La fonction achat dans l'entreprise

L’acheteur est  désormais présent dans de nombreuses entreprises. Il exerce généralement sa fonction en tant que responsable des achats ou directeur des achats, en particulier dans les moyennes et grandes entreprises.

Dans les PME/TPE, la fonction achat existe peu en tant que telle mais elle est exercée par des professionnels tels que le responsable des services généraux (voir sur cette fonction le site de l’Arseg), le responsable administratif, comptable et financier ou, plus simplement, par une assistante expérimentée, au fait des relations avec les fournisseurs.

L’acheteur est en charge de l’achat de biens de toute nature (mobilier d’entreprise, documentation, ordinateurs et imprimantes, véhicules d’entreprise, petit matériel de bureau…) et de prestations de services (nettoyage des locaux, travaux d’entretien et de jardinage, surveillance via les sociétés de gardiennage…). Sur ce point particulier, il doit d’ailleurs s’interroger sur le fait de savoir si l’entreprise doit elle-même assumer des tâches de cette nature, ou, au contraire, les déléguer à des prestataires extérieurs (Technique du facility management).

Sur un plan financier, réduire la facture globale des achats contribue nécessairement à l’amélioration du résultat global de l’ entreprise et donc à l’amélioration de sa marge.

Mais, cet objectif n’est pas le seul : le professionnel en charge des achats, doit au-delà, du prix des biens qu’il acquiert, s’assurer de leur adéquation parfaite aux besoins de l’entreprise et de ses services internes (ses clients), de leur qualité compte tenu de l’usage qui en sera fait.  La bonne gestion des stocks fait également partie de ses principales missions (approvisionnements et ruptures).

L’acheteur est l’intermédiaire entre les services internes et les fournisseurs de l’entreprise.

• Il recherche, évalue et sélectionne les meilleurs fournisseurs

L’acheteur devra, pour ce faire, établir un cahier des charges, établissant de manière précise les attentes, besoins et exigences de l’entreprise. Les critères posés peuvent être différents en fonction de la nature de l’achat.

• Il pilote  et signe les contrats

– Préalablement à la signature du contrat, l’acheteur engage les pourparlers (une lettre d’intention fixant le cadre général sera précieuse et constituera une première étape formelle),

– Mais cela ne signifie pas que les pourparlers ne peuvent pas être rompus, par exemple quand les négociations sont bloquées et qu’il existe un profond désaccord.

– L’acheteur négocie les prix et s’assure que, par la  suite, les opérations se déroulement conformément à ce qui a été convenu. En ce qui concerne le prix, il devra être vigilant sur les clauses d’indexation, souvent présentes dans les contrats de ventes de biens ou de prestations de services.

Hormis le prix, d’autres clauses contractuelles doivent tout particulièrement attirer son attention :

– le délai de livraison, qui, une fois stipulé au contrat, doit être impérativement respecté ;

– la possibilité de mettre fin au contrat, en cas de force majeure mais aussi en cas de retard de livraison ou de livraison d’une marchandise non conforme à ce qui a été prévu.

Pour plus d’informations sur la fonction achats, retrouvez nos kits téléchargeables Mener à bien les pourparlers et Maîtriser la fonction achats.