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Prendre un stagiaire

Le printemps et l'été sont des périodes particulièrement propices au recrutement de stagiaires. Voici dans cette fiche conseil tous les conseils à suivre.

Prendre un stagiaire

Un stage n’est pas un emploi salarié

Le stage est une période de mise en situation professionnelle au cours de laquelle l’élève ou l’étudiant acquiert des compétences professionnelles et met en œuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme. Ce n’est donc ni un job d’été, ni un stage de formation professionnelle, ni un contrat d’insertion en alternance.

Le stage ne peut pas être conclu pour occuper un poste de travail permanent de l’entreprise, pour faire face à un accroissement temporaire d’activité, pour occuper un emploi saisonnier, ni pour remplacer un salarié absent. Si vous êtes dans l’une de ces situations, il faut conclure un contrat de travail et non un stage.

Remarque : Par ailleurs, il faut veiller à ne pas donner au stagiaire des tâches à accomplir sans lien avec les études poursuivies ou des tâches dont l’entreprise tire profit. Il existe un risque de requalification du stage en contrat de travail.

Pas de stagiaire sans convention

Tout stage doit faire l’objet d’une convention de stage (signée entre le stagiaire, son établissement d’enseignement et l’entreprise d’accueil) mentionnant notamment :

  • la définition des activités confiées au stagiaire ;
  • les dates de début et de fin de stage ;
  • les compétences à acquérir ou à développer pendant le stage ;
  • la durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire dans l’entreprise et la gratification.

Remarque : Tout stage doit être intégré à un cursus pédagogique, scolaire ou universitaire. Il est impossible d’accueillir un stagiaire qui a fini son cursus ou hors cursus ou hors convention de stage (risque de requalification du stage en CDI et/ou une condamnation pour travail dissimulé).

Des limitations sur l’accueil des stagiaires

Les possibilités d’accueil de stagiaires dans une même entreprise sont limitées :

  • pas plus de 15 % de stagiaires simultanément si l’entreprise emploie 20 salariés et plus (3 stagiaires maximum dans les PME de moins de 20 personnes) ;
  • un même stagiaire ne peut pas effectuer plus de 6 mois de stage par année d’enseignement dans la même entreprise sauf dérogation ;
  • l’accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stages différentes, pour effectuer des stages sur un même poste n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence légal au tiers de la durée du stage précédent. Toutefois, ce délai de carence n’est pas applicable lorsque le stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire.

Désigner un tuteur dans l’entreprise

Vous devez désigner un tuteur, salarié de l’entreprise, chargé d’accueillir et d’accompagner le stagiaire tout au long de son stage. Ce tuteur est également l’interlocuteur direct de l’enseignant référent chargé de suivre le stagiaire dans son établissement d’enseignement.

Remarque : Soyez vigilant, un même tuteur ne peut suivre qu’un nombre limité de stagiaires en même temps.

Gratification pour les stages de plus de 2 mois

Le versement d’une gratification est obligatoire lorsque la durée du stage au sein de l’entreprise est supérieure à 2 mois consécutifs ou lorsqu’elle est supérieure, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, à 2 mois consécutifs ou non.

Statut du stagiaire

Le stagiaire n’est pas salarié de l’entreprise d’accueil. Il reste sous statut scolaire ou universitaire ; il conserve sa couverture sociale en qualité d’étudiant.

Toutefois, le stagiaire doit respecter les dispositions de votre règlement intérieur. Il est soumis aux mêmes règles de durée du travail que vos salariés.

Vous devez également établir un décompte des durées de présence du stagiaire. Aucune tâche dangereuse pour sa santé et sa sécurité ne doit lui être confiée. Il bénéficie des règles létales protectrices des salariés relatives à l’hygiène, à la sécurité et aux conditions de travail et au harcèlement moral et sexuel.

En cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, le stagiaire peut prendre les mêmes congés et autorisations d’absence que ceux prévus pour les autres salariés de l’entreprise. Pour les stages de plus de 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisation d’absence.

Les stagiaires bénéficient (quelle que soit la durée de leur stage) dans les mêmes conditions que les salariés de l’entreprise, des titres-restaurant ou de l’accès au restaurant d’entreprise, de la prise en charge de leurs frais de transport (trajet domicile-travail) ainsi que des activités sociales et culturelles du comité d’entreprise. Ils sont aussi couverts contre les maladies professionnelles et les accidents du travail.

Embaucher votre stagiaire à l’issue du stage

Si vous embauchez un ancien stagiaire dans les 3 mois qui suivent la fin du stage réalisé lors de sa dernière année d’études, la durée de celui-ci est déduite de la période d’essai, sans pouvoir la réduire de plus de 50 %, sauf si votre accord collectif est plus favorable.

Si vous souhaitez l’embaucher dans un emploi correspondant aux activités que vous lui avez confiées pendant le stage, la durée de celui-ci est intégralement déduite de la période d’essai.

En cas d’embauche à l’issue d’un stage d’une durée supérieure à 2 mois, cette durée est prise en compte pour l’ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté.

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