Employeurs : déclarer sur Internet et dématérialiser certains registres

Un grand nombre de déclarations en ligne gratuitement

Un grand nombre de déclarations sociales peuvent être saisies directement sur Internet. Les déclarations suivantes sont saisissables sur le site Internet www.net-entreprises.fr (liste non exhaustive) :

• la DADS-U (lorsqu’elle n’est pas remplacée par la DSN) ;
• la DSN ;
• la DADS-U congés intempéries BTP ;
• la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ;
• l’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières de sécurité sociale (sauf si elle est effectuée via la DSN) ;
• la déclaration d’accident du travail (DAT) (sauf si elle est effectuée via la DSN) ;
• l’attestation d’assurance chômage (sauf si elle est effectuée via la DSN) ;
• les déclarations congés spectacles ;
• les déclarations trimestrielles des employeurs de VRP multicartes ;
• la contribution sociale de solidarité des sociétés (C3S).

Le Titre emploi service entreprise (Tese) est saisissable sur le site Internet www.letese.urssaf.fr, le Chèque emploi associatif (CEA) sur le site Internet www.cea.urssaf.fr et le Cesu sur le site Internet www.cesu.urssaf.fr. Les formalités à remplir pour l’emploi occasionnel d’artistes de spectacle peuvent être saisies sur le site Internet du Guso (www.guso.com.fr).

Selon la déclaration, le déclarant saisit le formulaire à l’écran ou envoie directement le fichier issu du logiciel de paie. La présence des données obligatoires et la cohérence des informations saisies sont contrôlées champ par champ. Ainsi, les erreurs et oublis sont considérablement limités.

Un accusé de réception ou un certificat libératoire (à conserver) est immédiatement adressé une fois le formulaire saisi validé.

Le déclarant peut également opter pour le télérèglement.

Les registres concernés

Les employeurs peuvent, dans certaines conditions et limites, déroger à la tenue de certains registres sur support papier et préférer d’autres supports, notamment informatiques.

Les registres susceptibles d’être ainsi dématérialisés sont le registre unique du personnel, le registre unique de sécurité, le registre des accidents bénins et le document unique d’évaluation des risques professionnels.

Les précautions à prendre

Mais l’utilisation des supports informatiques pour la tenue de ces registres n’est pas totalement libre.

L’employeur doit maintenir aux consultants des garanties de contrôle équivalentes à celles du support papier. Le registre doit donc être clair, lisible, compréhensible, facile d’accès et, bien entendu, sécurisé. Le support informatique doit être conçu et tenu de façon à obtenir, sans difficulté d’utilisation et de compréhension et sans risque d’altération, toutes les mentions obligatoires.

Ensuite, le registre dématérialisé doit être présenté dans les mêmes conditions et conservé pendant le même délai que le registre papier auquel il se substitue.

La dématérialisation du registre des accidents bénins doit être autorisée par la Carsat (un protocole d’accord de tenue du registre sur support informatique est généralement conclu entre l’employeur et la Carsat).