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Prise en charge des coûts fixes : tout ce qu’il faut savoir

Deux décrets publié respectivement au JO le 25 mars 2021 et le 21 mai 2021 fixent les modalités de l’aide visant à compenser les coûts fixes non couverts des entreprises dont l’activité est particulièrement affectée par l’épidémie de Covid-19. Voici tout ce qu’il faut savoir sur cette aide exceptionnelle.

Prise en charge des coûts fixes : tout ce qu’il faut savoir
Les activités de gestion d'installations sportives couvertes, des centres de culture physique, ou récréatives et de loisirs en salles couvertes n'ont pas à justifier un chiffre d'affaires d'au moins 1 M€ mensuel ou 12 M€ annuel 2019 pour bénéficier de l'aide à la prise en charge de leurs coûts fixes. © Adobe Stock

L’aide à la prise en charge des coûts fixes des entreprises particulièrement affectées par la crise a été créée par le gouvernement pour compenser le poids des charges fixes insuffisamment couvertes par le fonds de solidarité. Cette aide bimestrielle ou mensuelle (à compter du mois de mars 2021 pour cette dernière option) couvrant le 1er semestre 2021 – versée tous les deux mois pour janvier, février ; mars, avril ; mai et juin 2021 – peut couvrir, dans la limite de 10 M€, 90 % des charges fixes non couvertes par des contributions aux recettes des PME de moins de 50 salariés (70 % pour les entreprises de plus de 50 salariés) qui réalisent plus de 1 M€ de chiffre d’affaires (CA) mensuel. Ce dernier seuil ne concerne pas les TPE/PME de certains secteurs listés par décret qui ont des charges fixes très élevées.

5 conditions d’éligibilité

Les entreprises éligibles à la prise en charge de leur coûts fixes par l’État doivent remplir les conditions suivantes au jour de la demande :

  • avoir bénéficié au moins une fois de l’aide du fonds de solidarité durant la période bimestrielle éligible (soit avoir obtenu l’aide du fonds de solidarité de janvier ou celle de février pour la prise des charges fixes de janvier et février 2021 par exemple) ou durant le mois éligible à compter de mars 2021 ;

Remarque : les aides du fonds de solidarité éligibles sont celles des entreprises fermées de manière ininterrompue, celles des entreprises des listes S1 et S1 bis, celles des commerces des grands centres commerciaux fermés et celles des commerces de détails des stations de ski (cf. annexe 3 du décret du 30 mars 2020 sur le fonds de solidarité).

  • avoir subi une perte de CA d’au moins 50 % durant la période bimestrielle ou le mois éligible ;

Remarque : la perte de CA pour une période bimestrielle est la somme des pertes de CA de chacun des deux mois. La perte de CA au titre d’un mois est la différence entre le CA constaté du mois et le CA du même mois en 2019. Pour les entreprises crées après le 1er janvier 2019, le CA de l’année 2019 est celui réalisé entre la date de création et le 31 décembre 2019, ramené sur un an.

  • justifier un CA mensuel supérieur à 1 M€ OU un CA annuel 2019 supérieur à 12 M€ (ce seuil peut aussi s’apprécier au niveau du groupe sur une base annuelle) pour au moins un des deux mois de la période bimestrielle éligible (soit le CA de janvier ou celui de février pour la prise en charge des coûts fixes de janvier et février 2021 par exemple).

Remarque : le CA à prendre en compte est le CA hors taxes. Pour les entreprises qui relèvent de la catégorie des bénéfices non commerciaux, il s’agit des recettes nettes hors taxes. 

  • avoir été créée au moins 2 ans avant le premier jour de la période éligible (janvier et février pour la première période bimestrielle par exemple) ;
  • avoir un excédent brut d’exploitation (EBE) négatif ;

Remarque : les entreprises qui exercent une activité de sociétés de holding ne sont pas éligibles.

Liste des TPE/PME qui ne sont pas concernées par le seuil d’1 M€ de CA

Certaines entreprises sont éligibles à la prise en charge de leurs coûts fixes en remplissant les conditions précédentes, sauf celle de justifier un CA mensuel supérieur à 1 M€ ou un CA annuel 2019 supérieur à 12 M€ :

Il s’agit des entreprises dont l’activité principale est exercée dans les secteurs suivants :

  • Restauration traditionnelle dans le cas des entreprises domiciliées dans une commune mentionnée à l’annexe 3 ;
  • Hôtels et hébergements similaires dans le cas des entreprises domiciliées dans une commune mentionnée à l’annexe 3 ;
  • Hébergements touristiques et autres hébergements de courte durée dans le cas des entreprises domiciliées dans une commune mentionnée à l’annexe 3 ;
  • Gestion d’installations sportives couvertes et activité des centres de culture physique ;
  • Autres activités récréatives et de loisirs en salles couvertes ;
  • Gestion des jardins botaniques et zoologiques ;
  • Etablissements de thermalisme ;
  • Activités des parcs d’attractions et parcs à thèmes ;
  • Location et location-bail d’articles de loisirs et de sport ou du commerce de détail d’articles de sport en magasin spécialisé lorsqu’au moins 50 % du chiffre d’affaires est réalisé dans la vente au détail de skis et de chaussures de ski ;
  • Discothèques et établissements similaires soumis à la rémunération prévue par la décision du 30 novembre 2001 de la commission créée par l’article L. 214-4 du code de la propriété intellectuelle.
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Aide « saisonnalité »

Une aide coûts fixes « saisonnalité » a été créée par un décret du 20 mai pour les entreprises ayant une activité saisonnière. Les entreprises éligibles à cette aide doivent remplir les conditions suivantes au jour de la demande :

  • avoir été créées avant le 1er janvier 2019 ;
  • avoir bénéficié au moins une fois du fonds de solidarité au cours de la période semestrielle (interdiction du public, listes S1 ou S1Bis, annexe 3 ou liste des TPE/PME exemptées de CA minimum) ;
  • avoir subi une perte de CA d’au moins 50 % durant la période semestrielle apprécié sur une période moyenne de 6 mois (et non mois par mois) ;

Remarque : la perte de CA pour la période semestrielle est définie comme la somme des pertes de CA de chacun des six mois de la période du 1er janvier 2021 au 30 juin 2021. La perte de CA au titre d’un mois doit être comparé au CA réalisé le même mois en 2019.

  • justifier un CA mensuel supérieur à 1 M€ OU un CA annuel 2019 supérieur à 12 M€ ;
  • avoir réalisé pendant au moins un mois de la période semestrielle de référence de 2019, un CA mensuel inférieur à 5 % du CA annuel 2019 ;
  • avoir un EBE négatif analysé au cours de la période semestrielle.

Remarque : l’aide « classique » (bimestrielle ou mensuelle) et « saisonnalité » ne sont pas cumulables.

Aide « groupe »

Une aide coûts fixes « groupe » a été créée par le décret du 20 mai pour les groupes d’entreprises dont certaines filiales ont atteint le plafond d’éligibilité au fonds de solidarité (200 000 €) ou le plafond maximal d’aide d’État autorisé par la Commission européenne sur la période de la crise sanitaire (1,8 M€).

Les entreprises éligibles à l’aide « groupe » sont celles qui :

  • remplissent les 5 conditions de l’aide « classique » (hormis le premier critère du fonds de solidarité, cf. ci-dessus) ;
  • ne sont ni contrôlées par une entreprise ni ne contrôlent d’autres entreprises OU appartiennent à un groupe dont au moins une entreprise a obtenu un versement du fonds de solidarité au moins l’un des mois de l’une des périodes éligibles, et dont les autres entreprises n’ont pu obtenir le versement du fonds de solidarité pour le mois considéré, en raison de la contrainte liée au plafond mensuel de 200 000 € au niveau du groupe ;
  • remplissent, au titre de l’un des mois de l’une des périodes éligibles, les conditions du fonds de solidarité mais n’ont pu obtenir le versement de l’aide pour le mois considéré en raison de la contrainte liée au plafond mensuel de 200 000 € au niveau du groupe.

Remarque : l’aide correspond à la somme des aides dues à chaque entreprise éligible faisant partie d’un groupe pour une, deux ou trois périodes éligibles. Le montant total des aides perçues par les entreprises d’un même groupe est limité sur la période de 6 mois à un plafond de 10 M€ calculé au niveau du groupe.

Aide « reprise fonds de commerce 2020 »

Un deuxième décret du 20 mai a créé une aide coûts fixes spécifique pour les entreprises qui ont repris un fonds de commerce en 2020, qui ont subi une interdiction d’accueil du public entre novembre 2020 et mai 2021 et qui ne sont pas éligibles au fonds de solidarité en l’absence de chiffre d’affaires de référence.

Les entreprises éligibles à cette aide doivent remplir les conditions suivantes :

  • avoir été créées au plus tard le 31 décembre 2020 ;
  • avoir acquis un fonds de commerce, entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2020 ;
  • être toujours propriétaire du fonds de commerce lors du dépôt de la demande ;
  • avoir conservé la même activité principale après l’acquisition (par exemple, un restaurant reprenant un restaurant) ;
  • l’activité du fonds de commerce doit avoir fait l’objet d’une interdiction d’accueil du public sans interruption entre le 1er novembre 2020, ou la date d’acquisition du fonds, et le 1er mai 2021 ;
  • n’avoir généré aucun CA (ou recettes pour les titulaires de BNC) en 2020 ;
  • n’être ni contrôlée par une autre entreprise, ni ne contrôler une autre entreprise.

Remarque : cette aide est limitée à 1,8 M€, soit le plafond des aides de montant limité par la Commission européenne. La date de versement n’est pas encore connue. Pour plus d’informations sur cette aide spécifique, cf. notre article

Le montant de prise en charge des coûts fixes

Le montant de la subvention s’élève à 90 % de l’opposé mathématique de l’EBE constaté au cours de la période éligible pour les PME de moins de 50 salariés (à 70 % pour les autres entreprises). L’EBE est calculé pour chaque période bimestrielle concernée, par un expert comptable, tiers de confiance, à partir du grand livre de l’entreprise ou de la balance générale, à l’aide de la formule :

EBE = [Recettes + subventions d’exploitation (dont l’aide du fonds de solidarité du mois concerné) – achats consommés – consommations en provenance de tiers – charges de personnels – impôts et taxes et versements assimilés]

Remarque 1 : en pratique, cette formule revient à effectuer la somme de l’ensemble des écritures des postes comptable suivants pour la période concernée : EBE = [compte 70 + compte 74 – compte 60 – compte 61 – compte 62 – compte 63 – compte 64 compte 651 + compte 751]. Le compte 70 correspond à l’ensemble des écritures présentes dans le grand livre de l’entreprise ou la balance générale pour la période concernée et imputées sur un compte commençant par 70. Les numéros de compte indiqués correspondent aux classes du plan comptable général.

Bon à savoir : la variation de stocks peut inclure, au choix de l’entreprise pour le mois de mars ou le mois d’avril 2021, la perte de valeur des stocks calculée en multipliant le stock présent en fin de période par le taux de dépréciation des stocks tel qu’il résulte des comptes approuvés lors de la clôture du dernier exercice.

Comment obtenir l’aide à la prise en charge des coûts fixes ?

La demande d’aide à la prise en charge des coûts fixes au titre d’une période bimestrielle doit être réalisée par voie dématérialisée, dans les conditions suivantes :

  • pour les mois de janvier et février 2021, elle doit être déposée dans un délai de 45 jours à partir du versement de l’aide du fonds de solidarité du mois de février 2021 ou à partir du 24 mars (si fonds de solidarité perçu pour janvier) ;
  • pour les mois de mars et avril 2021, elle doit être déposée dans un délai de 45 jours à partir du versement de l’aide du fonds de solidarité du mois d’avril 2021 ;
  • pour les mois de mai et juin 2021, elle est déposée dans un délai de 15 jours à partir du versement de l’aide du fonds de solidarité du mois de juin 2021.
  • pour l’aide coûts fixes « saisonnalité », elle doit être déposée une seule fois entre le 1er juillet 2021 et le 15 août 2021 ;
  • pour l’aide coûts fixes « groupe », elle doit être déposée une seule fois, par la tête de pont ou une filiale, avant le 31 juillet 2021 ou entre le 1er juillet 2021 et le 15 août 2021 si au moins l’une des entreprises bénéficie de l’aide « saisonnalité ».

Remarque 1 : pour l’aide « groupe », une attestation chapeau devra être déposée en complément pour notamment préciser les aides déjà touchées par chaque filiale.

Remarque 2 : si le demandeur n’est pas éligible à l’aide classique au titre du second mois de chaque période éligible, la demande d’aide est réalisée par voie dématérialisée, dans un délai de 45 jours à l’expiration de la période éligible.

Toutes les demandes doivent être accompagnées des justificatifs suivants :

  • une déclaration sur l’honneur attestant que l’entreprise remplit les conditions prévues et l’exactitude des informations déclarées ;
  • Une attestation d’un expert-comptable, tiers de confiance, délivrée à la suite d’une mission d’assurance de niveau raisonnable réalisée conformément aux normes professionnelles (NPMQ, NP 2300, NP 3100)
  • OU un schéma avec double attestation pour les entreprises accompagnées d’un commissaire aux comptes (CAC) : attestation établie par l’entreprise très proche de celle faite par l’expert-comptable et attestation du CAC confirmant que l’attestation de l’entreprise est conforme à ce qu’il a constaté et vérifié.

Et après ?

L’aide à la prise en charge des coûts fixes est versée sur le compte bancaire déjà fourni par l’entreprise via l’aide du fonds de solidarité. La direction générale des finances publiques (DGFiP) conserve le dossier pendant 10 ans à compter de la date de versement de l’aide. L’entreprise le conserve pendant 5 ans à compter de la date de versement de l’aide.

La DGFiP peut demander à tout moment durant ces 5 ans des pièces justificatives supplémentaires. L’entreprise a alors un mois pour les produire à compter de la date de la demande de la DGFiP. En cas d’irrégularité, d’absence de réponse ou de réponse incomplète, l’administration fiscale peut récupérer tout ou partie de la subvention versée.

Une fois l’aide perçue (au moins pour un mois ou un bimestre), l’entreprise bénéficiaire doit comparer le résultat net comptable à l’EBE sur l’ensemble de la période visée par l’aide demandée, et ce, dans un délai d’un mois suivant l’approbation des comptes au titre de l’exercice 2021 (ou pour le dernier exercice annuel comprenant au moins une période éligible).

Attention, si le résultat net est supérieur à l’EBE (à la somme des EBE si plusieurs aides ont été obtenues), l’entreprise doit transmettre l’information à la DGFiP, au plus tard 3 mois après l’approbation des comptes, qui pourra récupérer tout ou partie de la subvention versée. L’entreprise éligible qui n’aurait pas respecté cette obligation devra rembourser l’intégralité de la subvention perçue.

Remarque : pour les entreprises dont la certification des comptes par un CAC est obligatoire, c’est au CAC de vérifier le résultat net sur l’ensemble de la période visée par l’aide des coûts fixes puis de produire une attestation le mentionnant (NEP 700), au plus tard dans le mois suivant la signature du rapport sur comptes annuels et consolidés au titre de l’exercice 2021 (ou pour le dernier exercice annuel comprenant au moins une période éligible).

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