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Pénalités de retard : les règles d'application

Les pénalités de retard sont dues dès lors que le délai de paiement d'une facture est dépassé. Voici les modalités de mise en œuvre de ces pénalités.

Pénalités de retard : les règles d'application

Faut-il facturer les sommes dues ? Les réclamer aux clients ? Comment les calculer ? Éléments de réponse à lire dans cette fiche conseil.

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Qu’est-ce qu’une pénalité de retard ?

C’est une sanction qui s’applique à l’acheteur qui ne paie pas son dû dans les délais fixés dans les conditions générales de vente. Les pénalités ont aussi pour but d’inciter les entreprises à payer leurs factures en temps et en heure.

Les pénalités de retard sont-elles obligatoires ?

Les pénalités de retard sont dues de plein droit et doivent donc être payées spontanément (!) par le client… Mais, évidemment, cette « spontanéité » est toute théorique, sauf pour certains payeurs publics.

Quel taux appliquer pour les pénalités de retard ?

Les pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture. Le code de commerce préconise d’appliquer le taux de refinancement de la Banque centrale européenne + 10 points et, au moins, 3 fois le taux d’intérêt légal.

Le taux de la BCE est disponible à l’adresse suivante (en anglais) : http://www.ecb.int/index.html. Depuis le 1er janvier 2015, le taux de l’intérêt légal applicable aux créances des entreprises et professions indépendantes est fixé chaque semestre et publié au Journal Officiel (http://www.banque-france.fr).

Afin d’éviter d’être pour vos clients une alternative trop intéressante au crédit bancaire, il est souhaitable d’utiliser un taux dissuasif. Ce taux n’est nullement limité au taux de l’usure. Vous pouvez, par exemple, utiliser un multiple du taux légal (5 ou 6 fois).

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Depuis le 1er janvier 2013, une indemnité forfaitaire de recouvrement doit également être appliquée. Son objectif est que le créancier ne supporte plus les frais nécessaires au recouvrement de sa créance. Cette indemnité est de 40 € par facture non payée à l’échéance.

Faut-il les réclamer ?

Le fournisseur qui veut faire pression sur son client pour l’inviter à la ponctualité a tout intérêt à rappeler l’obligation de payer ces pénalités et indemnités dans ses lettres de relance amiable ainsi que lors des appels téléphoniques. 
Le mieux est alors de pouvoir chiffrer leur montant au moment de la relance. De plus, cette information cumulée pourra être utilement rappelée au moment de la renégociation annuelle des conditions avec le client…

Quelle est la durée à prendre en compte pour le calcul des pénalités de retard?

Cette durée dépend du mode de paiement :

  • En cas de paiement comptant, l’acheteur doit payer le jour de la livraison. Tout dépassement donne donc lieu à des pénalités.
  • En cas de paiement par chèque, le dépassement du délai de paiement est déterminé en fonction du moment auquel le vendeur reçoit le chèque, sous réserve de son encaissement.
  • En cas de paiement par effet de commerce, la date à prendre en considération est celle qui est inscrite sur le billet à ordre ou la lettre de change, sous réserve d’un encaissement dans la limite des délais réglementaires.

Que faire si le client ne les paie pas ?

Toutes dispositions prévues en cas de retard de paiement (suspension des prestations, déchéance du terme de paiement, etc.) sont applicables, y compris l’action contentieuse (si le montant dû, augmenté d’une clause pénale, le justifie).
D’autre part, il est possible de le signaler aux commissaires aux comptes (si le client en est pourvu), à la CEPC (Commission d’Examen des Pratiques Commerciales) ou à la DGCCRF.
Si les sommes dues ont été facturées et que la relation commerciale est trop importante pour être mise en péril, il faut établir un avoir annulant ces pénalités avant la clôture de l’exercice (pour éviter de payer l’IS).

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