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L'information due aux actionnaires de SA

Dans la société anonyme (SA), le conseil d’administration doit adresser ou mettre à la disposition des actionnaires les documents nécessaires pour leur permettre à ceux-ci de se prononcer en connaissance de cause et de porter un jugement informé sur la gestion et la marche des affaires de la société. Si le conseil d’administration manque à ses obligations, les actionnaires disposent de différents moyens d’action. […]

SA : les documents à communiquer aux actionnaires

Il convient de distinguer :

  • Le droit de communication permanent des actionnaires qui porte sur certains documents, à toute époque de l’année, leur permettant de se renseigner sur les délibérations antérieures ;
  • Le droit de communication préalable à une assemblée qui porte sur les documents qui vont être soumis à l’assemblée à laquelle les actionnaires sont appelés à participer.

Droit de communication permanent des actionnaires

En dehors de toute réunion d’assemblée, tout actionnaire d’une SA non cotée a le droit d’obtenir communication :

  • des comptes annuels et consolidés le cas échéant : bilan, compte de résultat et annexes (les annexes doivent notamment contenir des informations sur la situation des filiales et participations de la société),
  • du tableau sur la situation de la société au cours de chacun des cinq derniers exercices,
  • de la liste des administrateurs (ou des membres du directoire et du conseil de surveillance),
  • le cas échéant, du rapport du président du conseil d’administration (ou du conseil de surveillance) sur le gouvernement d’entreprise et le contrôle interne,
  • des rapports du conseil d’administration (ou du directoire et du conseil de surveillance) soumis à l’assemblée générale,
  • des rapports des commissaires aux comptes soumis à l’assemblée générale,
  • du texte et de l’exposé des motifs des projets de résolution présentés à l’assemblée générale,
  • du tableau récapitulatif des délégations de compétence et pouvoirs accordées par l’assemblée générale au conseil d’administration (ou au directoire) en matière d’augmentation de capital,
  • du montant global, certifié exact par les commissaires aux comptes, des rémunérations versées aux dix ou cinq (selon que l’effectif du personnel excède ou non deux cents salariés) personnes les mieux rémunérées de la société,
  • des bilans sociaux.

La société est tenue de communiquer ces documents pour les trois derniers exercices (les procès-verbaux et feuilles de présence des assemblées tenues au cours de ces trois derniers exercices doivent également être communiqués).

Droit de communication préalable à une assemblée

Les actionnaires d’une SA non cotée peuvent prendre connaissance de divers documents qui varient selon la nature de l’assemblée (certains sont communs à toutes les assemblées, d’autres doivent y être ajoutés s’il s’agit de l’assemblée ordinaire annuelle statuant sur les comptes de l’exercice écoulé ou d’une assemblée extraordinaire).

Avant l’assemblée ordinaire annuelle, la liste des documents pouvant être consultés au siège social comprend essentiellement les documents suivants :

  • les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) de l’exercice écoulé ainsi que le tableau des affectations du résultat ;
  • les comptes consolidés ainsi que le rapport sur la gestion du groupe s’il n’est pas inclus dans le rapport de gestion ;
  • le rapport de gestion qui sera présenté à l’assemblée ;
  • le rapport sur le gouvernement d’entreprise, qui doit désormais être établi dans toutes les SA par le conseil d’administration (ou de surveillance) et doit être présenté à l’assemblée, à moins, dans les SA à conseil d’administration, qu’il ne soit inclus dans le rapport de gestion ;
  • le tableau des résultats de la société au cours de chacun des cinq derniers exercices ;
  • les rapports des commissaires aux comptes ;
  • le texte des projets de résolutions ;
  • le montant global, certifié exact par les commissaires aux comptes, des rémunérations versées aux dix ou cinq personnes les mieux rémunérées selon que l’effectif du personnel excède ou non 200 salariés ;
  • la liste des actionnaires ;
  • le dernier bilan social.

Les documents à envoyer aux actionnaires sur leur demande avant l’assemblée ordinaire annuelle sont essentiellement les suivants :

  • l’ordre du jour de l’assemblée ;
  • les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) de l’exercice écoulé ainsi que le tableau des affectations de résultat ;
  • les comptes consolidés ainsi que le rapport sur la gestion du groupe s’il n’est pas inclus dans le rapport de gestion ;
  • le rapport de gestion qui sera présenté à l’assemblée ;
  • le rapport sur le gouvernement d’entreprise ;
  • le tableau des résultats de la société au cours de chacun des cinq derniers exercices ;
  • un exposé sommaire de la situation de la société au cours de l’exercice écoulé ;
  • les rapports des commissaires aux comptes ;
  • le texte des projets de résolution ;
  • une formule de procuration et un formulaire de vote à distance ;
  • le bilan social.

Enfin, si une formule de procuration est jointe à la lettre de convocation à une assemblée, afin de permettre à l’actionnaire de se prononcer en connaissance de cause, la société est tenue d’également lui communiquer :

  • l’ordre du jour de l’assemblée ;
  • le texte des projets de résolution ;
  • un exposé sommaire de la situation de la société pendant l’exercice écoulé ;
  • une formule de demande d’envoi des documents et renseignements ;
  • un formulaire de vote à distance ;
  • l’indication que l’actionnaire, à défaut d’assister personnellement à l’assemblée, peut choisir entre l’une des trois formules suivantes :
    • donner une procuration à un autre actionnaire, à son conjoint ou à son partenaire pacsé ;
    • voter à distance ;
    • adresser une procuration à la société sans indication de mandat.

SA : les modalités de la communication des documents aux actionnaires

Droit de communication permanent

Ce droit de communication peut être exercé par l’actionnaire lui-même ou par un mandataire qu’il aura choisi. L’actionnaire, ou son mandataire, a le droit de prendre copie des documents. Il peut se faire assister d’un expert inscrit sur une des listes établies par les cours et tribunaux.

C’est à l’actionnaire, ou à son mandataire, de se déplacer au siège de la société pour prendre connaissance des documents.

Droit de communication préalable à une assemblée

L’actionnaire peut consulter au siège social ou administratif les documents que la société doit, à cet effet, tenir à sa disposition, à compter du jour de la convocation et au moins pendant les 15 jours qui précèdent la date de l’assemblée. Cette consultation peut également être effectuée par le mandataire que l’actionnaire a choisi pour le représenter à l’assemblée. L’actionnaire, ou son mandataire, a le droit de prendre copie des documents. Il peut se faire assister d’un expert.

Toutefois, à compter de la convocation de l’assemblée générale et jusqu’au 5e jour inclusivement avant la réunion, tout actionnaire titulaire de titres nominatifs ou de titres au porteur qui justifie de cette qualité, peut demander à la société de lui adresser les documents par courrier postal ou électronique. La société est tenue de procéder à cet envoi avant la réunion et à ses frais.

Information des actionnaires : les moyens d’action

Les dirigeants de la société sont tenus de communiquer aux actionnaires les documents mentionnés ci-dessus. S’ils manquaient à cette obligation, les actionnaires disposent de différents moyens d’action.

L’astreinte

Si la société refuse de communiquer ou de donner accès aux documents mentionnés ci-dessus, les actionnaires peuvent demander au président du tribunal de commerce statuant en référé :
– soit d’enjoindre sous astreinte aux dirigeants de les communiquer,
– soit de désigner un mandataire chargé de procéder à cette communication.

Lorsqu’il est fait droit à la demande, l’astreinte et les frais de procédure sont à la charge des dirigeants mis en cause.

Les actionnaires peuvent également obtenir des dommages-intérêts en réparation du préjudice que le refus de communication leur a causé.

Les questions écrites

A compter de la convocation à une assemblée, tout actionnaire a la faculté de poser par écrit des questions auxquelles le conseil d’administration (ou le directoire) est tenu de répondre au cours de l’assemblée.

L’expertise de gestion

Par ailleurs, un ou plusieurs actionnaires représentant au moins 5 % du capital social, soit individuellement, soit en se groupant sous quelque forme que ce soit, peuvent poser par écrit au président du conseil d’administration ou au directoire des questions sur une ou plusieurs opérations de gestion de la société, ainsi que, le cas échéant, des sociétés qu’elle contrôle. Dans ce dernier cas, la demande doit être appréciée au regard de l’intérêt du groupe. La réponse doit être communiquée aux commissaires aux comptes.

A défaut de réponse dans un délai d’un mois ou à défaut de communication d’éléments de réponse satisfaisants, ces actionnaires peuvent demander en référé la désignation d’un ou plusieurs experts chargés de présenter un rapport sur une ou plusieurs opérations de gestion.

S’il est fait droit à la demande, la décision de justice détermine l’étendue de la mission et des pouvoirs des experts. Elle peut mettre les honoraires à la charge de la société.

Le rapport est adressé au demandeur, au ministère public, au comité d’entreprise ou au comité social et économique, au commissaire aux comptes et au conseil d’administration (ou au directoire et au conseil de surveillance). Ce rapport doit, en outre, être annexé à celui établi par les commissaires aux comptes en vue de la prochaine assemblée générale et recevoir la même publicité.

Par ailleurs, les actionnaires peuvent également avoir recours à l’expertise de droit commun et demander au président du tribunal de commerce la désignation d’un expert afin de se ménager des éléments de preuve susceptibles d’être utiles à la solution d’un litige à venir.

La procédure d’alerte

Dans les cas extrêmes, il existe une procédure d’alerte qui permet à un ou plusieurs actionnaires représentant au moins 5 % du capital social, deux fois par exercice, de poser par écrit des questions au président du conseil d’administration (ou au directoire) sur tout fait de nature à compromettre la continuité de l’exploitation. La réponse est communiquée au commissaire aux comptes.

Information des actionnaires : les sanctions

A défaut de réunion de l’assemblée générale ordinaire dans les six mois de la clôture de l’exercice, en vue de l’approbation des comptes de l’exercice écoulé, le ministère public ou tout intéressé peut demander en référé au président du tribunal d’enjoindre, le cas échéant sous astreinte, aux dirigeants de convoquer l’assemblée ou de désigner un mandataire pour y procéder.

En outre, encourent une sanction pénale les administrateurs (ou les membres du directoire) qui n’auraient pas soumis à l’approbation de l’assemblée générale ordinaire les comptes annuels et le rapport de gestion (emprisonnement de six mois et amende de 9 000 €).

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