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Dématérialisation du bulletin de paie

La dématérialisation du bulletin de paie est entrée en vigueur le 1er janvier 2017. Voici les modalités de mise en place de la dématérialisation.

Dématérialisation du bulletin de paie

Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut procéder à la remise des bulletins de paie sous forme électronique, sauf opposition du salarié. Avant cette date, l’accord express du salarié était requis.

La « loi travail » du 8 août 2016, à l’origine de cette modification, précise en outre que la remise du bulletin de paie par voie électronique doit s’effectuer dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une certaine durée et la confidentialité des données, ainsi que leur accessibilité dans le cadre du CPA. Les modalités de mise en œuvre de cette mesure ont été définies par un décret du 16 décembre 2016.

Information du salarié sur la mise en place du bulletin de paie dématérialisé L’employeur qui décide de procéder à la remise des bulletins de paie sous forme électronique doit en informer le salarié. Cette information doit mentionner le droit du salarié de s’opposer à l’émission de ses bulletins de paie sous forme électronique.

L’employeur informe le salarié au moins un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l’embauche. Cette information peut se faire par tout moyen conférant une date certaine.

Remarque : les délégués du personnel doivent être préalablement informés de la mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie.

Exercice du droit d’opposition du salarié Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, avant ou après la première émission d’un bulletin de paie sous forme électronique. Le salarié notifie son opposition à l’employeur par tout moyen lui conférant une date certaine.

La demande du salarié prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard 3 mois suivant la notification.

Intégrité et confidentialité des données L’employeur doit s’assurer que la remise du bulletin de paie sous forme électronique s’effectue dans des conditions de nature à garantir l’intégrité et la confidentialité des données.

Le bulletin de paie doit être stocké dans un « coffre-fort » électronique présentant ces garanties.

Facilité d’utilisation L’employeur doit s’assurer que les salariés sont mis en mesure de récupérer à tout moment l’intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.
Durée de disponibilité des bulletins de paie dématérialisés L’employeur doit garantir la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique pendant la durée suivante :
  • soit pendant une durée de 50 ans ;
  • soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans.

En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d’activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie dématérialisés pour le compte de l’employeur, ou de la cessation d’activité de l’employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service, afin de leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.

Sanctions L’employeur qui transmet les bulletins de paie par voie dématérialisée sans respecter les conditions ci-dessus est passible de l’amende prévue pour les contraventions de 3e classe.
Consultation des bulletins de paie via le CPA Les bulletins de paie émis sous forme électronique sont consultables dans le cadre du compte personnel d’activité (CPA). Le service en ligne associé au CPA permet au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique.

L’employeur ou le prestataire agissant pour son compte doit garantir l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique via le service en ligne du CPA.

Il est à noter que les bulletins de paie dématérialisés ne sont pas stockés sur le service en ligne du CPA ; ils y sont seulement consultables.

Entrée en vigueur Les nouvelles dispositions relatives au bulletin de paie dématérialisé sont entrées en vigueur le 1er janvier 2017.

 

 

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