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Quelle est la durée de conservation des documents dématérialisés ?

La loi exige des entreprises qu’elles conservent les documents officiels durant un certain nombre d’années. Elle ne fait pas de différence entre les documents papier et numériques, ce qui oblige les sociétés ayant effectué leur digitalisation à trouver des moyens sécurisés pour stocker leurs fichiers digitaux.

Quelle est la durée de conservation des documents dématérialisés ?

Les obligations légales en matière de conservation des documents

La durée de conservation des documents par les entreprises varie, comme l’exige la loi, de 1 an pour  la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation, à 10 ans pour le compte annuel d’une société. Ces délais varient en fonction de la nature des documents (civils et commerciaux, fiscaux, sociaux, gestion du personnel). La durée de conservation très longue peut poser des soucis pour les documents numériques : leur format sera-t-il encore lisible dans 10 ans ?

Que les documents soient numériques ou papier, l’entreprise doit pouvoir les présenter dans leur version originale dans le cadre d’un contrôle d’un organisme. La société doit aussi pouvoir se protéger en cas de litige avec un client grâce aux documents qu’elle aura conservé. Elle est toutefois libre de la manière dont elle archive ses fichiers.

Le coffre-fort électronique

Le coffre-fort numérique est un logiciel SaaS, c’est-à-dire hébergé sur une plateforme à distance. C’est la solution d’archivage numérique la plus adaptée aux TPE puisqu’elle ne nécessite pas de personnel qualifié. Ce coffre-fort est un espace de stockage accessible via internet et qui permet d’archiver de manière sécurisée les documents numériques sous n’importe quel format. Il est proposé par les banques, la Poste, des assurances ou des sociétés privées. Certains coffres-forts électroniques sont gratuits lorsqu’il s’agit d’y héberger quelques documents mais la plupart sont payants à partir de 1€ par mois environ.

Attention à bien lire les conditions générales de vente avant de souscrire à un  coffre-fort numérique. Les gratuits ne conservent, en général, les documents que pour une durée assez limitée (de quelques mois à quelques années) et les coffres-forts payants diffèrent au cas par cas.

Pour plus de sécurité, la CNIL a statué sur les obligations de ces prestataires : la suppression d’un document du coffre-fort numérique doit être immédiatement effective et les sauvegardes qui s’y rapportent ne peuvent être conservées plus d’un mois. D’autre part, l’entreprise doit être avertie en avance dans le cas de la fermeture de son coffre-fort et la récupération des données doit être facilitée par le prestataire.

Rappel des durées de conservation applicables

Liste des documents à conserver Délais Remarques
Documents et pièces comptables
Livre et registre comptable 10 ans Ce délai court à compter de la clôture du livre ou du registre.
Pièce justificative : factures, bons de commande, etc. 10 ans
Documents civils et commerciaux
Correspondance commerciale : bons de commande et bons de livraison 10 ans
Contrat conclu entre commerçants 5 ans
Contrat conclu entre commerçant et non-commerçant 5 ans
Facture 10 ans
Contrat conclu par voie électronique portant sur une somme de plus de 120 € 10 ans Le délai prévu par le code de la consommation est fixé à 10 ans à compter de la conclusion du contrat lorsque la livraison du bien ou l’exécution de la prestation est immédiate. Dans le cas contraire, le délai court à compter de la conclusion du contrat jusqu’à la date de livraison du bien ou de l’exécution de la prestation et pendant une durée de 10 ans à compter de celle-ci.
Contrat d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers 5 ans
Documents bancaires
Relevé de compte 10 ans Si la loi prévoit une prescription de 5 ans à compter de l’opération, la pratique bancaire privilégie un délai de conservation de 10 ans.
Bordereaux de remise de chèques ou d’espèces 10 ans Le délai de prescription est de 5 ans à compter de l’opération, mais la pratique bancaire instaure un délai de conservation de 10 ans à compter de la remise.
Ordre de paiement et opérations par carte bancaire : tickets DAB, factures 10 ans Le délai de prescription est de 5 ans à compter de l’opération.
Relevé annuel de frais et dossier d’opposition 5 ans
Offre préalable de prêt, tableaux d’amortissement 10 ans Le délai de prescription est de 5 ans à compter du remboursement complet du crédit.

 

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