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Employeurs : déclarer sur Internet et dématérialiser certains registres

Rédaction Rédaction NetPME, publié le 07/08/2018 à 17:45:01

Avec la généralisation de l'entreprise "connectée", le "zéro papier" prend tout son sens aujourd'hui. L'Etat propose de plus en plus aux employeurs des déclarations en ligne. Les employeurs peuvent également recourir, sous conditions, à un support informatique pour la tenue de certains registres sociaux.

Employeurs : déclarer sur Internet et dématérialiser certains registres

1. Déclarer sur Internet

Un grand nombre de déclarations en ligne gratuitement

Un grand nombre de déclarations sociales peuvent être saisies directement sur Internet. Les déclarations suivantes sont saisissables sur le site Internet www.net-entreprises.fr (liste non exhaustive) :

la DADS-U (lorsqu’elle n’est pas remplacée par la DSN) ;
la DSN ;
la DADS-U congés intempéries BTP ;
la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ;
l’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières de sécurité sociale (sauf si elle est effectuée via la DSN) ;
la déclaration d’accident du travail (DAT) (sauf si elle est effectuée via la DSN) ;
l’attestation d’assurance chômage (sauf si elle est effectuée via la DSN) ;
les déclarations congés spectacles ;
les déclarations trimestrielles des employeurs de VRP multicartes ;
la contribution sociale de solidarité des sociétés (C3S).

Le compte AT/MP est également consultable sur ce site.

Le Titre emploi service entreprise (Tese) est saisissable sur le site Internet www.letese.urssaf.fr, le Chèque emploi associatif (CEA) sur le site Internet www.cea.urssaf.fr et le Cesu sur le site Internet www.cesu.urssaf.fr. Les formalités à remplir pour l’emploi occasionnel d’artistes de spectacle peuvent être saisies sur le site Internet du Guso (www.guso.com.fr).

L’inscription sur net-entreprises est gratuite et s’effectue directement en ligne. Toute personne habilitée à effectuer les déclarations pour le compte de l’employeur (y compris les tiers déclarants tels que les experts-comptables ou les centres de gestion agréés) peut s’inscrire sur ce site. Une fois inscrite, le responsable de l’entreprise reçoit un courrier l’informant de cette démarche.

Selon la déclaration, le déclarant saisit le formulaire à l’écran ou envoie directement le fichier issu du logiciel de paie. La présence des données obligatoires et la cohérence des informations saisies sont contrôlées champ par champ. Ainsi, les erreurs et oublis sont considérablement limités.

Un accusé de réception ou un certificat libératoire (à conserver) est immédiatement adressé une fois le formulaire saisi validé.

Le déclarant peut également opter pour le télérèglement.

2. Rôle de la déclaration sociale nominative (DSN)

La DSN, obligatoire depuis 2017 pour toutes les entreprises, est une déclaration unique, mensuelle et dématérialisée (via net-entreprises.fr) des données issues de la paie qui permet aux employeurs de transmettre la majorité des déclarations sociales adressées aux organismes de protection sociale pour leur permettre de calculer les cotisations, les contributions sociales et certaines impositions dues. En complément, elle relate les évènements survenus dans le mois ayant un impact sur la paie (maladie, maternité, fin de contrat de travail, etc.).

La DSN remplace principalement les déclarations suivantes :

les attestations de salaire pour le paiement des indemnités journalières (DSIJ) en cas de maladie, maternité, paternité, pour les régimes général et agricole de la Sécurité sociale ;
les attestations employeurs (AE) destinées à Pôle emploi ;
les déclarations mensuelles de mouvements de main d’œuvre (DMMO) pour les entreprises de 50 salariés et plus et les enquêtes mensuelles de mouvements de main d’œuvre (EMMO) pour les entreprises de moins de 50 salariés ;
les formulaires de radiation destinés aux organismes complémentaires gérant les contrats collectifs ;
la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) adressée aux Urssaf ;
les autres DUCS (retraite complémentaire, prévoyance…) et les bordereaux de cotisation des mutuelles et sociétés d’assurance.

3. Dématérialiser certains registres

Les registres concernés

Les employeurs peuvent, dans certaines conditions et limites, déroger à la tenue de certains registres sur support papier et préférer d’autres supports, notamment informatiques.

Les registres susceptibles d’être ainsi dématérialisés sont le registre unique du personnel, le registre unique de sécurité, le registre des accidents bénins et le document unique d’évaluation des risques professionnels.

Les précautions à prendre

Mais l’utilisation des supports informatiques pour la tenue de ces registres n’est pas totalement libre.

L’employeur doit maintenir aux consultants des garanties de contrôle équivalentes à celles du support papier. Le registre doit donc être clair, lisible, compréhensible, facile d’accès et, bien entendu, sécurisé. Le support informatique doit être conçu et tenu de façon à obtenir, sans difficulté d’utilisation et de compréhension et sans risque d’altération, toutes les mentions obligatoires.

Ensuite, le registre dématérialisé doit être présenté dans les mêmes conditions et conservé pendant le même délai que le registre papier auquel il se substitue.

La dématérialisation du registre des accidents bénins doit être autorisée par la Carsat (un protocole d’accord de tenue du registre sur support informatique est généralement conclu entre l’employeur et la Carsat).

Les avantages de la télédéclaration

La dématérialisation des déclarations, ou télédéclaration, comporte de nombreux avantages pour une entreprise :

gains de productivité importants : disparition du papier et des coûts de gestion liés (manipulation, envoi, archivage), possibilité d’envoi en volumes ;
meilleure traçabilité et maîtrise des échanges avec l’administration grâce à un suivi précis des déclarations envoyées (fin de l’incertitude des envois postaux) ;
gains de trésorerie possibles grâce au télérèglement associé à certaines télédéclarations ;
délais supplémentaires pour certaines déclarations.