Pourquoi et comment opter pour la signature électronique ?

La signature électronique est invisible : elle se constitue d’une suite de caractères cryptée qui n’apparaît pas dans le contenu du document à signer. Ce n’est donc pas un « scan » de la signature manuscrite.

La signature électronique permet d’authentifier de manière fiable l’auteur du fichier et de s’assurer que le contenu de celui-ci n’a pas été altéré ou modifié. Tout type de document numérique (doc, jpg, XML…) peut être signé de manière électronique. Une opportunité pour le chef d’entreprise de numériser les devis, bons de commande, contacts, fiches de paie… et de gagner ainsi en temps, puisque grâce à la signature électronique, les papiers peuvent être signés instantanément et à distance.

Cette signature électronique peut être visualisée comme une fiche d’identité numérique. Elle renferme des informations sur le signataire non visibles à l’œil nu et se présente soit sous la forme d’un logiciel, totalement dématérialisé, ou d’un mini dispositif matériel. Son intégration rend un document digital entièrement fiable car l’engagement du signataire y est définitif. Un contrat numérique a donc la même valeur qu’un contrat papier.

En France, la signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite. Elle est définie par la loi comme un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. Un document signé électroniquement est alors recevable en tant que preuve par la justice en cas de litige. La signature électronique permet d’identifier formellement le signataire du contrat et de confirmer son lien avec ce qui a été signé. Pour faire valoir ce droit, le document en question doit être remis sur une clé USB au tribunal.

Attention toutefois, ce cas est valable uniquement pour une signature électronique dite « avancée », c’est-à-dire délivrée par un prestataire de services de certification électronique. Dans le cas d’une signature électronique « simple », il reviendra au chef d’entreprise et à l’organisme qui a fourni l’outil de signature de prouver la fiabilité du document.

Choisir une signature électronique « avancée » est fortement recommandé. Il convient alors de prendre contact avec un prestataire de services de certification électronique qui propose des offres adaptées aux besoins de l’entreprise et qui se présentent sous la forme d’un abonnement à l’année ou par forfaits. Le tarif varie en fonction du nombre de documents à signer électroniquement. Une fois le prestataire choisi, il faut se procurer un certificat électronique qui sera la « carte d’identité numérique », utilisée pour identifier formellement le signataire. Il est délivré par des sociétés appelées « Autorités de certification » reconnues par l’État mais il peut aussi être proposé par le prestataire de services de certifications précédemment cité. Le prix du contrat est généralement d’environ 100 € et représente l’identité numérique d’une personne pour une durée de 1 à 3 ans. Il est à noter que le certificat ne peut pas représenter une société. C’est donc au chef d’entreprise de fournir des informations à titre personnel. Le document est d’ailleurs remis en mains propres pour garantir sa fiabilité.

Une fois le logiciel ou le matériel installé, signer un document est assez simple. Il suffit d’ouvrir le document en question et un bouton « signer » s’affiche alors. Il faut ensuite mettre en route le programme dédié à la signature électronique et taper le code préalablement choisi. Il ne manque plus qu’à confirmer l’opération et voilà, c’est chose faite !