialisation (comptabilité, administration des ventes, informatique, logistique, recouvrement…) et impliquer les équipes dans un objectif de réduction du DSO (encours client).
En externe, il conviendra de communiquer avec ses clients et fournisseurs afin de vérifier leur équipement numérique.

La question du prestataire

En fonction des ressources de l’entreprise, il peut s’avérer utile de recourir à un prestataire extérieur. La plupart des prestataires présentent des produits qui s’intègrent au système d’information existant (comptabilité, gestion, tableaux de bord). Enfin, les prestataires garantissent la conformité fiscale des factures numérisées grâce à leur logiciel.
En cas de recherche d’un prestataire de dématérialisation, voici quelques conseils pour faire le bon choix :

  • sélectionner en premier lieu des sociétés qui connaissent déjà votre secteur d’activité et votre corps de métier ;
  • favoriser les formules « software as a service » qui proposent une solution en ligne sans paiement d’une licence onéreuse, et le stockage des données en « cloud » ;
  • choisir un prestataire qui saura s’intégrer dans votre système informatique actuel ;
  • limiter la recherche aux sociétés certifiées « SAS 70 » qui garantit la sécurité des données.

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