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Les enjeux de la dématérialisation

La dématérialisation des documents est une façon moderne de rendre son entreprise plus compétitive, quelle que soit sa taille. Mais abandonner le papier au profit du numérique ne s’improvise pas. On vous explique comment effectuer la transition et quels avantages en tirer.

Les enjeux de la dématérialisation

En quoi consiste la dématérialisation des documents d’une société ?

On appelle « dématérialisation des documents » le fait de transformer des documents officiels en fichiers numériques, consultables et modifiables à l’aide de logiciels. On les dématérialise à l’aide d’un scan, puis ils sont triés et rangés dans une base de données propre à l’entreprise.

Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?

Une économie d’argent

Les avantages de la dématérialisation des documents sont nombreux/. Elle permet d’abord de réaliser des économies en impression et achat de papier. L’entreprise communique désormais via internet, les frais d’envoi postal sont donc supprimés.

 

Une économie de temps

Travailler sur des documents numériques permet de communiquer plus rapidement que ce soit en interne ou avec des clients. Le temps de traitement des dossiers est plus court et la qualité de service est ainsi améliorée. La société devient de ce fait plus compétitive.

 

Une sécurité accrue

Dématérialiser permet de garder une trace de toute transaction, de sécuriser les données et de lutter contre la fraude grâce à la signature électronique.  Celle-ci donne aux documents numériques la même légitimité qu’un document papier. Grâce à un système crypté, un document signé électroniquement atteste que chacune des parties s’engage à le respecter et qu’il n’a pas été modifié depuis l’acte de signature.

 

Une démarche écologique bénéfique pour l’image de l’entreprise

Enfin, dématérialiser les documents a aussi un aspect écologique. Une image bénéfique pour l’entreprise qui améliore sa réputation en réduisant sa production de papier ainsi que son emprunte carbone.

Rédaction NetPME

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