Faire une fiche de paie en 2017

Établir un bulletin de salaire est un point sensible sur lequel la vigilance doit être de mise. La réglementation en la matière et les changements permanents des règles en vigueur ne facilitent pas la tâche des dirigeants de TPE. Faire un bulletin de paie conforme ne s’improvise donc pas et ce n’est pas par hasard que cette tâche est souvent externalisée auprès d'un expert-comptable ou traitée par l'intermédiaire d'un logiciel spécialisé. Néanmoins, pour des raisons de praticité ou de coûts, beaucoup de petites entreprises réalisent en interne leurs fiches de paie. Pour cette raison, nous vous proposons dans cette rubrique des modèles Excel prêts à l'emploi dont les taux sont à jour. Une solution simple et clé en main pour aider les TPE désireuses de gérer en direct les bulletins de salaires de leurs salariés cadre, non cadres ou leurs apprentis.
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Quelle que soit leur taille, les entreprises sont de plus en plus sensibles aux risques encourus sur la fonction Paie et Administration du personnel lorsqu’elle n’est pas maîtrisée. Ce constat s’applique indépendamment du mode de gestion retenu par l’entreprise, que la paie soit interne ou externalisée. En effet, toute entreprise connaît, à un moment donné de son histoire, les méfaits qui découlent d’une maîtrise inefficace de son outil de calcul de la paie.
Une paie erronée et/ou une formalité administrative omise peuvent avoir des impacts significatifs. Les principaux risques redoutés par les entreprises sont les suivants :
Dans ce contexte, il s’avère primordial pour tout chef d’entreprise de disposer d’une assurance raisonnable quant au bon fonctionnement de son service de Paie interne ou d’être en mesure de juger la qualité des services rendus par son prestataire externe.
L’un des moyens les plus communément utilisés est l’audit social. Cependant, certaines entreprises ne sont pas disposées à consacrer le budget nécessaire pour l’accomplissement de cette prestation.
Fort de ce constat, il paraît primordial de faire l’inventaire des principales interrogations que tout chef d’entreprise a priori « non-expert » (ou directeur administratif et financier ou DRH) est susceptible d’adresser aux responsables fonctionnels de la Paie afin de disposer rapidement et de façon indépendante d’un premier niveau d’appréciation de la qualité des services rendus en interne ou en externe.
Dans un deuxième temps, l’accompagnement par un expert sera le plus souvent pertinent et nécessaire afin de bénéficier de ses compétences techniques lors d’une phase plus approfondie de détection et de priorisation des risques, de correction des anomalies et de mise en œuvre d’un dispositif de contrôle interne.
Existe-t-il un état de suivi des formalités à accomplir pour les embauches ?
Risques : sanctions financières et pénales liées à la dissimulation d’emplois (risque d’emprisonnement, amende, annulation rétroactive des réductions et allègements de charges sociales, interdiction d’exercer…), points de retraite non attribués aux salariés (dommages et intérêts à verser aux salariés), salariés non couverts contre le risque décès-invalidité (substitution de l’employeur à l’assureur), remise en cause du caractère collectif des régimes facultatifs mis en place tels que la prévoyance et la retraite supplémentaire et donc assujettissement aux cotisations sociales.
Comment s’assurer du respect par l’employeur de ses obligations relatives au suivi médical de ses salariés : visite d’information et de prévention (qui remplace depuis le 1er janvier 2017, pour les salariés non affectés à un poste à risque, la visite médicale d’embauche) renouvelée tous les 5 ans maximum, visites liées au suivi médical renforcé des salariés affectés à un poste présentant des risques particuliers, visite après certains arrêts de travail…
Risques : dommages et intérêts à verser au salarié en cas d’établissement d’un lien de causalité entre l’état de santé du salarié et le manquement à l’obligation d’organisation d’une visite médicale obligatoire.
Risques : sanctions légales liées aux infractions au code du travail, litiges salariaux et prud’homaux, risques financiers relatifs à l’absence de prise en compte de nouvelles règlementations permettant d’optimiser la gestion du personnel, le calcul des rémunérations et des charges sociales.
Risques : sanctions légales liées à l’absence d’organisation des élections des instances représentatives du personnel, risque de redressement Urssaf en cas de non-paiement des cotisations liées aux seuils d’effectif ou risque de paiement à tort de cotisations sociales en cas de fluctuation des effectifs, blocage des droits des salariés nés de la participation légale sur 8 ans (au lieu de 5) et majoration des taux d’intérêts produits par les sommes bloquées sur un compte courant.
Risques : redressement Urssaf en cas de minoration des avantages en nature, cotisations payées à tort en cas de réduction des avantages consentis.
Risques : manque à gagner pour l’entreprise relatif aux indemnités journalières non perçues des organismes sociaux et paiement de cotisations sociales à tort sur les indemnités non perçues et non retraitées en paie.
Risques : risques financiers liés au contrôle Urssaf
Risques : risques financiers liés au contrôle Urssaf en cas de surévaluation des allégements, manque à gagner pour l’entreprise lié aux allègements non appliqués.
Risques : en cas d’ajustement en positif, paiement de majorations de retard et de pénalités, risque de suspension des régimes complémentaires, risque de contrôle Urssaf, paiement par l’employeur de la quote-part des cotisations incombant normalement aux salariés. En cas de cotisations payées à tort (ajustement en négatif), risque pénal lié à la quote-part salariale des cotisations globales remboursées mais non reversées au personnel par l’employeur.
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