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Embaucher un stagiaire

Les stages ne font pas à proprement parler l’objet d’un contrat de travail, mais d’une convention de stage. Rédigée par l’école ou l’université de l’étudiant en concertation avec l’entreprise, celle-ci doit être signée par l’entreprise et bien sûr par l’étudiant lui-même. Cette convention doit notifier l’intitulé de la formation de l’étudiant ainsi que ses activités au sein de l’entreprise.
A cette convention de stage doit être annexée la charte des stages étudiants en entreprise. Celle-ci a été signée en 2006 par plusieurs fédérations professionnelles et syndicats patronaux, qui se sont engagés à procurer des conditions de travail convenables à leurs stagiaires. Cette charte a été mise en place suite à la constatation de nombreux abus. Attention donc, les entreprises sont tenues à un devoir de formation lorsqu’elles accueillent un stagiaire.
Proposer un stage pour des missions ponctuelles peut être un bon moyen pour l’entreprise de bénéficier d’une main d’œuvre qualifiée à moindre coût.

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Le fonctionnement des stages en entreprise

Le stage en entreprise permet d’obtenir, ou d’appliquer, des aptitudes dans le milieu professionnel. Le stage permet à l’étudiant d’obtenir une première expérience au sein d’une entreprise. Toutefois, afin d’éviter les excès, certaines règles ont été mises en place. Elles ne concernent toutefois pas le jeune de moins de 16 ans ou le stagiaire de la formation professionnelle continue.

L’élaboration d’une convention de stage

Tout stage effectué en entreprise suppose la signature d’une convention de stage. Celle-ci est élaborée en concertation avec l’établissement d’enseignement et l’entreprise. Elle est ensuite signée par leurs représentants et le stagiaire. Dans le cas où ce dernier est mineur, elle est également signée par son représentant légal.

La convention de stage doit définir :
• les activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation ;
• les dates de début et de fin de stage ;
• la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l’entreprise. Sa présence de nuit, le dimanche ou un jour férié est mentionnée ;
• le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de versement ;
• la liste des avantages offerts, le cas échéant, par l’entreprise au stagiaire (restauration, hébergement, remboursement de frais de stage engagés, activités sociales et culturelles du CE) ;
• le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident du travail et, le cas échéant, l’obligation faite au stagiaire de justifier d’une assurance garantissant sa responsabilité civile ;
• les conditions dans lesquelles les responsables du stage (représentant de l’établissement d’enseignement et de l’entreprise) assurent l’encadrement du stagiaire ;
• les conditions de délivrance d’une « attestation de stage » et, le cas échéant, les modalités de validation du stage pour l’obtention du diplôme préparé ;
• les modalités de suspensions et de résiliation du stage ;
• les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter ;
• éventuellement, les clauses du règlement intérieur de l’entreprise applicables au stagiaire.

La convention de stage doit également préciser un volume pédagogique minimal de formation ainsi que les modalités d’encadrement du stage par l’établissement d’enseignement et l’entreprise. Ce volume pédagogique ne peuvent pas être inférieur à 200 heures par année d’enseignement (hors périodes de stage).

La charte des stages étudiants en entreprise du 26 avril 2006 doit être annexée à la convention de stage. Car rappelons qu’un stage ne peut être conclu pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ou pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise.

Inscrire les stagiaires sur le registre du personnel

L’entreprise d’accueil a l’obligation d’inscrire les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre du personnel. Le registre doit également mentionner les dates de début et fin de la période de stage, les nom et prénom du tuteur et le lieu de présence du stagiaire.

Par ailleurs, le comité d’entreprise (ou à défaut, les délégués du personnel) doit être consulté sur le recours aux stages, notamment dans le cadre de la consultation annuelle sur les orientations stratégiques de l’entreprise.

La durée du stage

Les stages ne peuvent pas avoir pour objet l’exécution d’une tâche régulière correspondant à un poste permanent de l’entreprise.

Pour éviter cela, la loi prévoit que la durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même entreprise ne puisse excéder six mois par année d’enseignement. Un décret a cependant fixé la liste des formations pour lesquelles il peut être dérogé à cette durée maximale pour une période transitoire de deux ans à compter de la promulgation de la loi du 10 juillet 2014.

En outre, l’accueil successif de stagiaires, pour effectuer des stages sur un même poste, n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent. Ce délai de carence ne s’applique toutefois pas lorsque le stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire.

Enfin, le nombre de stagiaires pouvant être accueillis simultanément par une même entreprise est limité. Ainsi, le nombre de conventions de stage en cours sur une même semaine civile dans l’entreprise ne peut être supérieur à 15 % de l’effectif pour les entreprises dont l’effectif est au moins égal à 20. Les entreprises dont l’effectif est inférieur peuvent accueillir jusqu’à 3 stagiaires en même temps.

Le versement d’une gratification

Lorsque la durée du stage est supérieure à deux mois, consécutifs ou non lorsqu’ils s’inscrivent au sein d’une même année scolaire, le stagiaire perçoit une gratification. Son montant doit être précisé dans la convention de stage. Celui-ci peut être fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu.

En leur absence, il est fixé à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale pour les conventions de stage signées à compter du 1er septembre 2015.

Cette gratification est versée mensuellement et compte dès le premier jour du mois de stage. Elle n’a pas le caractère de salaire.

Pour les stages dont la durée est au plus égale à deux mois consécutifs, le versement d’une gratification est facultatif et relève de la négociation entre le stagiaire et l’entreprise qui l’accueille.

Lorsque la durée du stage dépasse deux mois, alors qu’initialement la durée était inférieure, un rattrapage s’effectue. Il concerne la gratification que le stagiaire est en droit de percevoir dès le premier mois de stage. Dans l’éventualité d’une suspension ou d’une résiliation de la convention, une proratisation est effectuée en fonction de la durée du stage accomplie. Par ailleurs, la gratification que perçoit le stagiaire est sans préjudice de remboursement de frais engagés dans le cadre du stage et des autres avantages dont il bénéficie par ailleurs.

Les frais de repas et de transport du stagiaire

La loi prévoit désormais que le stagiaire bénéficie de l’accès au restaurant d’entreprise, de titres-restaurants et de la prise en charge de ses frais de transport dans les mêmes conditions que les salariés de l’entreprise d’accueil.

Le statut du stagiaire

Le stagiaire conserve le statut d’élève ou d’étudiant lors de son passage dans l’entreprise. Il reste sous la direction et la surveillance de l’établissement d’enseignement. Néanmoins, il doit respecter les consignes d’hygiène, de sécurité et de discipline applicables à l’entreprise et il est soumis aux dispositions sur la durée du travail.

La présence du stagiaire dans l’entreprise d’accueil suit désormais les règles applicables aux salariés de l’entreprise pour ce qui a trait aux durées maximales quotidienne et hebdomadaire de présence, à la présence de nuit, au repos quotidien, au repos hebdomadaire et aux jours fériés. La méconnaissance de ces règles peut être constatée par l’inspecteur du travail et donner lieu à une amende. L’entreprise doit établir, selon tous moyens (par exemple, une badgeuse si elle est équipée d’un tel dispositif), un décompte des durées de présence du stagiaire.

En cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d’autorisations d’absence d’une durée équivalente à celles prévues pour les salariés. Pour les stages dont la durée est supérieure à 2 mois, la convention de stage doit par ailleurs prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence au bénéfice du stagiaire au cours du stage.

Le Code du travail confère également au stagiaire une protection contre toute discrimination et contre le harcèlement moral ou sexuel.

Le stagiaire bénéficie en outre des dispositions en matière d’accident du travail ou de maladie professionnelle du régime général. Il a accès aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise.

L’entreprise doit nommer un tuteur chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire. Il est garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention tripartite. Un accord d’entreprise peut préciser les tâches confiées au tuteur et les conditions de l’éventuelle valorisation de cette fonction. Un même tuteur ne peut suivre que 3 stagiaires en même temps.

Enfin, en cas d’embauche dans l’entreprise dans les trois mois suivant l’issue du stage, la durée du stage est déduite de la période d’essai. Toutefois, cette déduction ne peut avoir pour effet de reconduire la période d’essai de plus de la moitié, sauf accord collectif plus favorable. En revanche, la durée du stage est déduite intégralement de la période d’essai lorsque l’embauche est effectuée dans un emploi correspondant aux activités qui avaient été confiées au stagiaire. Lorsqu’elle est supérieure à deux mois, la durée du stage est prise en compte pour l’ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté.

Sanctions dû au non-respect de la réglementation

Des amendes sont prévues en cas d’infraction à la réglementation relative aux stagiaires. Le montant de l’amende est d’au plus 2000 euros par stagiaire concerné par le manquement et d’au plus 4000 euros en cas de réitération dans un délai d’un an à compter du jour de la notification de la première amende. Le délai de prescription de l’action de l’administration est de 2 ans à compter du manquement.

Les infractions pouvant être sanctionnées sont principalement les suivantes :

– non-respect du quota maximum de stagiaires dont la convention de stage est en cours sur une même semaine civile ;

– non-respect des durées maximales de présence et minimales de repos ;

– non-respect de l’obligation de décompter les temps de présence du stagiaire ;

– non-respect de l’interdiction de confier à un stagiaire des tâches dangereuses ;

– manquement à l’obligation de désigner un tuteur.