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Envoyer une lettre recommandée par internet : quelles sont les caractéristiques juridiques ?
Il est possible aujourd’hui d’envoyer une lettre recommandée via internet. Deux possibilités s’offrent aux entreprises : La Poste peut imprimer puis remettre en main propre le courrier au destinataire. L’envoi peut aussi se faire de manière dématérialisée à une IDentité Numérique.
Envoyer une lettre recommandée sans sortir de son bureau simplifie le quotidien des chefs d’entreprises. La Poste propose deux fonctions au dirigeant : il peut opter pour l’envoi papier via internet. Dans ce cas, le courrier est imprimé, mis sous pli et distribué en mains propres au destinataire. Sinon, un envoi et une réception entièrement dématérialisés sont possibles : pour cela, les deux correspondants doivent posséder une IDentité Numérique afin que la lettre ait la même valeur légale que le recommandé classique. Explications.
La lettre recommandée en ligne offre la même protection juridique qu’une lettre recommandée classique, grâce à la preuve de dépôt électronique. Celle-ci indique la date et l’heure de l’envoi et les coordonnées des deux correspondants au moment de l’envoi. Ces informations sont certifiées par un cachet électronique et une signature électronique cryptées sous format CMS. Elles attestent qu’il n’y a eu aucune modification des informations contenues dans la lettre depuis le moment de l’envoi. Le chef d’entreprise peut ainsi facilement se justifier en cas de litige ou face à la justice. Cette preuve électronique est conservée par La Poste pendant 3 ans et est disponible sur le compte de son IDentité Numérique.
Posséder une Identité Numérique est nécessaire pour envoyer et recevoir électroniquement une lettre recommandée. Elle est liée à France Connect, « un système d’identification et d’authentification » reconnu par l’ensemble des administrations en ligne. Depuis sa mise en service en 2016, les représentants d’entreprises et les particuliers n’ont plus besoin de créer un compte sur chaque plateforme du service publique pour entreprendre leurs démarches. Avec une seule IDentité Numérique, il est possible de déclarer ses impôts en ligne, d’envoyer un courrier numérique ou encore de certifier son entreprise.
Le système attribue un identifiant et un mot de passe par personne. L’identité du demandeur est automatiquement vérifiée par un passage du facteur au domicile. Toutes les IDentités Numérique sont des espaces en ligne sécurisés et présentent une plateforme identique avec les mêmes fonctions ainsi qu’une boîte de réception où sont envoyées les lettres recommandées électroniques. De ce fait, les documents certifiés envoyés entre IDentités Numériques ont la même valeur juridique qu’un papier quelques soit leur format (.pdf, .doc, .docx, .rtf, .txt, .odt, .jpg, .tif, .jpeg, .png, .bmp, .tiff, .gif sont pris en comptes).
Les fichiers d’adresses d’une entreprise peuvent aussi être téléchargés et stockés sur l’espace en ligne. Seul le titulaire de l’IDentité Numérique peut y avoir accès.
Comme pour les lettres recommandées ordinaires, La Poste garantit que la confidentialité des échanges par voie numérique soit respectée. Le contenu des lettres recommandées électroniques n’est pas consulté et toute violation de cette règle entraînerait des sanctions.
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