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Dématérialisation : organiser les documents pour une meilleure gestion de l’entreprise

La numérisation des documents officiels de l’entreprise demande beaucoup d’organisation. Afin d’être efficace, un classement des fichiers digitaux compréhensible par tous doit être établi. Quelques astuces et outils numériques peuvent aider à atteindre une performance maximum.

Dématérialisation : organiser les documents pour une meilleure gestion de l’entreprise

De la facture destinée à un fournisseur au contrat d’un salarié, tous les documents d’une entreprise peuvent être dématérialisés. Mais cela implique un grand chamboulement dans l’entreprise. Pour effectuer une transition efficace et progressive, quelques étapes sont à respecter scrupuleusement.

1) Définir une organisation numérique intuitive

Il est primordial de choisir une méthode de rangement que chaque employé pourra s’approprier, le but étant d’être plus rapide et efficace qu’avec des documents papier. Installer un moteur de recherche peut être une bonne idée.

2) Définir une durée de conservation des fichiers

Il est nécessaire de concevoir deux plateformes d’archivage. L’une d’elle stockera les documents récents pendant une période donnée, à définir selon les besoins de l’entreprise. Une fois la date de stockage limite atteinte, les fichiers seront transférés vers une autre plateforme à accès limité ayant pour fonction de centraliser tous les documents de l’entreprise.

 

3) Établir une charte pour uniformiser les documents issus de la dématérialisation

Les documents papiers sont rarement uniformes. Ainsi, avant de les numériser il est important d’établir une charte graphique pour que leur valeur juridique reste intacte. Typographie, lisibilité, format, organisation du papier, logo apparent… tout doit être choisi avec soin !

 

4) Choisir un serveur adapté

Le choix du serveur va dépendre des options dont l’entreprise souhaite bénéficier. Système de classement automatique ou non, fréquence des sauvegardes automatiques, accès aux documents réglementés, niveau de sécurité… autant de paramètres à prendre en compte dans sa décision. Pour les petites entreprises, plusieurs services en ligne proposent de déposer les documents sur une plateforme externe qui s’occupe de classer les fichiers de manière automatique. Pratique pour les TPE et PME qui ne disposent ni du temps, ni du personnel nécessaires pour mener cette mission à bien.

5) Sensibiliser le personnel à ce nouveau mode de fonctionnement

Les salariés de l’entreprise sont les premiers concernés par la numérisation des documents. Ils devront parcourir ces fichiers au quotidien et maîtriser parfaitement le nouveau système. Les sensibiliser aux enjeux de la dématérialisation des documents est donc essentiel. Certains employés verront leur tâches complètement bouleversées, une formation est donc nécessaire afin d’emporter leur adhésion et leur soutien.

 

6) Scanner les documents et archiver numériquement

Une fois la procédure suivie, il ne reste plus qu’à transformer les documents papier en fichiers numériques qu’il faudra ensuite horodater pour les rendre juridiquement valables.

 

 

La dématérialisation des procédures

 

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