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Prise en charge des coûts fixes : tout ce qu’il faut savoir

Un décret publié au JO le 25 mars 2021 fixe les modalités de l’aide visant à compenser les coûts fixes non couverts des entreprises dont l’activité est particulièrement affectée par l’épidémie de Covid-19. Voici tout ce qu’il faut savoir sur cette aide exceptionnelle.

Prise en charge des coûts fixes : tout ce qu’il faut savoir
Les activités de gestion d'installations sportives couvertes, des centres de culture physique, ou récréatives et de loisirs en salles couvertes n'ont pas à justifier un chiffre d'affaires d'au moins 1 M€ mensuel ou 12 M€ annuel 2019 pour bénéficier de l'aide à la prise en charge de leurs coûts fixes. © Adobe Stock

L’aide à la prise en charge des coûts fixes des entreprises particulièrement affectées par la crise a été créée par le gouvernement pour compenser le poids des charges fixes insuffisamment couvertes par le fonds de solidarité. Cette aide bimestrielle couvrant le 1er semestre 2021 – soit versée tous les deux mois pour janvier, février ; mars, avril ; mai et juin 2021) – peut couvrir, dans la limite de 10 M€, 90 % des charges fixes non couvertes par des contributions aux recettes des PME de moins de 50 salariés (70 % pour les entreprises de plus de 50 salariés) qui réalisent plus de 1 M€ de chiffre d’affaires (CA) mensuel. Ce dernier seuil ne concerne pas les TPE/PME de certains secteurs listés par le décret du 24 mars 2021 qui ont des charges fixes très élevées.

5 conditions d’éligibilité

Les entreprises éligibles à la prise en charge de leur coûts fixes par l’État doivent remplir les conditions suivantes au jour de la demande :

  • avoir bénéficié au moins une fois de l’aide du fonds de solidarité durant la période bimestrielle éligible (soit avoir obtenu l’aide du fonds de solidarité de janvier ou celle de février pour la prise des charges fixes de janvier et février 2021 par exemple) ;

Remarque : les aides du fonds de solidarité éligibles sont celles des entreprises fermées de manière ininterrompue, celles des entreprises des listes S1 et S1 bis, celles des commerces des grands centres commerciaux fermés et celles des commerces de détails des stations de ski (cf. annexe 3 du décret du 30 mars 2020 sur le fonds de solidarité).

  • avoir subi une perte de CA d’au moins 50 % durant la période bimestrielle éligible ;

Remarque : la perte de CA pour une période bimestrielle est la somme des pertes de CA de chacun des deux mois. La perte de CA au titre d’un mois est la différence entre le CA constaté du mois et le CA du même mois en 2019. Pour les entreprises crées après le 1er janvier 2019, le CA de l’année 2019 est celui réalisé entre la date de création et le 31 décembre 2019, ramené sur un an.

  • justifier un CA mensuel supérieur à 1 M€ OU un CA annuel 2019 supérieur à 12 M€ (ce seuil peut aussi s’apprécier au niveau du groupe sur une base annuelle) pour au moins un des deux mois de la période bimestrielle éligible (soit le CA de janvier ou celui de février pour la prise en charge des coûts fixes de janvier et février 2021 par exemple).

Remarque : le CA à prendre en compte est le CA hors taxes. Pour les entreprises qui relèvent de la catégorie des bénéfices non commerciaux, il s’agit des recettes nettes hors taxes. Les groupes éligibles sont soit une entreprise n’étant ni contrôlée par une autre, ni ne contrôlant une autre entreprise, soit un ensemble de sociétés et d’entreprises en nom propre liées entre elles.

  • avoir été créée au moins 2 ans avant le premier jour de la période éligible (janvier et février pour la première période bimestrielle par exemple) ;
  • avoir un excédent brut d’exploitation (EBE) négatif ;

Remarque : les entreprises qui exercent une activité de sociétés de holding ne sont pas éligibles.

Liste des TPE/PME qui ne sont pas concernées par le seuil d’1 M€ de CA

Certaines entreprises sont éligibles à la prise en charge de leurs coûts fixes en remplissant les conditions précédentes, sauf celle de justifier un CA mensuel supérieur à 1 M€ ou un CA annuel 2019 supérieur à 12 M€ :

Il s’agit des entreprises dont l’activité principale est exercée dans les secteurs suivants :

  • Restauration traditionnelle dans le cas des entreprises domiciliées dans une commune mentionnée à l’annexe 3 ;
  • Hôtels et hébergements similaires dans le cas des entreprises domiciliées dans une commune mentionnée à l’annexe 3 ;
  • Hébergements touristiques et autres hébergements de courte durée dans le cas des entreprises domiciliées dans une commune mentionnée à l’annexe 3 ;
  • Gestion d’installations sportives couvertes et activité des centres de culture physique ;
  • Autres activités récréatives et de loisirs en salles couvertes ;
  • Gestion des jardins botaniques et zoologiques ;
  • Etablissements de thermalisme ;
  • Activités des parcs d’attractions et parcs à thèmes.
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Le montant de prise en charge des coûts fixes

Le montant de la subvention s’élève à 90 % de l’opposé mathématique de l’EBE constaté au cours de la période éligible pour les PME de moins de 50 salariés (à 70 % pour les autres entreprises). L’EBE est calculé pour chaque période bimestrielle concernée, par un expert comptable, tiers de confiance, à partir du grand livre de l’entreprise ou de la balance générale, à l’aide de la formule :

EBE = [Recettes + subventions d’exploitation (dont l’aide du fonds de solidarité du mois concerné) – achats consommés – consommations en provenance de tiers – charges de personnels – impôts et taxes et versements assimilés]

Remarque : en pratique, cette formule revient à effectuer la somme de l’ensemble des écritures des postes comptable suivants pour la période concernée : EBE = [compte 70 + compte 74 – compte 60 – compte 61 – compte 62 – compte 63 – compte 64]. Le compte 70 correspond à l’ensemble des écritures présentes dans le grand livre de l’entreprise ou la balance générale pour la période concernée et imputées sur un compte commençant par 70. Les numéros de compte indiqués correspondent aux classes du plan comptable général.

Comment obtenir l’aide à la prise en charge des coûts fixes ?

La demande d’aide à la prise en charge des coûts fixes au titre d’une période bimestrielle doit être réalisée par voie dématérialisée, dans les conditions suivantes :

  • pour les mois de janvier et février 2021, elle doit être déposée dans un délai de 30 jours après le versement de l’aide du fonds de solidarité du mois de février 2021 ;
  • pour les mois de mars et avril 2021, elle doit être déposée dans un délai de 15 jours après le versement de l’aide du fonds de solidarité du mois d’avril 2021 ;
  • pour les mois de mai et juin 2021, elle est déposée dans un délai de 15 jours après le versement de l’aide du fonds de solidarité du mois de juin 2021.

Pour les entreprises éligibles à la prise en charge de leurs coûts fixes qui ont seulement perçu l’aide du fonds de solidarité du 1er mois de la période bimestrielle concernée, la demande d’aide doit être déposée dans un délai d’un mois suivant la fin de la période.

Remarque :  pour l’aide de la première période bimestrielle (janvier et février 2021), la demande doit être déposée au plus tard dans un délai d’un mois à compter du 26 mars 2021.   

Toutes les demandes doivent être accompagnées des justificatifs suivants :

  • une déclaration sur l’honneur attestant que l’entreprise remplit les conditions prévues et l’exactitude des informations déclarées ;
  • Une attestation d’un expert-comptable, tiers de confiance, délivrée à la suite d’une mission d’assurance de niveau raisonnable réalisée conformément aux normes professionnelles (NPMQ, NP 2300, NP 3100).

Remarque : l’attestation doit mentionner l’EBE pour la période des 2 mois de 2021 concernés, le CA pour chacun de ces 2 mois, les CA de référence et le numéro de formulaire de l’aide du fonds de solidarité des 2 mois et le numéro professionnel de l’expert-comptable. Si l’entreprise éligible n’a pas bénéficié des deux aides du fonds de solidarité sur le bimestre, l’expert-comptable doit attester que l’entreprise n’a pas rempli les critères du fonds de solidarité pour le mois concerné. Pour les groupes, l’expert-comptable indique dans l’attestation, les noms, raison sociale et adresse du groupe.

Et après ?

L’aide à la prise en charge des coûts fixes est versée sur le compte bancaire déjà fourni par l’entreprise via l’aide du fonds de solidarité. La direction générale des finances publiques (DGFiP) conserve le dossier pendant 10 ans à compter de la date de versement de l’aide. L’entreprise le conserve pendant 5 ans à compter de la date de versement de l’aide.

La DGFiP peut demander à tout moment durant ces 5 ans des pièces justificatives supplémentaires. L’entreprise a alors un mois pour les produire à compter de la date de la demande de la DGFiP. En cas d’irrégularité, d’absence de réponse ou de réponse incomplète, l’administration fiscale peut récupérer tout ou partie de la subvention versée.

Une fois l’aide perçue (au moins pour un bimestre), l’entreprise bénéficiaire doit comparer le résultat net comptable à l’EBE sur l’ensemble de la période visée par l’aide demandée, et ce, dans un délai d’un mois suivant l’approbation des comptes au titre de l’exercice 2021 (ou pour le dernier exercice annuel comprenant au moins une période éligible).

Attention, si le résultat net est supérieur à l’EBE (à la somme des EBE si plusieurs aides ont été obtenues), l’entreprise doit transmettre l’information à la DGFiP, au plus tard 3 mois après l’approbation des comptes, qui pourra récupérer tout ou partie de la subvention versée. L’entreprise éligible qui n’aurait pas respecté cette obligation devra rembourser l’intégralité de la subvention perçue.

Remarque : pour les entreprises dont la certification des comptes par un commissaire aux comptes (CAC) est obligatoire, c’est au CAC de vérifier le résultat net sur l’ensemble de la période visée par l’aide des coûts fixes puis de produire une attestation le mentionnant (NEP 700), au plus tard dans le mois suivant la signature du rapport sur comptes annuels et consolidés au titre de l’exercice 2021 (ou pour le dernier exercice annuel comprenant au moins une période éligible).

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