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Frais engagés par le salarié en télétravail

Lorsque le salarié est en télétravail, son employeur est tenu de prendre en charge certains frais. Voici le détail.

Frais engagés par le salarié en télétravail

Lorsque le salarié en situation de télétravail, régie par le contrat de travail ou par convention ou accord collectif, engage des frais, les remboursements de ces frais par l’employeur sont exclus de l’assiette des cotisations, à la condition qu’ils soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

Définition du télétravail

Définition Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication, dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci.

Le caractère régulier exigé par cette définition n’exclut pas les formes alternant travail dans l’entreprise et travail hors de l’entreprise.

Conditions d’emploi
  • Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et pour l’employeur concernés. Il peut faire partie des conditions d’embauche du salarié ou les parties peuvent s’y engager volontairement par la suite, par l’intermédiaire d’un avenant au contrat de travail.
  • Dans les deux cas, l’employeur fournit au télétravailleur l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du travail, y compris les informations spécifiques à la pratique du télétravail.

Exemple : description du travail à réaliser, rattachement hiérarchique, conventions collectives applicables, modalités d’évaluation de la charge de travail, modalités de compte-rendu et de liaison avec l’entreprise, informations relatives aux équipements, à leurs règles d’utilisation, à leur coût et aux assurances.

  • Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.
Équipements de travail
  • Sous réserve de la conformité des installations électriques et des lieux de travail, l’employeur est chargé de fournir, d’installer et d’entretenir les équipements nécessaires au télétravail régulier.
  • Si le télétravailleur utilise son propre équipement, l’employeur en assure l’adaptation et l’entretien.
  • L’employeur est tenu de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci.
  • L’employeur est responsable des coûts liés à la perte ou à la détérioration des équipements et des données utilisées par le télétravailleur.
Cas particulier En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Caractère des frais professionnels dans le cadre du télétravail

Les frais générés par le télétravail sont réputés être des dépenses inhérentes à l’emploi qui peuvent être exclues de l’assiette des cotisations.

La réglementation identifie trois catégories de frais :

  • les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
  • les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;
  • les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses.

Il s’agit des catégories de frais qui ont pu être identifiées à ce jour ; cette liste ne présente pas un caractère exhaustif et pourra être complétée ultérieurement par l’administration en fonction des évolutions qui pourront être constatées.

Le tableau ci-après précise les modalités d’évaluation des frais considérés comme des frais professionnels.

Remarque : Lorsque l’utilisation de technologies mobiles appartenant au salarié est réputée à usage exclusivement personnel, l’employeur ne peut prétendre à l’exonération de frais professionnels engagés par le salarié utilisant son propre matériel.

Types de frais Évaluation des frais
Frais fixes

Montant du loyer ou, à défaut de loyer, valeur locative brute au prorata de la superficie affectée à l’usage professionnel

Taxe d’habitation

Taxe foncière

Taxes régionales, départementales ou communales comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères

Charges de copropriété

Assurance multirisques habitation

Valeur réelle :

Quote-part des frais fixes réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel (au prorata de la superficie totale de l’habitation).

Exemple :

Pour un appartement de 70 m2

La surface du local affecté à l’usage professionnel est de 10 m2.

Le loyer s’élève à 500€ par mois et la prime d’assurance à 22€ par mois

Le montant des frais déductibles s’élève à 522 x 10/70 = 74,57 €.

Frais variables

Chauffage et/ou climatisation

Électricité

Valeur réelle :

Quote-part des frais variables réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel.

Dépenses d’acquisition du mobilier

Bureau ergonomique

Fauteuil ergonomique

Étagères, meubles de rangement

Lampe de bureau

Prêt de mobilier
  • absence de dépenses supplémentaires du salarié : pas de remboursement de frais possible ;
  • avantage en nature à évaluer sur une base réelle s’il y a abandon définitif du mobilier au salarié.

Achat du mobilier par le salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire

Remboursement des frais et exclusion de l’assiette des cotisations dans la limite de 50% de la dépense réelle sur justificatifs

Frais liés à l’adaptation du local

Frais de diagnostic de conformité électrique

Installation de prises (téléphoniques, électriques etc.)

Modifications liées à la mise en conformité avec la législation du travail

Valeur réelle

L’exclusion de l’assiette des cotisations de ces frais est admise sur présentation des factures des travaux d’aménagement.

Matériels informatiques et périphériques

Ordinateur, imprimante, modem…

Prêt de matériel
  • absence de dépenses supplémentaires du salarié : pas de remboursement de frais possible ;
  • avantage en nature à évaluer sur une base réelle s’il y a abandon définitif du mobilier au salarié.

Achat de matériel par le salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire

Remboursement des frais et exclusion de l’assiette des cotisations dans la limite de 50% de la dépense réelle sur justificatifs

Consommables

Ramettes de papier, cartouches d’encre etc.

Remboursement sur justificatif des frais et déduction de l’assiette des cotisations.
Frais de connexion au réseau

Frais d’abonnement (téléphonique, internet etc.)

Remboursement sur présentation des justificatifs de frais.

 

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